05.12.2022

Trade Compliance – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

2021 exportierten wir aus Deutschland laut Statistischem Bundesamt Waren für über 1.375 Milliarden Euro. Der höchste Wert in der Geschichte der Bundesrepublik, der wieder einmal eindrucksvoll beweist, dass Deutschlands Waren stark gefragt sind.

Doch gerade dieser Exportmarkt birgt einige Herausforderungen, die sich im laufenden Jahr immer weiter zugespitzt haben. Als Russland am 24.02.2022 die Ukraine überfiel reagierten die EU, die USA und weitere Verbündete schnell mit Sanktionen.

Vor dem Krieg war Russland einer der wichtigsten Außenhandelspartner Deutschlands und somit auch ein Partner vieler Firmen. Mit den Sanktionen wurde ein ehemals wichtiger Handelspartner zu einem problematischen Partner, da inzwischen viele Produkte den Sanktions- und Embargolisten unterliegen. Doch nicht nur Russland unterliegt Sanktions- und Embargolisten, auch andere Länder sind keine integren Partnerländer, die man nicht beliefern sollte und darf.

Aber wie behält man den Überblick über den Warenverkehr, die Kunden und die Lieferanten des eigenen Unternehmens? Ein Baustein dieser Kontrollen können unsere bereits vorgefertigten Trade Compliance Analysen für SAP-Systeme darstellen, die ich Ihnen nachfolgend mit einigen Beispielen erläutern möchte.
 

Stammdaten

Wenn Sie einen neuen Geschäftspartner onboarden, sollten vorab einige Checks gemacht werden. Umso wichtiger ist eine gute Datenqualität in Ihren SAP-System. Schlechte Daten machen es schwierig, zu überprüfen, welche Firmen real existent sind, ob alle Angaben noch korrekt sind. Auch lassen sich Duplikate oder Datenmüll leicht zweckentfremden, um problematische Transaktionen durchzuführen.

Es ist also wichtig sicherzustellen, dass die Stammdaten der Geschäftspartner eine hohe Qualität aufweisen. Prüfen Sie regelmäßig Ihren Kunden- und Lieferantenstamm, etwa mit unserem dab:DQM – Data Quality Management

Ebenso sollten die Sitzländer der Partner und die ausländischen Bankverbindungen regelmäßigen Checks unterliegen. Hierfür bieten wir eine Reihe vordefinierter Analysen. Auch über die Gültigkeit der Umsatzsteuer-IDs mit Hilfe unseres VAT-ID-Checkers lassen sich Rückschlüsse auf Datenqualität und Fake-Accounts ziehen.
 

Sales Orders

Angebote und Bestellungen, die Sie an Ihre Kunden ausstellen, eignen sich hervorragend, um präventive Kontrollen abzubilden. Ist die Ware erst einmal geliefert, ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen. Jedoch kann man bereits im SD-Modul kontrollieren, ob man mit kritischen Partnern handelt. Wichtig ist es dabei, alle wichtigen Partnerrollen in der Kontrolle mit zu berücksichtigen und sich nicht nur den Warenempfänger anzusehen.
 

Deliveries

Lieferungen in kritische Länder bedürfen jeweils einer genauen Überprüfung. Nicht alle Produkte unterliegen jeweils den gleichen Einschränkungen, weshalb es durchaus sein kann, dass bestimmte Produkte durchaus noch in kritische Länder geliefert werden dürfen. 

Regelmäßige datengestützte Kontrollen auf Einzelpositionsebene können dabei helfen den Überblick zu behalten, welche Produkte in welche Länder geliefert werden.

 

Zahlungen

Zahlungen in Drittländer sind einfacher geworden als noch vor wenigen Jahren. Dennoch ist es wichtig, dass man seine Zahlungsströme gut überwacht. Kritische Bankländer oder auffällige Kombinationen aus dem Sitzland des Lieferanten und der Bankverbindung sollte man sich ebenso ansehen, wie Zahlungen an kritische Bankländer oder kritische Geschäftspartner.

Wichtig ist hier auch die Einbeziehung der alternative Zahlungsempfänger, um keine Umgehungsmöglichkeiten offen zu lassen.

 

CpD-Transaktionen

Wenn Sie CpD/Einmal-Konten nutzen, sollten Sie darauf achten, dass hierüber nicht Lücken aufgemacht werden, die man über eine gute Stammdatenqualität bereits als geschlossen angesehen hat. Daher sollten auch die CpD-Transaktionen regelmäßig gemonitort und ausgewertet werden. Doch nicht nur die bereits stattgefundenen CpD-Transaktionen bedürfen einer Durchsicht. Auch im Zusammenspiel mit den Stammdatenabfragen lassen sich Abfragen zum Thema Einmalkonten bereits präventiv begehen.

 

Materialbelege

Warenein- und Ausgänge werden nicht nur durch Ein- und Verkäufe angestoßen. Auch innerhalb eines Konzerns lassen sich Waren von einem Lager in ein anderes Lager bewegen; etwa durch Umlagerungsbestellungen. Vor allem bei existierenden Auslandstöchtern in kritischen Ländern sollte man deshalb auf diese Warenströme ein besonderes Augenmerk legen, um zu verhindern, dass diese internen Warenbewegungen durch die Kontrollen fallen.

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von Kontrollen, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen können, die Vorgaben der Trade Compliance zu erfüllen. Gerne können wir das Trade Compliance Paket bei Ihnen als Service ausführen, wenn Sie einen Fokusaudit zu diesem Thema vorhaben. Natürlich können Sie auch wie gewohnt die Analysen bei uns beziehen und bei Ihnen als kontinuierliche systemgestützte Kontrolle etablieren. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich jederzeit an sales@dab-gmbh.de oder unseren Berater Philipp Kiencke wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
 

Wussten Sie schon?

HighBond und Robotics-Nutzer aufgepasst! Zusätzlich zu unseren Trade Compliance Analysen bietet Diligent mit dem Risk Intelligence Data Toolkit eine integrierte Möglichkeit zum Testen von 1.400 verschiedenen weltweiten Listen, welche Sanktionen, Embargos, Conflicts of Interests (COI) und Politically Exposed Persons (PEP) beinhalten. Weitere Informationen zum Risk Intelligence Data Toolkit finden Sie im angehängten Flyer.

Ein Storyboard mit beispielhaften Ergebnissen einer solchen Analyse können Sie sich HIER ansehen.

Flyer zu Risk Intelligence Data Toolkit 


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