SPT Wirtschaftsprüfung automatisiert die Auswertung heterogener Mandantendaten

Customer Success Story mit SPT Wirtschaftsprüfung

Wie dab SPT dabei unterstützt, unterschiedliche Datenstrukturen in wiederverwendbare Prüf- und Analyseprozesse zu überführen.

SPT Wirtschaftsprüfung arbeitet in der Prüfung mit Daten aus unterschiedlichen Mandantenumgebungen. Die Daten werden je nach Mandanten in verschiedenen Strukturen, Feldbezeichnungen und Formaten bereitgestellt, überwiegend als CSV-Dateien, teilweise auch als TXT-Dateien. Für die Analyse in ACL Analytics bedeutete das bislang einen hohen manuellen Vorbereitungsaufwand.

Gemeinsam mit der dab wurde ein Vorgehen entwickelt, das mandantenspezifische Datenimporte mit einer standardisierten Wesentlichkeitsanalyse verbindet. Der Schwerpunkt des Projekts lag auf Beratung, Strukturierung und der Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte.

Über SPT

SPT Wirtschaftsprüfung & Steuerberatung hat ihren Sitz in Dornbirn in Vorarlberg, Österreich. Sie zählen zu den führenden Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzleien in Vorarlberg. Ihre Klienten sind vielfältig und reichen vom regional tätigen KMU über Einzelunternehmen bis hin zu Global Playern oder Privatstiftungen.

Von manueller Datenvorbereitung zu wiederholbaren Analyseabläufen

Bei SPT bestand die zentrale Aufgabe darin, Daten verschiedener Mandanten für Prüf- und Wesentlichkeitsanalysen nutzbar zu machen. Die Mandanten stellen ihre Daten (aus SAP oder anderen Quellsystemen) in der Regel als Dateien bereit. Diese müssen anschließend in ACL Analytics importiert, aufbereitet und so strukturiert werden, dass fachliche Analysen zuverlässig darauf zugreifen können.

In der Praxis war genau dieser Schritt besonders aufwendig. Die gelieferten Dateien folgten keiner einheitlichen Struktur. Ein Feld konnte bei einem Mandanten „Rechnungsnummer“ heißen, bei einem anderen „Belegnummer“. Vergleichbare Inhalte konnten als „Belegart“ oder „Buchungssymbol“ bezeichnet werden. Teilweise waren bestimmte Felder vorhanden, teilweise nicht. Damit war es nicht möglich, die Daten aller Mandanten über ein einziges unverändertes Importschema zu verarbeiten.

Gleichzeitig sollte die fachliche Analyse selbst möglichst einheitlich bleiben. Für SPT war entscheidend, dass zentrale Prüfbereiche wie Stichtagsanalysen, Cut-off-Prüfungen, Stichproben, Lückenanalysen, kritische Texte, Zahlenabgleiche und Benford-Analysen nach einer nachvollziehbaren, wiederholbaren Logik ausgeführt werden können.

Heterogene Mandantendaten als praktische Projektanforderung

Die Herausforderung lag nicht allein im technischen Import der Dateien. Entscheidend war, die fachliche Bedeutung der Datenfelder richtig einzuordnen und sie in eine Struktur zu überführen, die eine standardisierte Analyse überhaupt ermöglicht.

dab setzte deshalb auf eine klare Trennung zwischen Datenimport und Analyse. Die Importlogik wird je Mandant angepasst, weil die Eingangsdaten unterschiedlich geliefert werden. Die Wesentlichkeitsanalyse bleibt dagegen standardisiert und greift auf die zuvor harmonisierte Datenbasis zu. So kann SPT unterschiedliche Datenrealitäten abbilden, ohne die fachliche Analyse für jeden Mandanten vollständig neu aufbauen zu müssen.

Dieser Ansatz entspricht dem dab-Verständnis von Datenarbeit: Daten sollen nicht nur technisch verfügbar sein, sondern so strukturiert und verständlich aufbereitet werden, dass Fachbereiche sie in ihren Prozessen verlässlich nutzen können. Durch die einmalige fachliche und technische Vorarbeit entstehen standardisierte Datenstrukturen, die die Grundlage für automatisierte Analyseprozesse bilden.

Beratung nah an den fachlichen Anforderungen

Die Rolle von dab bestand darin, die Anforderungen aus der Prüfungspraxis in ausführbare Daten- und Analyselogik zu übersetzen. Dabei brachte das Team sowohl technisches Datenverständnis als auch Erfahrung aus datengetriebenen Prüfungs- und Analyseprojekten ein.

SPT definierte, welche Auswertungen benötigt werden. dab entwickelte daraus die Skripte und Aufbereitungsschritte, die diese Anforderungen in ACL Analytics abbilden. So entstand ein zweistufiges Vorgehen: Zunächst sorgen mandantenspezifische Importskripte dafür, dass aus unterschiedlichen Rohdaten eine einheitliche Ausgangsbasis entsteht. Anschließend wird ein standardisiertes Wesentlichkeitsskript ausgeführt, das die fachlichen Analysen auf dieser vorbereiteten Datenbasis durchführt.

„Die dab hat uns nicht nur bei der technischen Umsetzung unterstützt, sondern vor allem durch ihr tiefes Verständnis für Datenstrukturen und Analyseprozesse. Besonders wertvoll war die Fähigkeit, unsere fachlichen Anforderungen in eine praktikable und nachhaltige Lösung zu übersetzen. So konnten wir wiederkehrende Schritte in der Datenaufbereitung und Analyse automatisieren und unsere Prüfungsprozesse langfristig effizienter gestalten.“

– Mag. Clemens Huber, Prokurist und Wirtschaftsprüfer bei SPT

Automatisierung dort, wo sie im Prüfungsalltag Wirkung entfaltet

Ein zentrales Ziel des Projekts war die Automatisierung wiederkehrender Schritte. Die manuelle Vorbereitung der Daten sollte reduziert und durch Skripte ersetzt werden, die auch in späteren Prüfzyklen erneut genutzt werden können, sofern die Datenstrukturen vergleichbar bleiben.

Für SPT bedeutet das: Der Aufwand verschiebt sich von wiederkehrender manueller Datenaufbereitung hin zu einer einmal sauber definierten Import- und Aufbereitungslogik. Wenn ein Mandant im Folgejahr Daten in einer vergleichbaren Struktur liefert, kann das vorhandene Importskript wieder eingesetzt werden. Die Analyse selbst bleibt über das standardisierte Wesentlichkeitsskript konsistent.

Ergebnisse im Überblick

Mehr Effizienz in der Prüfungsvorbereitung
Wiederkehrende Arbeitsschritte beim Einlesen und Aufbereiten unterschiedlicher Mandantendaten wurden automatisiert, wodurch der Aufwand für die Datenanalyse spürbar reduziert wurde.

Konsistente Analysen über verschiedene Mandanten hinweg
Trotz unterschiedlicher Datenstrukturen können Prüfungs- und Analyseverfahren nach einer einheitlichen Methodik durchgeführt werden. So bleibt der Mehrwert datengetriebener Vollanalysen erhalten, ohne auf klassische Stichprobenverfahren angewiesen zu sein.

Nachhaltig nutzbare Prüfungsprozesse
Einmal definierte Import und Analyselogiken lassen sich in zukünftigen Prüfungszyklen wiederverwenden und erleichtern die Skalierung datengetriebener Prüfungen.