25.05.2022
Sabrina Marchl
Autor: Sabrina Marchl

Rückblick zum Webinar mit Dürr AG

Der weltweit führende Maschinen- und Anlagenbauer erweist im Produktionsumfeld eine ausgeprägte Kompetenz im Bereich Automatisierung und Digitalisierung. Mit der Transformation des Audit-Workflows stellte die Dürr AG auch in der Internen Revision die Weichen für eine langfristige Prozessoptimierung im Unternehmen.

Im gemeinsamen Webinar hat Kai Rautenberg (Internal Auditor bei Dürr AG) von der Umstellung auf die Diligent HighBond Plattform berichtet - weg von aufwändigen Tabellenkalkulationen hin zu einer digitalen Lösung zur Steuerung der Audits.

Ein dezentrales Arbeiten mit Hilfe von Excel bedeutete nicht nur einen hohen manuellen Aufwand im Sinne von händischen Dokumentationsarbeiten, sondern auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Regelmäßige Statusabfragen waren nur durch den Versand von Einzel-Listen per E-Mail möglich, was eine hohe Anzahl an Versionierungen und somit Unübersichtlichkeit zur Folge hatte.

Mit der neuen Software-Lösung ist es Auditoren nun möglich, ihre Prüfungsergebnisse inklusive der Risikoeinstufung als workflowbasierte, mit allen Kollegen geteilte Projekte zentral auf der Plattform anzulegen. Sie erhalten somit jederzeit einen Überblick über den jeweiligen Arbeitsstatus, können die Abarbeitung der Findings in wenigen Schritten zentral instruieren und mit den Fachbereichsmitarbeiten kommunizieren.

Als Auditkoordinator hat man die Möglichkeit, pro identifizierten Finding einen Verantwortlichen zu bestimmen, der für die Umsetzung der aus dem Finding resultierenden Maßnahmen zuständig ist. Mit Hilfe einer E-Mail, welche direkt aus der Oberfläche heraus versendet wird, erhält die verantwortliche Person die notwendigen Anweisungen. Anschließend können über einen Fragebogen die benötigten Informationen eingereicht und die angeforderten Dokumente, zum Beispiel ein Remediation-Plan, per Drag and Drop Funktion hochgeladen werden. Das Highlight hierbei ist die automatische, zentrale Speicherung der Antworten und Nachweise und eine einfache Kommunikation mit den Beteiligten via einer Art Chat-Funktion. Ein manuelles Konsolidieren und Nachhalten von emailbasierter Kommunikation entfällt durch die kollaborative Lösung also komplett. 

Die Arbeit mit der Audit-Management-Lösung von Diligent brachte nicht nur die gewünschte Effizienzsteigerung, sondern stieß auch bei den Anwendern auf große Akzeptanz. Durch die leichte Bedienbarkeit ist kaum ein Schulungsaufwand notwendig, um selbständig mit der HighBond Plattform zu arbeiten. 

Ist die Umstellung auf eine Audit-Management-Lösung auch für Sie ein drängendes Thema, dann verweisen wir Sie gerne auf die Aufzeichnung des Webinars für mehr Details und Hintergrundinformationen. 

Kai Rautenberg berichtet darin von der Umstellung auf den neuen, digitalen Audit-Workflow und gibt Einblicke in ihre Lessons-Learned-Erfahrungen. Unser Berater Florian Popan zeigt Ihnen abschließend, wie einfach, aber wirkungsvoll ein schlagkräftiger Follow-up Prozess in der Plattform eingerichtet werden kann. 

Link zur Aufzeichnung
 


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