SAP HCM – HR-Daten effektiv auswerten und nutzen

Das SAP HCM-Modul bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Abwicklung zentraler HR-Prozesse. Deshalb erhalten Sie hier einen Einblick in das SAP Human Capital Management (HCM), häufig auch als HR-Modul bezeichnet. Wir beleuchten die wichtigsten Funktionen und Unterkategorien des Moduls, stellen spezialisierte SAP HR Analysen vor und erklären, wie Änderungen der Mitarbeiterdaten transparent nachverfolgt werden können.

SAP HR-Module: Übersicht über Aufbau und Funktion

Das HR-Modul im SAP ist in verschiedene Tabellen und Untermodule unterteilt, die spezifische Funktionen im HR-Bereich abdecken. Hierbei soll speziell auf die SAP-Module für das Personalmanagement und PA (Personaladministration) eingegangen werden. Es ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten, Arbeitsverträgen und anderen personenbezogenen Informationen, die zentral für die HR-Arbeit sind.

Dieses SAP HCM-Modul arbeitet mit sogenannten Infotypen – strukturierten Datensätzen, die Informationen zu einem Mitarbeiter bündeln. Beispielsweise enthält der Infotyp 0001 – Organisationszuordnung (Organizational Assignment) Daten zur organisatorischen Zugehörigkeit wie Abteilung, Position oder Kostenstelle. Diese klare Struktur sorgt dafür, dass Mitarbeiterdaten konsistent und im Unternehmenskontext korrekt abgebildet werden.

Datenpflege und -verarbeitung im SAP HCM PA-Modul

Die Pflege und Bearbeitung von Mitarbeiterdaten im PA-Modul erfolgen über spezielle Transaktionen:

• PA20 (Anzeigen von Mitarbeiterdaten): Ermöglicht den Zugriff auf Infotypen, ohne Änderungen vorzunehmen. HR-Mitarbeiter können hier aktuelle Daten einsehen.
• PA30 (Ändern von Mitarbeiterdaten): Dient zur Aktualisierung von Infotypen wie persönlichen Daten, Adressen oder Arbeitszeitregelungen.
• PA40 (Personalmaßnahmen): Unterstützt die Durchführung von Personalmaßnahmen wie Einstellungen, Beförderungen oder Kündigungen. Diese Transaktion aktualisiert automatisch mehrere Infotypen, um Änderungen konsistent zu dokumentieren.

Nachverfolgung von Änderungen im SAP HCM-Modul:

Änderungen an Infotypen werden nicht durch klassische Änderungsbelege erfasst, sondern über eine spezielle Änderungsprotokollierung. Diese muss in SPRO unter Personaladministration → Änderungsprotokollierung aktivieren eingerichtet werden.

Zur Nachverfolgung kann die Transaktion SA38 verwendet werden, um den Report RPUAUD00 auszuführen. Dieser zeigt im Detail, welche Änderungen vorgenommen wurden, von wem und zu welchem Zeitpunkt. Damit ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen bei Infotypen im SAP HCM gewährleistet.

Die wichtigsten Infotypen im PA-Modul von SAP HCM

Nun werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Infotypen des PA-Moduls im SAP HCM, die das Rückgrat der Personalverwaltung bilden und eine strukturierte Pflege der Mitarbeiterstammdaten ermöglichen.

In SAP folgen die Tabellen für Infotyp-Daten im Untermodul Personalverwaltung einem festen Schema: „PA“ plus Infotyp-Nummer, z. B. PA0001 für „0001 – Organisationszuordnung“.

Infotyp „0000 – Aktionen“ (Tabelle: PA0000)

Der Infotyp „0000 – Aktionen“ ist der Ausgangspunkt für jede Veränderung im Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters. Er zeichnet alle Personalmaßnahmen auf, wie zum Beispiel Einstellungen, Beförderungen, Versetzungen und Kündigungen. Mit diesem Infotyp kann eine vollständige Historie der Beschäftigung eines Mitarbeiters geführt werden, da jede Aktion mit einem Datum und weiteren Details erfasst wird.

Wichtige Felder:

• MASSN (Maßnahmennummer): Art der Personalmaßnahme (z.B. Einstellung, Beförderung, Kündigung).
• MASSG (Maßnahmegrund): Grund für die Maßnahme (z.B. Beförderung, Versetzung).
• BEGDA (Beginndatum): Datum, ab dem die Maßnahme wirksam wird.
• ENDDA (Enddatum): Datum, bis wann die Maßnahme gültig ist.
• STAT2 (Beschäftigungsstatus): Status des Mitarbeiters (z.B. aktiv, inaktiv).
• PERSG (Mitarbeitergruppe): Kategorie des Mitarbeiters (z.B. Angestellter, Arbeiter).
• PERSK (Mitarbeiterkreis): Spezifischer Mitarbeiterkreis (z.B. Vollzeit, Teilzeit).

Analyse aus unserem Portfolio

Für eine bessere Übersicht über Mitarbeiterbewegungen haben wir die SAP HCM Analyse HR_ReEmployment entwickelt. Sie identifiziert Mitarbeiter, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrfach eingestellt wurden und liefert wertvolle Einblicke in die Personalpolitik. So können Fluktuationsmuster erkannt, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung optimiert und das Potenzial von wiederkehrenden Mitarbeitern gezielt genutzt werden. Mit KI-gestützten Analysen lassen sich diese Prozesse weiterhin optimieren.

Infotyp „0001 – Organisationszuordnung“ (Tabelle: PA0001)

Der Infotyp 0001 – Organisationszuordnung bildet die organisatorische Struktur eines Mitarbeiters ab, wie Abteilung, Position, Kostenstelle und Personalbereich. Er stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter der richtigen Organisationseinheit zugeordnet ist und unterstützt so eine korrekte Verwaltung der Unternehmensstruktur.

Wichtige Felder:

• PERSG: Mitarbeitergruppe (z. B. Angestellter, Arbeiter, Praktikant).
• PERSK: Mitarbeiterkreis (z. B. Vollzeit, Teilzeit).
• ORGEH: Organisationsschlüssel (z. B. Abteilung).
• PLANS: Planstelle (Position in der Organisationsstruktur).
• KOSTL: Kostenstelle (wichtig für Budgetierung und Kostenverfolgung).

Anwendungsbeispiel:

Ein Abteilungswechsel wird im Infotyp 0001 dokumentiert, um die organisatorischen Daten aktuell zu halten.

Infotyp „0002 – Persönliche Daten“ (Tabelle: PA0002)

Im Infotyp „0002 – Persönliche Daten“ werden die grundlegenden persönlichen Informationen eines Mitarbeiters gespeichert. Dazu gehören der Name, das Geburtsdatum, das Geschlecht und der Familienstand. Diese Daten sind wichtig für die Personalabrechnung, die Steuerberechnung und andere administrative Prozesse.

Wichtige Felder:

• NACHN (Nachname): Speichert den Nachnamen des Mitarbeiters.
• VORNA (Vorname): Speichert den Vornamen des Mitarbeiters.
• GBDAT (Geburtsdatum): Erfasst das Geburtsdatum des Mitarbeiters.
• GESCH (Geschlecht): Speichert das Geschlecht des Mitarbeiters (z.B. männlich, weiblich, divers).
• FANAT (Nationalität): Die Nationalität des Mitarbeiters.

Infotyp „0006 – Anschrift“ (Tabelle: PA0006)

Der Infotyp „0006 – Anschrift“ enthält die Wohnadresse des Mitarbeiters. Diese Informationen sind nicht nur für administrative Zwecke wichtig, sondern auch für den Versand von Gehaltsabrechnungen oder anderen relevanten Dokumenten.

Wichtige Felder:

• STRAS (Straße und Hausnummer): Speichert die Straße und Hausnummer der Adresse des Mitarbeiters.
• ORT01 (Ort): Der Wohnort des Mitarbeiters.
• PSTLZ (Postleitzahl): Die Postleitzahl der Anschrift.
• LAND1 (Land): Das Land, in dem der Mitarbeiter wohnt.
• ADDR2 (Adresszusatz): Zusätzliche Adressinformationen, z.B. Apartmentnummer.

Analysen aus unserem Portfolio:

Die Analyse HR_DuplicateAddress durchsucht den Infotyp 0006 (Anschrift) nach Duplikaten, um redundante oder fehlerhafte Datensätze zu identifizieren und zu bereinigen. Dies ist essenziell, um das Datenqualitätsmanagement in der Personalverwaltung zu gewährleisten und potenzielle Konflikte bei der Adresspflege zu vermeiden.

Eine weitere Analyse mit einem ähnlichen Ansatz ist HR_DuplicateBankAccount. Diese Analyse überprüft den Infotyp 0009 (Bankverbindungen) auf doppelte Einträge. Dies ist von besonderer Bedeutung, da doppelte oder inkorrekte Bankdaten nicht nur die Gehaltsabrechnung beeinträchtigen können, sondern auch potenziell rechtliche und finanzielle Risiken bergen.

Infotyp „0008 – Basisvergütung“ (Tabelle: PA0008)

Der Infotyp „0008 – Basisvergütung“ speichert die grundlegenden Gehaltsdaten eines Mitarbeiters, wie Grundgehalt, Zulagen und sonstige Vergütungsbestandteile. Diese Informationen werden in der Personalabrechnung verwendet, um die korrekten Gehaltszahlungen zu berechnen.

Wichtige Felder:

• LGART (Lohnart): Definiert die Art der Vergütung (z.B. Grundgehalt, Leistungszulagen).
• BETRG (Betrag): Der tatsächliche Betrag der Basisvergütung (Grundgehalt).
• ANZHL (Anzahl): Anzahl der Einheiten (z.B. Stunden oder Tage) der Vergütung.
• EINHE (Einheit): Einheit der Vergütung (z.B. Stundenlohn, Monatsgehalt).
• BEGDA (Beginndatum): Datum, ab dem die Vergütung gilt.
• ENDDA (Enddatum): Datum, bis wann die Vergütung gültig ist.
• STELL (Vergütungsstufe): Die Vergütungsstufe des Mitarbeiters.
• TRFGR (Tarifgruppe): Tarifgruppe, wenn der Mitarbeiter einem Tarifvertrag unterliegt.
• TRFST (Tarifstufe): Tarifstufe innerhalb der Tarifgruppe

Analyse aus unserem Portfolio:

Eine weitere Analyse aus unserem Portfolio ist HR_BaseSalaryChanges, die den Infotyp 0008 (Basisvergütung) untersucht. Sie identifiziert unautorisierte oder fehlerhafte Anpassungen, um korrekte Gehaltsabrechnungen sicherzustellen und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Basisvergütung.

Infotyp „0015 – Einmalige Bezüge und Abzüge“ (Tabelle: PA0015)

Der Infotyp „0015 – Einmalige Bezüge und Abzüge“ erfasst einmalige Zahlungen oder Abzüge, wie Sonderprämien oder einmalige Gehaltskürzungen. Dieser Infotyp wird verwendet, wenn Zahlungen oder Abzüge nur einmalig, z. B. für einen bestimmten Monat, vorgenommen werden.

Wichtige Felder:

• LGART (Lohnart): Definiert die Art der einmaligen Zahlung oder des Abzugs (z.B. Bonus, Weihnachtsgeld).
• BETRG (Betrag): Der einmalige Betrag, der gezahlt oder abgezogen wird.
• ZDATU (Zahlungsdatum): Das Datum, an dem die Zahlung erfolgt.

Analyse aus unserem Portfolio:

Mit der Analyse HR_AdditionalPayment lassen sich alle Mitarbeiter identifizieren, die einmalige Zahlungen oder Abzüge erhalten haben. Dies schafft Transparenz bei Sondervergütungen, unterstützt eine korrekte Abrechnung und bietet wertvolle Einblicke zur Optimierung der Lohn- und Gehaltsstrukturen.

Andere Wichtige Infotypen

0007 – Arbeitszeitplan

0009 – Bankverbindung

0014 – Wiederkehrende Be-/Abzüge

0032 – Ausbildungsdaten

Zusammengefasst: Wie Sie SAP HCM in der PA unterstützt

Das PA-Modul im SAP HCM bietet mit seinen Infotypen eine strukturierte und umfassende Grundlage für die Personalverwaltung. Von der Dokumentation von Personalmaßnahmen über die Abbildung der organisatorischen Struktur bis hin zur Verwaltung von Vergütungs- und Adressdaten: Jeder Infotyp erfüllt eine zentrale Funktion und trägt zur Effizienz in der Personaladministration bei. Ergänzend ermöglichen die von dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH entwickelten SAP HCM Analysen aus der dab Analytic Suite eine gezielte Auswertung der Daten, erhöhen die Transparenz und helfen dabei, Optimierungspotenziale in der Personalverwaltung gezielt zu nutzen.