Migration zu SAP S/4HANA: Wie Unternehmen die beste Datenqualität im neuen System sicherstellen

Der Wechsel zu SAP S/4HANA lässt sich nicht mehr lange hinauszögern. Doch bevor Unternehmen an die eigentliche Migration gehen, sollten sie sich die Zeit nehmen und ihre Daten im alten System prüfen und bereinigen. Denn nur so können sie die Vorteile des neuen ERP-Systems voll ausschöpfen. Wir erklären, welche Prüfungen sich anbieten und wie Sie diese mit wenig Aufwand umsetzen. 
 

Warum die Datenqualität vor der Migration optimieren?

Das Datenmodell von SAP S/4HANA (siehe vergangenen Beitrag) unterscheidet sich von den Datenmodellen älterer SAP ERP-Versionen. Damit die Migration der bisherigen Stammdaten in das neue System möglichst reibungslos gelingt, sollte die Qualität der Daten und Prozesse bereits vorher optimal sein, um Fehler bei der Datenübertragung in das neue System zu vermeiden. Anstatt den Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt zu bereinigen, bringt es sowohl zeitliche als auch kostentechnische Vorteile, dies bereits im Vorfeld zu erledigen und so die Effizienz des Migrationsprojekts sicherzustellen. 
 

Welche Prüfungen sollten Unternehmen vor der Migration in Betracht ziehen?  

Die Stammdaten zu prüfen, ist ein erster sinnvoller Schritt. Neben den reinen Daten sollten Unternehmen jedoch auch Prozesse und Berechtigungen von Anwendern untersuchen. 

Stammdatenprüfung 

Über die Jahre sinkt die Datenqualität: Testdaten gelangen ins System, Tippfehler und Neuerfassungen von schon bestehenden Kunden- oder Lieferantenstammdaten sorgen für Dubletten. Manche Datensätze sind unvollständig, können jedoch manuell leicht ergänzt werden. Wer die Suche nach Duplikaten, fehlerhaften Daten und falschen Daten beschleunigen möchte, findet in der dab:AnalyticSuite 15 verschiedene Analysen, die Ergebnisse für Stammdatenprüfung von Kunden und Lieferanten auf Knopfdruck anzeigen. 

Ein häufiges Indiz für fehlerhafte Stammdaten sind Ausreißer. Allerdings ist es nicht immer einfach, die richtige Spannbreite festzulegen, welche Werte als Ausreißer gelten sollen. Hier kann künstliche Intelligenz helfen. dab:DEAN analysiert Datentabellen beispielsweise voll automatisiert und identifiziert Ausreißer, ohne dass Nutzer Regeln eingeben müssen. 

SAP-Berechtigungsmanagement 

Damit die neue Datenqualität in SAP S/4HANA beibehalten wird, sollten die SAP-Berechtigungen überprüft werden. Nicht selten wurden Berechtigungen über die Jahre nicht wieder zurückgenommen oder haben sich SoD-Verstöße eingeschlichen. Unternehmen müssen definieren, welche Berechtigungskombinationen unerwünscht sind, damit Analysen entsprechende Profile ausweisen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie alle kritischen Kombinationen erfassen, können Sie sich auch hier von KI unterstützen lassen. 

Mehrfachbeziehungen 

Bisher wurden für unterschiedliche Geschäftsbeziehungen mit den gleichen Unternehmen die Kunden- und Lieferantenstammdaten in separaten Tabellen gespeichert. War ein Kunde beispielsweise gleichzeitig Lieferant, wurde in die Kundentabelle KNA1 das Feld LIFNR mit der Lieferantennummer befüllt. Umgekehrt wurde auch die LFA1 mit dem Feld LFA1_KUNNR befüllt, wenn ein Lieferant zusätzlich Kunde war. 

Im neuen System werden die Stammdaten nur noch in einer Tabelle unter der Kategorie Business Partner erfasst, in der Anwender Unternehmen verschiedene Rollen zuweisen können. Damit keine Stammdatenduplikate im neuen System erzeugt werden, müssen Unternehmen mit Mehrfachbeziehungen vorher identifiziert werden. 

Prozesse 

Gewachsene Prozesse sind nicht immer optimal. Bevor Sie ineffiziente Prozesse ins neue System übertragen, analysieren Sie Workflows mithilfe einer Process-Mining-Lösung. Entscheiden Sie auf Basis von Fakten, wie Sie in Zukunft mit Automatisierungen kürzere Durchlaufzeiten und niedrigere Fehlerquoten erreichen. 

Den Aufwand für die Prozessanalyse können Sie mit dab:neXus und dab:AnalyticSuite minimieren. Damit extrahieren und transformieren Sie die SAP-Daten in wenigen Schritten in Event Logs. Diese können an das Process-Mining-Tool Ihrer Wahl weitergeleitet und dort analysiert werden. 
 

Wechsel zu SAP S/4HANA als Chance nutzen 

Jede Migration birgt das Risiko technischer Komplikationen. Deshalb: Bereiten Sie den Umstieg auf SAP S/4HANA ausreichend vor. Nutzen Sie den Wechsel proaktiv, um Ihre bestehenden Daten zu prüfen, Ihre Datenmanagement-Prozesse zu optimieren und Ihre Datenqualität zu verbessern. 

Denn wenn sich Unternehmen im Wettbewerb der datengetriebenen Organisationen behaupten wollen, brauchen sie die bestmögliche Datenqualität. Wer sich den Aufwand für die Optimierung vor der Migration spart, bezahlt später mit höheren Kosten, zum Beispiel durch doppelt gebuchte Rechnungen aufgrund von Duplikaten im Lieferantenstammsatz.