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Teilzahlungen in SAP®
In diesem Artikel werde ich auf das Thema „Teilzahlungen“ im SAP® Debitorenbuch näher eingehen. Oft werden wir mit folgenden Fragen konfrontiert: „Wie muss eine Teilzahlung im SAP® gebucht werden?“ „Welcher Betrag wird ausgeglichen?“ „Ist die Kundenrechnung nach einer Teilzahlung offen oder ausgeglichen?“ „Welche Ausgleichslogik haben wir?“ Hier erkläre ich in einem Beispiel, wie man eine Teilzahlung eines Kunden in SAP® abbilden könnte.
Teilzahlung einer offenen Kundenrechnung
In der SAP® Transaktion FB03 lassen wir uns die offene Kundenrechnung 84 anzeigen, die für Kunde 53 im Buchungskreis 1000 und Geschäftsjahr 2014 gebucht wurde. Ein Betrag von 2.213,40 Euro ist offen.
Abbildung 1: Offene Kundenrechnung 84
Der Kunde begleicht jedoch nicht den kompletten Betrag, sondern leistet eine Teilzahlung in Höhe von 1000 Euro. Der Betrag kann in der Transaktion F-28 (Zahlungseingang) erfasst werden:
Abbildung 2: Erfassen des Teilzahlungsbetrags in Transaktion F-28
Nach dem Bestätigen der Eingabe muss im nächsten Bildschirm der Zahlbetrag dem offenen Posten zugeordnet werden. Da dieser Wert nicht dem offenen Betrag entspricht, muss die Höhe der Differenzbuchung eingegeben werden.
Abbildung 3: Zahlungseingang buchen; Offene Posten bearbeiten
Wenn man jetzt den Beleg speichern will, gelangt man zur Belegübersicht. Jetzt muss noch eine Begründung für die Differenzbuchung angegeben werden, indem die blau hervorgehobene Zeile doppelgeklickt wird.
Abbildung 4: Zahlungseingang buchen: Übersicht
Anschließend gelangt man zu der Detailansicht der Belegzeile, in die man einen Text eintragen muss (z.B. Teilzahlung).
Abbildung 5: Zahlungseingang: Differenzposition
Anschließend wird der Ausgleichsbeleg erzeugt. Wenn man sich diesen Beleg in der Transaktion FB03 ansieht, so fällt auf, dass auf das Kundenkonto zwei Positionen gebucht wurden.
Abbildung 6: Ausgleichsbeleg 1400000031
Der offene Betrag betrug ursprünglich 2.213,40 Euro, der mit Buchungsschlüssel 15 (= Zahlungseingang) im Haben ausgeglichen wird. Der Zahlbetrag mit Buchungsschlüssel 40 (= Sollbuchung) und der Differenzbetrag mit Buchungsschlüssel 06 (= Zahlungsdifferenz) werden im Soll gebucht. Eine neue Position mit einem Betrag von 1.213,40 Euro musste also gebucht werden, um die Teilzahlung abbilden zu können.
Ausgleichslogik
Die Frage, die sich der Leser jetzt bestimmt stellt ist: „Wurde die Kundenrechnung (Belegnummer 83) jetzt ausgeglichen?“ Zur Beantwortung der Frage werfen wir einen Blick auf die Transaktion FBL5, in der die Debitorenposten aufgelistet sind. Bei der Selektion dieses Kunden erhält man folgende Information:
Abbildung 7: Debitoren Einzelpostenliste
Die offenen Posten sind rot gekennzeichnet, während die ausgeglichenen Posten grün gekennzeichnet sind. Hier sieht man, dass die Kundenrechnung 84 mit einem Betrag von 2.213,40 durch den Beleg 1400000031 ausgeglichen wurde. Der Beleg 1400000031 enthält jedoch auch einen offenen Posten, der dem Betrag der Differenzbuchung entspricht. Der Ausgleichsbeleg der Kundenrechnung hat also sowohl einen offenen als auch ausgeglichene Posten. Die Positionen 1 (Zahlbetrag) und 3 (Zahlungseingang) sind in der Tabelle BSAD gespeichert, während die Position 2 (Differenzbuchung) in der Tabelle BSID gespeichert ist. Sobald der Kunde den noch offenen Betrag von 1.213,40 Euro bezahlt, so wird die Position 2 im Beleg 1400000031 ausgeglichen. Der Ausgleichsbeleg dieser Position wird unter einer neuen Belegnummer gespeichert.
Hier soll nochmals zusammenfassend die Ausgleichslogik beschrieben werden: Wenn eine Teilzahlung geleistet wird, so wird der offene Betrag durch den Ausgleichsbeleg komplett ausgeglichen. Im Ausgleichsbeleg wird allerdings ein offener Posten in Höhe der Differenz erzeugt.
Fazit
In diesem Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Teilzahlungen in SAP® abgebildet werden können und welche Ausgleichslogik verwendet wird. Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten, diesen Geschäftsfall abzubilden. In diesem Beispiel wurde der Prozess anhand von Differenzbuchungen abgebildet. Wenn Sie mehr Detailfragen haben sollten, so kontaktieren Sie mich bitte jederzeit unter info@dab-gmbh.de.