Wechselnde Auditoren mit geringem IT Know-how

Atlas Copco arbeitet wie viele skandinavische Unternehmen mit einem kleinen Team von acht internen Auditoren. Die meisten Audits werden mit Unterstützung von Gastauditoren aus den verschiedenen Geschäftsbereichen durchgeführt. Mehr als 200 von ihnen arbeiten jedes Jahr für die interne Revision. 

2017 entschied Atlas Copco im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie, eine Analyse-Software in der internen Revision einzuführen. Die Abläufe sollten effizienter, die Analysen aussagekräftiger werden. „Wir konnten vorher nur Stichproben-Prüfungen durchführen. Mit der Software wollten wir sämtliche Daten der Unternehmensgruppe auf Auffälligkeiten prüfen können, um Erkenntnisse zu gewinnen, die uns bis dahin entgangen waren“, erinnert sich Joris Cuppens, Group Internal Audit bei Atlas Copco. Das Team wollte mehr Automatisierungen nutzen und sich technologisch auf die Zukunft vorbereiten.
 

Zeitwende mit ACL Analytics On-Premise

Bei der Wahl der Datenanalyse-Lösung galt es die Besonderheit der Organisation zu berücksichtigen: Viele externe Auditoren übernehmen nur einen Auftrag pro Jahr. Software muss daher so intuitiv sein, dass sie auch bei sporadischer Nutzung selbsterklärend ist.

Atlas Copco entschied sich für ACL Analytics von Diligent in der Einzelplatzversion. Zunächst wurden eigene Analysen für Schlüsselfragestellungen angelegt und der jährliche Report mithilfe der Anwendung erstellt. Erfolge waren ab Tag 1 sichtbar. Regelmäßige Audits brauchten deutlich weniger Zeit, Vollanalysen waren möglich, der Erkenntnisgewinn stieg. „Die Analysen lieferten einen klaren Mehrwert im Vergleich zum bisherigen Standard, aber die Anwendung war noch nicht optimal für unsere Arbeitsweise und Prozesse.“

ACL Analytics lief als On-Premise Version allerdings nur auf einigen Rechnern. Daher wurden häufig Analysen im Auftrag ausgeführt. Da Fachabteilungen und Auditoren in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiteten, kam es wegen der Zeitverschiebung zu Wartezeiten. Teilweise wurden Daten nicht mit in finale Berichte aufgenommen, weil sie den Bearbeiter nicht rechtzeitig erreichten. Ein weiteres Manko: Mitarbeiter, die ACL Analytics nutzten, brauchten fortgeschrittene IT-Kenntnisse, um die Vorzüge der Anwendung auszuschöpfen. Für die Gastauditoren war das Tool damit schlecht geeignet.
 

„Wenn wir mit unseren Partnern bei der dab und Bizcon zusammenarbeiten, fühlt es sich an, als würden wir mit Kollegen sprechen.“
Joris Cuppens
 

Serverlösung und Standardanalysen erhöhen Flexibilität und Performance

2019 folgte daher der Wechsel auf die Servervariante Analytics Exchange Server. „Damit haben wir einen deutlichen Leistungssprung erreichen können“, betont Joris Cuppens. Statt darauf zu warten, dass Kollegen mit einer Lizenz, eine benötigte Analyse ausführen, konnte jetzt jeder Mitarbeiter des Teams ortsunabhängig auf die Anwendung zugreifen. Die Analysen werden nun über Nacht ausgeführt und blockieren keine lokale Rechenleistung mehr.

Begonnen mit eigenständiger Skriptentwicklung, hat sich Atlas Copco 2019 dafür entschieden, diesen Aufgabenkomplex outzusourcen. Mit den vordefinierten Analysen aus der dab:AnalyticSuite entfällt nicht nur ein erheblicher Arbeitsaufwand, Analysen können nun in der Breite und für spezifische Audits eingesetzt werden. Die Zeitersparnis und eine flächendeckende Auswahl an Fragestellungen nutzten das Team, um nicht nur einzelne Unternehmen, sondern die gesamte Unternehmensgruppe zu analysieren – was ein deutlich klareres Bild über Ineffizienzen und problematische Prozesse lieferte.

Für Joris Cuppens hat sich die Investition gelohnt: „Wir sparen nach unseren Erfahrungen im Durchschnitt 50 bis 60 Prozent Arbeitszeit für die Datenanalysen – und die dab:AnalyticSuite wird jedes Jahr um aktuelle Analysen erweitert.“
 

Automatisierte Analysen ohne IT-Background

Für noch mehr Effizienz in der Durchführung der Analysen sorgte schließlich die Einführung von Diligents HighBond-Plattform mit dem ACL Robotics Server. Dank der intuitiven Usability können nun auch Mitarbeiter ohne IT Know-how wichtige Reports per Knopfdruck erstellen. Ergebnisse finden Auditoren jederzeit übersichtlich visualisiert in Dashboards. Statt Analysen jedes Mal manuell zu generieren, sind die aktuellen Zahlen nur wenige Klicks entfernt. Rückblickend bewertet Joris Cuppens die Einführung der Diligent Software als einen der wichtigsten Meilensteine der letzten Jahre. „Die HighBond-Plattform hat den Beitrag des Auditteams zur Wertschöpfung des Unternehmens auf ein neues Level gehoben.“

Die Partnerschaft mit Bizcon als Diligent Nordic Channel Partner und der dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH habe den Weg dorthin geebnet. „Die Zusammenarbeit hat sich über die Jahre bewährt. Wir hatten immer das Gefühl, dass die dab und Bizcon unsere Interessen in den Mittelpunkt stellen und nicht ihre eigene Umsatzmaximierung.“
 

Mehr Automatisierung und ein höherer Wertschöpfungsbeitrag

Wie gut das neu aufgestellte Analytics-Ökosystem funktioniert? Atlas Copco unterzog es mit dem anspruchsvollen Trade Compliance Audit einem Stresstest. Das Ergebnis: Die Systeme bestanden nicht nur in technischer Hinsicht. „Das Tempo und die Einfachheit, mit der wir Ergebnisse liefern können, ist jetzt optimal“, betont Joris Cuppens. Er plant bereits die nächsten digitalen Veränderungen.

„Wir wollen in Zukunft noch mehr Automatisierung nutzen und eine bessere Integration der Analysen in unsere IT-Infrastruktur schaffen.” Hierzu arbeitet Atlas Copco aktuell an der Implementierung des Auditmanagement-Moduls von Diligent, wodurch sich der komplette Audit-Prozess von Planung bis Reporting auf einer Plattform zentral abbilden lässt (*Die Implementierung wurde im Frühjahr 2022 abgeschlossen). Die digitale Transformation kenne eben keine Ziellinie. Joris Cuppens: „Man kann immer etwas optimieren.“
 

Key Outcomes

• Zeitersparnis: 50-60% weniger Arbeitsaufwand für den Einsatz der Datenanalysen
• Breiter Benutzerkreis: Datenanalysen auf Knopfdruck und ohne IT-Unterstützung 
• Automatisierung: Automatisierte Erstellung von Reports und flexibler Zugang zu aktuellen Ergebnisdaten 

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