Dynamische Datenextraktion
Die Evolution des Ein-Klick-Datenexports
Wir könnten sagen, wir seien mit einem durchdachten Plan ans Werk gegangen, und hätten ganz strategisch unsere Prozesse optimiert. Tatsächlich entstand die Idee für eine der größten internen Verbesserungen der dab:AnalyticSuite aus einer spontanen Idee heraus.
Will man Auswertungen auf SAP-Daten mit externen Analysetools durchführen, so muss man vorab definieren, welche Rohdaten dafür als Basis aus dem SAP-System extrahiert werden sollen. Diese Definition enthält Metadaten in Form einer Liste von Tabellen bzw. Tabellenfeldern, in Kombination mit bei der Extraktion anzuwendenden Filtern. Diese Metadaten hängen in Art und Umfang also von den zu analysierenden Fragestellungen ab. Sie werden bei uns und bzw. unseren Kunden als „Export- oder Download-Pakete“ bezeichnet – die Definition des jeweils zu extrahierenden Mengengerüsts an SAP- Daten.
Viele Jahre mussten wir diese Export-Pakete manuell für unsere Kunden zusammenstellen, damit sie die gewünschten Daten aus ihrem SAP-System extrahieren und in ACL für Windows oder Robotics analysieren konnten. „Das muss doch einfacher gehen“, dieser Satz bei einer unserer Teamtreffen stand am Anfang der Entwicklung der dynamischen Datenextraktion.
dab:Exporter: Verlässlich, aber zeitintensiv im Package-Management
Wir bieten mit unserem Produkt „dab:AnalyticSuite“ ein großes Portfolio an vordefinierten Analysen für verschiedenste SAP-Prozesse und Kategorien an, etwa Audit, Internes Kontrollsystem, Cash Recovery oder SAP-Berechtigungsprüfung. Da diese Analysen, wie oben erläutert, ein gewisses Set an Grunddaten aus SAP bedingen, erwirbt jeder Nutzer in der Regel ein von uns vordefiniertes Export-Paket, welches die notwendigen SAP-Tabellen für die von ihm lizenzierten Analysen enthält. Damit ersparen sich Unternehmen die manuelle Suche nach den SAP-Transaktionen und -Tabellen, die für ihr jeweiliges Analyseziel relevant sind. Die Extraktion der Daten aus SAP muss allerdings in Sachen Inhalt und Datenformat korrekt stattfinden.
Ursprünglich setzten wir dafür den dab:Exporter ein: Eine Extraktionslösung für SAP, über die Nutzer auf die gewünschten SAP-Daten zugreifen konnten. Je nachdem, welche Analyse-Bereiche Unternehmen mit der dab:AnalyticSuite erworben hatten, erhielten sie von uns ein darauf abgestimmtes Export-Paket in Form einer Datei mit diesen Metainformationen. Diese luden sie in den dab:Exporter hoch, der die SAP-Daten nach dieser Anleitung extrahierte.
Das Problem: Nicht immer möchten Anwender das gesamte Set an Analysen, das Ihnen zur Verfügung steht, ausführen. Wollen Unternehmen zum Beispiel nur die Lieferantenstammdaten analysieren, ist es aus Gründen des Datenschutzes und der Datensparsamkeit nicht sinnvoll, auch sämtliche SAP-Daten aus dem Bereich Einkauf herunterzuladen. Kunden konnten daher individuelle Export-Pakete für Analysen aus ihren erworbenen Modulen bei uns anfordern, und wir bereiteten ihnen diesen „Bauplan für die Extraktion“ im dab:Exporter vor.
Integration der Extraktions-Funktion in ACL Robotics
Das Vorgehen hatte allerdings mehrere Nachteile: Zum einen war es zeitaufwändig, immer den Schritt über ein separates Programm gehen zu müssen, um die Datenexporte aus SAP vorzunehmen, während die eigentliche Analyse mit einem anderen Tool erfolgte. Zum anderen war eine punktgenaue Datenextraktion auf Grund der mühsamen Vorarbeit – schon das Fehlen eines einzigen aus hunderten von Feldern konnte einen erfolgreichen Analyselauf verhindern – oft mit einem nicht akzeptablen Aufwand verbunden.
Denn sobald Unternehmen eine neue Kombination von Daten innerhalb ihrer erworbenen Module analysieren wollten, mussten sie sich wieder mit uns in Verbindung setzen: Nur wir konnten das neue Paket für die Extraktion im dab:Exporter generieren. Alternativ blieb Unternehmen die Arbeit mit überdimensionierten Datenexporten mit den damit verbundenen Herausforderungen im Punkto Datensparsamkeit und Laufzeitverhalten.
Um diesen Aufwand zu reduzieren, integrierten wir im ersten Schritt die Datenextraktion direkt in das Analyseprogramm ACL for Windows/Robotics. Anwender konnten nun die Extraktion direkt in ihrem Analyseprogramm durchführen und sparten sich mit Hilfe des ACL Connector for SAP, einer vollständig integrierten Schnittstelle, den Schritt über ein weiteres Programm. Das Problem der potenziell überdimensionierten Datenexporte war damit allerdings noch nicht gelöst:
„Wir wollen nur die Analysen für Doppelzahlungen und Bankverbindungsänderungen durchführen.“ Diese Art von Anfragen verursachte nicht nur beim Kunden, sondern auch bei uns Mehraufwand. In einem eigenen internen Tool mussten unsere Entwickler jede Analyse-Kombination einzeln zusammenstellen, daraus ein individuelles Export-Paket generieren und sie dem Kunden dann zuschicken. Später konnten wir bereits mit einem Klick ein Paket modulspezifisch erzeugen und automatisch typische Einzel-Analysen mitgenerieren. Ob das Paket in dieser Form beim Kunden zur Anwendung kommt? Das konnten wir weder wissen, noch beeinflussen. Es war also nur logisch, die Idee des Kollegen weiterzuspinnen, der gefordert hatte: „Das muss einfacher gehen.“
Als wäre es nie anders gewesen
Und wir hatten alle Voraussetzungen, um den Prozess zu vereinfachen: Die Information, welche SAP-Tabellen und Felder den einzelnen Analysen bzw. dab:AnalyticSuite Modulen zugeordnet sind, lag implizit bereits vor. Ebenso die Lösung, die ein individuelles Zusammenstellen dieser Pakete möglich machte, bisher aber nur intern genutzt wurde - aber das ließe sich ändern. Heute sind diese Elemente in den Code der dab:AnalyticSuite integriert.
Das Ergebnis: Anwender wählen einfach in der grafischen Oberfläche von Robotics aus, welche Analyse-Module sie ausführen möchten (natürlich ist es auch möglich, individuelle Analysen anzugeben). Darauf basierend wird die Information der für den Export der benötigten SAP-Daten zur Laufzeit erzeugt - ohne zusätzlichen Aufwand für uns oder den Kunden, unbemerkt im Hintergrund und auf Knopfdruck. Statische Export-Pakete gehören genauso der Vergangenheit an wie Supportanfragen, um sich individuelle Export-Pakete schnüren zu lassen. Heute wird die Extraktion punktgenau auf Knopfdruck erzeugt.
Seit mehr als zwei Jahren ist die dynamische Datenextraktion mittlerweile ein Standard-Feature der dab:AnalyticSuite. Von der technischen Evolution wissen nur noch unsere langjährigen Kunden. Für neue Kunden bedeutet der SAP-Datenexport von Beginn an, das Häkchen beim richtigen Feld zu setzen. Und in ein paar Jahren werden wir über andere Features wohl ähnlich berichten können. Schließlich entwickeln wir unsere Anwendungen kontinuierlich weiter – und vieles lässt sich mit dem richtigen Ansatz oder neuen Technologien noch einfacher lösen.