Möglichkeiten neuer Technologie nutzen, Prozesse vereinfachen 

Die interne Revision von DPDHL Group ist seit jeher ein wichtiger Geschäftspartner. Im Laufe des Jahres werden diverse Kontrollen durchgeführt, neben Business-Unit- und Entity-Prüfungen auch Prüfungen in Wachstumsmärkten, Sicherheits- und Due-Diligence-Prüfungen. Die verwendete Software spielt für die Prozesseffizienz der Revision eine Schlüsselrolle.

2018 entschied sich die Abteilungsführung, ihre Technologie zu aktualisieren. „Unsere Software war in die Jahre gekommen, zeigte Schwächen. Wir wollten technologisch wieder à jour kommen“, erklärt Zeljko Zohar, DPDHL-Senior-Experte Revision, Strategie & Richtlinien.

Es fehlten beispielsweise neueste Data-Analytics-Technologien, mit denen Anwender Trends erkennen und berichten können. Ein großes Manko der alten Software: die eingeschränkte Reporting-Funktion. Auswertungen über Business Units hinweg waren nur sehr begrenzt möglich. Selbst für einzelne Units ließen sich die Daten nicht optimal pflegen und die Datenqualität schwankte. DPDHL Group organisiert ihren Workflow in einem eigenen DIAMOND-Framework. Das wurde zwar von der Anwendung im Großen und Ganzen unterstützt, aber Mitarbeiter mussten trotzdem zusätzlich mit Excel und verschiedenen Laufwerken arbeiten. Das sollte sich ändern.

„Unsere SharePoint-basierte Anwendung hatte den Charme der 90er-Jahre und war alles andere als intuitiv zu bedienen. Mit der neuen Software wollten wir nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch junge Bewerber stärker ansprechen. Eine moderne Oberfläche, einfache Workflows – wir wollten, dass Mitarbeiter Lust haben, mit der Software zu arbeiten.“

 

Objektive Bewertungskriterien: HighBond siegt nach Punkten 

Mit seinem Team stellte Zeljko Zohar eine Bewertungsliste für die Anbieterauswahl zusammen. Alle Anforderungen wurden mit Punkten nach ihrer Relevanz gewichtet. Der Pool möglicher Dienstleister reduzierte sich schnell: „Wir haben drei Anbieter herauskristallisiert, die auf dem Papier am besten zu uns passten.“ Das Team vereinbarte Online-Demos und ließ sich Testzugänge geben, um einen ersten Praxiseindruck zu bekommen. Der klare Sieger: Diligent HighBond.

„Die Oberfläche ist modern, das Dashboard übersichtlich und ein Reporting-Tool integriert. Für uns auch sehr wichtig, in HighBond sind einzelne Prüfprogramme bereits vorkonfiguriert“. Zeljko Zohar hat die Entscheidung auch drei Jahre später nicht bereut. „Wir haben mit HighBond eine Plattform, die alle unsere Audit-Prozesse unterstützt und das Handling wesentlich vereinfacht.“ 

HighBond: In fünf Monaten zum ersten Testeinsatz 

Der Prozess vom Kickoff Ende 2018 bis zur Inbetriebnahme eines ersten Prototyps nahm rund fünf Monate in Anspruch. Die HighBond-Plattform wird im deutschsprachigen Raum bereits langjährig von der dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH vertrieben. In einem gemeinsamen Workshop mit Diligent und Deutsche Post DHL Group nahmen die dab Consultants die Anforderungen auf und diskutierten mögliche Umsetzungswege. Die dab übernahm auch die anschließende Konfiguration der SaaS-Anwendung für den DIAMOND Workflow. Im Juni 2019 konnten sich die Leiter einzelner Prüfabteilungen in den ersten Prototypen einloggen.

Es folgten weitere Optimierungen und die Schulung der Mitarbeiter. dab bietet ihren Kunden an, diese Trainings zu übernehmen. Die Deutsche Post DHL Group entschied sich aber, den Wissenstransfer selbst zu organisieren, um möglichst schnell unabhängig von externer Unterstützung zu werden.

Das Unternehmen nutzte Inhouse-Schulungen und entwickelte eine Online-Akademie, in der Mitarbeiter über Video-Lektionen einzelne Funktionen von HighBond erlernen konnten. Das Konzept ging auf: Nur ein Jahr nach dem Kickoff arbeitete die interne Revision mit dem neuen System.

Die Migration der Altdaten übernahm die dab. Ein halbes Jahr später konnte die DPDHL Group ihr altes System endgültig abschalten.

Neue Anforderungen treffen auf offene Ohren

Wie hat sich das System knapp drei Jahre nach seiner Einführung bewährt? Mit Kreativität und Konfiguration konnte die dab den gesamten Auditprozess der DPDHL Group abbilden – von der Planung bis zum Reporting werden Nutzer jetzt von der Plattform durch den Prozess geleitet.

„Es sind vermeintliche Kleinigkeiten, die unsere Effizienz messbar verbessert haben“, berichtet Zeljko Zohar. „Nachrichten können Prüfer jetzt direkt aus der Anwendung versenden, Antworten sind dem Audit zugeordnet. Wir können für jeden Prüfungsschritt Dokumente anfordern, um die Findings revisionssicher zu belegen. Dokumente müssen nicht mehr in Drittanwendungen gesucht werden.“

Der Citation Mode begeistert den Teamleiter besonders: Nutzer heben damit wichtige Textpassagen in Dokumenten hervor und können Evidenzen zu ihren Findings verlinken. „Das war früher so nicht möglich und ist meines Wissens einmalig. Das bietet kein anderes Tool.“ Viele manuelle Prozesse konnte die interne Revision dank der Plattform durch automatisierte Vorgänge ersetzen. „Natürlich entwickeln wir unsere Prozesse fortlaufend weiter und haben neue Anforderungen an HighBond.“

Dass die Deutsche Post DHL Group noch einmal den technologischen Anschluss verliert, muss Zeljko Zohar jedenfalls nicht befürchten. Denn als SaaS-Anwendung bietet HighBond seinen Nutzern regelmäßig kostenfreie Updates mit Funktionserweiterungen und Optimierungen.

Key Outcomes 

• Massive Zeitersparnis: Schlanke Prozesse vereinfachen die Prüfung, viele begleitende Arbeiten sind obsolet (z.B. Dokumentenanforderung) 
• Stärkere Performance: HighBond arbeitet um ein Vielfaches schneller als die tabellenbasierte SharePoint-Lösung
• Effizientere Kommunikation: Aufgabenbezogene Kommunikation direkt auf der Plattform am jeweiligen To-do (Kommentare, Zuweisungen u.a.)

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