J-SOX gilt als die japanische Version von Sarbanes-Oxley (SOX) und bezieht sich vor allem auf interne Kontrollen, die die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung sicherstellen sollen. Dazu wird eine jährliche J-SOX-Compliance Prüfung durchgeführt, die das Kontrolldesign und die operative Wirksamkeit der Kontrollen umfasst. 
 

J-SOX Prüfung durch zeitgemäße Tool-Unterstützung verbessern 

Petra Ripke ist Manager Internal Audit bei Konica Minolta Deutschland. Sie und ihr Team haben die digitale Entwicklung der Abteilung mitgestaltet und vorangetrieben. Viele Jahre wurde mit einer eigenentwickelten Access-Datenbanklösung für interne Kontrollen gearbeitet, um umständliches und aufwändiges Bearbeiten in Excel, Word und Visio zu optimieren und den Pflegeaufwand zu reduzieren. Die technischen Möglichkeiten und die eigenen Erwartungen an digitale Lösungen entwickelten sich allerdings weiter. Dann kam der Punkt, an dem die Access-Datenbanklösung aufgrund von organisatorischen Änderungen bei Konica Minolta an ihre Grenzen stieß.

„Access war ein Fortschritt, aber aus heutiger Sicht immer noch suboptimal. Um Ergebnisse zu teilen, mussten wir umständlich PDFs aus der Datenbank exportieren“, erinnert sich Petra Ripke. Kollegen arbeiteten so unter Umständen mit veralteten Daten. „Uns war irgendwann klar: Wir brauchen eine Software, die mehr Möglichkeiten bietet. Es muss doch auch für SOX/J-SOX ein Produkt auf dem Markt vorhanden sein, das uns bei einer zeitgemäßen Umsetzung unterstützt.“
 

Die wichtigsten Anforderungen an die neue Software:

• Prüfprozess von A bis Z zentral abbilden
• Möglichst viele Arbeitsschritte automatisieren
• Reports mit Echtzeit-Daten auf intuitiven Dashboards bereitstellen 
• Kommunikation über E-Mail oder Drittanbietertools überflüssig machen
   

Vertrauensvorschuss für dab und Diligent HighBond

Eine Anpassung der Access-Datenbanklösung an die geänderten organisatorischen Rahmenbedingungen mit eigenen Ressourcen war keine Option, genauso wenig ein Rückschritt auf das Arbeiten mit Excel, Word und Visio. Konica Minolta hatte bereits mit der dab: Daten – Analysen & Beratung GmbH zum Thema Datenanalyse zusammengearbeitet und ließ sich daher Diligent HighBond als mögliche Lösung vorstellen. Neben der Anpassbarkeit der Software überzeugte Petra Ripke auch die Arbeitsweise der dab Consultants und das vertrauensvolle Miteinander. 

„Wir haben die dab als verlässlichen, ehrlichen und engagierten Partner erlebt
und hatten das Vertrauen, dass wir auch in diesem Fall ein gutes Ergebnis
erreichen und die Software für unsere Prozesse anpassen können.“
Petra Ripke

Konica Minolta entschied sich, zunächst die Process Level Controls in Diligent HighBond abzubilden und das J-SOX Testing über das Tool umzusetzen. Nach dem ersten erfolgreichen Durchlauf sind dann auch die Company Level Controls in Diligent HighBond aufgenommen worden. „Durch die gute Zusammenarbeit haben wir es geschafft, das Projekt auch in der schwierigen Corona-Zeit gemeinsam umzusetzen.“
 

Schnellere Prozesse, höhere Verbindlichkeiten, mehr Möglichkeiten 

Das Team um Petra Ripke hat die ersten Prüfungen mit dem neuen Diligent HighBond-Workflow abgeschlossen. Ihr Fazit: „ Wir müssen viel weniger Zeit für Administratives aufwenden und haben deutlich mehr Freiräume für die eigentliche Prüfung und den Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen.“

Fragebögen an die Process Owner und an die Control Owner werden einmal erstellt und anschließend automatisiert vom Tool per E-Mail versendet. Die Verantwortlichen klicken auf den integrierten Link und gelangen so ins Tool, wo sie ihre Antworten und Nachweise direkt eintragen können. Die gesamten internen Kontrollen sind in einem Storyboard zusammengefasst und stehen damit den verantwortlichen Process Ownern und Control Ownern zur Verfügung.

„Früher mussten wir Kontrollnachweise und Dokumentationen per E-Mail anfordern und sie manuell in unsere Anwendung hochladen.“ Heute ist der Prozess nicht nur schneller und fehlerfrei, er hat auch die Haltung der Mitarbeiter verändert: „Die Storyboards und die standardisierten E-Mails mit vorgegebenen Fragen und Antwortmöglichkeiten führen zu einer höheren Verbindlichkeit und haben die Bedeutung des IKS bei den Kolleginnen und Kollegen noch viel stärker ins Bewusstsein gerückt.“

Das Storyboard mit der Risiko-Kontroll-Matrix ist das Herzstück des neuen Workflows. Es schafft volle Transparenz und stellt sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter mit aktuellen Daten arbeiten. Das schließt auch die Wirtschaftsprüfer ein, die jetzt Zugang zu den Prüfergebnissen auf Diligent HighBond erhalten. „Wir verständigen uns so über eine gemeinsame Datenbasis. Das beschleunigt die gesamte Prüfung und spart uns wiederum Zeit – ein ganz großer Vorteil im Vergleich zu früher.“

In Zukunft möchte Petra Ripke die Nutzung von Diligent HighBond ausbauen: „Zurzeit steht die Datenanalyse im Fokus, aber wir möchten auch einen Prozess zum Risikomanagement mit Diligent HighBond abbilden. Das Tool bietet viele Möglichkeiten. Wir sind noch dabei, das ganze Potenzial zu entdecken, und schauen aktuell, wo und wie wir noch effizienter werden können.“ 
 

Key Outcomes

• Schnellere Prozesse: Zugriff durch Wirtschaftsprüfer beschleunigt Prüfungsprozesse
• Automatisierung: Automatisierung und Nutzung von standardisierten Fragebögen beim Test of Design und Test of operational Effectivness
• Einheitliche Datenbasis: Visualisierung in Storyboards und zentrale Datenspeicherung sorgt für einheitliche Datenbasis
• Direkte Dokumentation: Dokumentation von Kontrollnachweisen und Kommunikation mit allen Beteiligten direkt auf der Plattform 

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