CpD-Lieferanten (Conto pro Diverse)

CpD-Lieferanten (Conto pro Diverse)

Eine spannende Analyse im Prozess „Einkauf“ bzw. der Kreditorenbuchhaltung ist die Frage nach „CpD-Lieferanten“.

Dafür betrachten wir erst einmal die „übliche“ Vorgehensweise im Einkaufsprozess für das Beispiel „Hardwarebestellung“. Es soll ein Lieferant gesucht werden, der künftig die Laptops für das Unternehmen liefert. Die Vorgehensweise dafür kann wie folgt aussehen:

1. Es erfolgt eine Anfrage bei verschiedenen Geschäftspartnern, z.B. über Laptops
2. Abhängig von den Konditionen/Angeboten erhält der beste/günstigste Lieferant den Zuschlag.
3. Um die Bestellung zu erfassen, wird recheriert, ob der Lieferant bereits im System angelegt ist:
   • Ist der Lieferant noch nicht im System angelegt, so wird ein Stammsatz (Name, Adresse, Bankverbindung, etc.) erstellt und der Lieferant erhält eine Lieferantennummer.
   • Ist der Lieferant im System vorhanden, so wird der existierende Stammsatz benutzt.
4. Es wird eine Bestellung angelegt, die auf den Lieferanten (bzw. seine Lieferantennummer im System) referenziert; mit Folgebelegen wie Rechnungs- und Wareneingang wird analog verfahren.

Definition von CpD-Lieferanten

Das oben beschriebene korrekte Anlegen eines Lieferantenstammsatzes kostet Zeit und damit Geld. In der Regel ist dies natürlich sinnvoll, da die dort erfassten Daten für alle künftigen Geschäftsvorfälle mit diesem Geschäftspartner genutzt werden können.

Es gibt jedoch Situationen, in denen sich der Aufwand nicht lohnen würde. Ein klassisches Beispiel sind Bewerbungskosten bzw. deren Erstattung. Sollen für die Anfahrt eines Bewerbers, etwa für ein Bahnticket in Höhe von 15,00 Euro Erstattungen vorgenommen werden, so würden die internen Kosten für das Anlegen eines Stammsatzes den Transaktionswert bei weitem übersteigen. Außerdem wird man diesen Datensatz i.d.R. später nicht mehr benötigen, da es sich um einen einmaligen Vorgang handelt.

Hier bieten sich Konstrukte wie die Nutzung von CpD-Lieferantenkonten an. Das sind spezielle Sammelkonten, auf denen solche Einmalvorgänge gebucht werden können. Klassische Kontenbezeichnungen wären beispielsweise „CpD A-K“, z.B: mit der fiktiven Lieferantennummer 1000 und „CpD L-Z“ mit der ebenfalls fiktiven Lieferantennummer 2000.

Die Rechnung für den Bewerber namens „Toni Test“ könnte dann unter der Lieferantenummer 2000 buchhalterisch erfasst werden, ohne dass für ihn ein eigener Lieferantenstammsatz dafür angelegt wird. Die Reisekostenerstattung für „Stefan Sorglos“ wird ebenfalls unter der Lieferantennummer 2000 erfasst, ebenso die Übernachtung des Geschäftsführers im „NA Hotel Leipzig“ im Rahmen eines Flugausfalles. Verschiedene („Diverse“) Geschäftsvorfälle werden also unter einer einzigen Lieferantennummer gesammelt.

Natürlich müssen, da der CpD-Lieferant ja nur eine „Hülle“ darstellt, die eigentlichen Daten für jeden Geschäftsvorfall ad hoc erfasst werden, oft beim Erhalt bzw. Erfassen der Rechnung.

Charakteristisch für Vorgänge, die auf CpD-Konten gebucht werden ist oft

• Der „Einmalcharakter“: Mit diesen Geschäftspartnern macht man nur einmalig Geschäfte
• Der oft geringe Betrag: In der Regel werden nur Transaktionen kleinen Wertes abgewickelt
• Ad-Hoc-Erfassung: Da der Stammsatz als Sammelkonto nur allgemein bezeichnet ist, müssen die Details jeweils beim Erfassen der Rechnung eingegeben werden.

Analyseansätze

Aus den charakteristischen Eigenschaften ergeben sich im Umkehrschluss auch die mittels Datenanalyse zu beleuchtenden Risiken. Diese fußen im Wesentlichen darauf, dass durch das „Sammeln“ vieler Geschäftsvorfälle unter einem CpD-Account die Transparenz leidet, ähnlich wie im Bild mit den Streichhölzern angedeutet. Das Risiko von Fehlern oder dolosen Handlungen steigt. Typische Fragestellungen sind etwa:

Werden wiederkehrende Geschäftsvorfälle unter CpD gebucht?

Werden die Geschäftsvorfälle zu den selben Geschäftspartnern wiederholt über ein Sammelkonto gebucht? –> Dann sollte ein eigener Stammsatz angelegt werden, da der Einmalcharakter nicht gegeben ist.

Werden hohe Einmalbeträge über CpD gebucht?

Werden hohe Einzelbeträge über ein CpD-Konto gebucht? –> Hier sollte ebenfalls ein eigener Stammsatz erfasst werden, um hohe Beträge im Reporting nicht verschwinden zu lassen, sondern explizit pro Geschäftspartnernummer ausweisen zu können.

Werden existierende Lieferanten (ggf. doppelt) auch als CpD gebucht?

Wurden die Empfängerdaten, speziell die Bankverbindung, korrekt erfasst, oder existiert vielleicht sogar schon ein Stammsatz? (–> Durch das manuelle Erfassen steigt die Anfälligkeit für Fehler und somit geldwerte Verluste oder Doppelzahlungen.)

Gibt es Auffälligkeiten bei den Zahlungsempfängern?

Wie wird das Vier-Augen-Prinzip sichergestellt, da Stammdatenerfasser und Rechnungserfasser hier oft „verschmelzen“? (–> Speziell das Ad-Hoc Erfassen von Bankverbindungen kann ein Risiko darstellen.)

Unter „CpD-Lieferanten“ versteht man also die Sammelkonten, unter denen Einmalvorgänge gebucht werden sollten. Welche Geschäftsvorfälle dies sind, sollte mittels Analysen näher betrachtet werden. Es gibt verschiedene spannende Ansätze in diesem Zusammenhang.