14.06.2022
Ernst-Rudolf Töller
Autor: Ernst-Rudolf Töller
Digitale Unternehmenssteuerung

Digitale Unternehmenssteuerung

Datenanalyse für den Mittelstand

Der heutige Blogpost ist ein Gastbeitrag unseres langjährigen Wegbegleiters in Sachen Datenanalyse, Herrn Ernst-Rudolf Töller.

Herr Töller war über 25 Jahre als IT-Prüfer für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften tätig und hat sich in dieser Zeit intensiv mit Fragen der Datenanalyse beschäftigt. Er war bis zu seinem Ausscheiden Ende Februar 2016 bei der BDO AG, Hamburg tätig und ist seitdem im aktiven Ruhestand. Während seiner Tätigkeit als Data Scientist war er sowohl im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen wie auch bei der Untersuchung doloser Handlungen oder Projekten zur Unterstützung der internen Revision tätig. Seine Schwerpunkte lagen und liegen immer noch auf mathematisch-statistischen Modellen zur Datenanalyse sowie deren Umsetzung mit Programmen wie ACL und WINIdea.
 

Unternehmen sehen sich heute nicht nur den Herausforderungen durch Anpassung an sich ändernde Märkte gegenüber. Hinzu kommt aktuell Forderung nach einer durch mehr Nachhaltigkeit geprägten Wirtschaftsweise, die ebenfalls auf große Veränderungen erwarten lässt. Die zunehmende Digitalisierung ist dabei nur eine der sich dynamisch weiter entwickelnden  Rahmenbedingungen, an die neue Lösungen, Produkte und Dienstleistungen ebenfalls angepasst sein müssen. In diesem Zusammenhang wird es immer wichtiger, die Zahlen eines Unternehmens genau und detailliert im Blick zu haben und bei der Unternehmensteuerung zu berücksichtigen. 

Die Steuerung von Unternehmen erfolgt bis heute immer noch über Zahlen, wie sie typischerweise durch spezielle Reports aber auch durch Instrumente wie Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung zur Verfügung gestellt werden. Die Daten des Unternehmens werden hierbei meistens in ihren ‚klassischen‘ Akkumulationen betrachtet. D.h. die Reports der Unternehmen werten eher Konten aus als einzelne Belege, beziehen sich eher auf Sachkonten als auf Personenkonten und greifen eher auf die Finanzbuchhaltung zu als auf Nebenbuchhaltungen (Subsysteme, vorgelagerte Systeme).  

 

Mittelständische Unternehmen: Präzise Steuerung...  

Hier ergibt sich eine teilweise erhebliche Diskrepanz zwischen den Instrumenten, die die digitale Datenanalyse heute zur Verfügung stellen kann und den Instrumenten, wie sie speziell für die globale Sicht auf Unternehmen heute tatsächlich eingesetzt werden. Dieser Artikel möchte Möglichkeiten aufzeigen, neue globale Sichten auf Unternehmen zu gewinnen. Dabei konzentrieren wir uns in diesem Artikel vorrangig auf zwei Punkte: die visuelle Darstellung von Ergebnissen und die Verwendung von maximal detaillierten und nicht nur aggregierten Daten in der Datenanalyse. Mit dem Fokus auf diese beiden Punkte wollen wir beispielhaft Instrumente neuen Typs für zentrale Funktionen, wie die Unternehmensteuerung oder auch die Prüfung von Unternehmen vorstellen.

 

... braucht einen digitalen Kompass 

Eine zukunftsorientierte Unternehmenssteuerung sollte digital sein. Sie sollte auf Daten eines zentralen ERP-Systems aber auch auf Daten aus anderen Systemen der einzelnen Unternehmensbereiche sowie auf relevante externe Informationsquellen zugreifen. Dieser Ansatz stellt für viele Unternehmen gleichermaßen eine neue Sichtweise wie auch eine Herausforderung dar. Unternehmen müssen heute immer schneller fundierte Entscheidungen treffen. Entscheidungen erfordern einen präzisen Blick auf die zugrunde liegenden Daten. Dieser Blick ist umso präziser je detaillierter die verwendeten Daten sind. Das bedeutet Zweierlei: aggregierte Daten können detaillierte Daten nicht beliebig ersetzen und ohne digitale Datenanalysen kann das Volumen der Daten auch im Mittelstand nicht mehr aufbereitet werden. 

 


Handlungsbedarf?!
Aktuell wächst die Menge der weltweit erzeugten Daten um mehr als 25% pro Jahr (siehe Artikel). Die Zuwächse sind in den Sektoren ‚Produktion‘ und ‚Handel‘ dabei besonders hoch, viel höher übrigens als im Sektor ‚Medien‘ (Streaming etc.). Allein dieser Punkt macht die Frage interessant, welche Daten eigentlich Grundlage zentraler Reports für die Unternehmenssteuerung sind bzw. sein sollten. Standen früher noch Administration oder Buchhaltung im Fokus von IT-Lösungen eines Unternehmens, so geht es hier heute immer mehr um die vollständige digitale Erfassung ganzer Prozesse. 

Die Aufzeichnung von Prozessen in den Daten des Unternehmens erfolgt mit immer höherer Auflösung und auch nicht mehr ausschließlich über manuelle Eingaben von Mitarbeitern. Die Erfassung der Daten über Scanner, Sensoren (RFID) und Techniken wie das ‚Internet der Dinge’ ist selbst bereits teilweise automatisiert. Angesichts dieser Entwicklung ist es sicher nicht übertrieben zu fragen, ob angesichts der insgesamt verfügbaren Daten in vielen Unternehmen nicht längst ein Vakuum besteht, in das speziell das bisherige Reporting zur Steuerung der Unternehmen gar nicht mehr vordringt. 

 

Das Ganze und seine Teile

Digitale Datenanalyse ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, alle verfügbaren Daten auf dem Weg der Datenanalyse irgendwie noch einmal zu verarbeiten. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass der Umfang der für einen Report relevanten Daten wirklich passend gewählt ist. Dabei ist es von vornherein auch nicht ausgeschlossen, dass tiefere Datenschichten in eine Analyse einbezogen werden müssen, um zu einer sachgerechten Aussage zu gelangen. In diesem Sinne sollte auch die Datenbasis von Reports, die zur Unternehmenssteuerung verwendet werden, nicht von vornherein etwa nur auf die Ebene von Sachkonten beschränkt sein.  
 
Mit der Einbindung tieferer Datenschichten in eine Untersuchung, stellt sich damit auch die Frage nach der Granularität der Ergebnisse. Die Analyse der Debitoren eines Unternehmens kann auf Basis der Daten von Sachkonten (Forderungen/ Verbindlichkeiten) erfolgen. Grundlage der Untersuchung können aber auch die einzelnen Debitorenkonten bzw. die zugehörigen Buchungsbelege sein. Will man in einer Analyse ein Einzelergebnis je Debitor erzeugen und gleichzeitig eine kompakte, übersichtliche Darstellung haben, sind grafische Darstellungen das Mittel der Wahl.  
 
Da auch der Mittelstand zwischenzeitlich schon Konzernstrukturen aufweist, ergibt sich zur Steuerung des Unternehmens zusätzlich die Notwendigkeit, Ergebnisse im Vergleich der Konzerngesellschaften oder Regionen darzustellen. 


Visualisierung: Transparenz bis in die Tiefe

Grafische Darstellungen geben einen guten Gesamtüberblick über ein Thema. Im Verhältnis zu Zahlen, die etwa nur aus Sachkonten abgeleitet sind, zeigen Grafiken auf der Grundlage detaillierterer Daten gewissermaßen den Wald und die Bäume gleichzeitig. Auf diesem Weg werden auch viele informelle Botschaften transportiert, wie sie gerade für die Unternehmenssteuerung von Bedeutung sind. Wie in der Wissenschaft kann die Analyse solcher Grafiken auch in Unternehmen bei wichtigen Themen zur Bestätigung oder zum Ausschluss von Erklärungen und Hypothesen führen. Es können so aber auch ganz neue Überlegungen entstehen. Informationen lassen sich zusätzlich auch daraus gewinnen, dass man Darstellungen in ihrer zeitlichen Veränderung oder im Vergleich zwischen verschiedenen Untergliederungen des Unternehmens betrachtet (Benchmarking).  
 
Entscheidend auch für die Unternehmenssteuerung ist immer, dass in der betrachteten Granularität Strukturen bestehen, die sich im Rhythmus der betrachteten Zeitintervalle eher nur langsam ändern. Genauso wichtig ist es, vor dem Vergleich von Untergliederungen des Unternehmens Muster zu identifizieren, die so tatsächlich überall vorhanden sein sollten (‚kein Baum hat zu viele Blätter‘).  Auch wenn solche grafischen Muster, verglichen etwa mit Kennzahlen, nur informell umschreibbar sind, können sie sich doch als mächtiges Werkzeug erweisen. Dass ein Cluster in einer grafischen Auswertung seine Form und seine Lage in einem bestimmten Zeitraum ein Stück weit verändert hat, ist eins der schwachen Signale, auf das man bereits reagieren kann, bevor die harten Zahlen eine noch deutlichere Sprache sprechen. Interaktive Grafiksoftware erlaubt dabei weitergehende Analysen durch direkten grafischen Zugriff auf räumlich benachbarte Objekte (‚Lasso-Technik‘ etc.). Mit 3-D-Techniken wie Datenbrillen stehen hier weitere Entwicklungen vor der Tür.  


Konsequenzen für den Mittelstand

Im Umfeld dieser Überlegungen bestehen große Chancen für mittelständische Unternehmen. Diese Unternehmen sind stark auf die Nutzung eines zentralen ERP-Systems ausgerichtet. Die Nutzung der Daten aus einem einheitlichen ERP-System vereinfacht viele technische Fragen zur Beschaffung der Ausgangsdaten für digitale Analysen entscheidend. In der gewachsenen Struktur großer Konzerne kann dagegen allein die Übernahme und Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Systemen ein erheblich komplexeres Thema sein. Die Übernahme externer Daten (z.B. Finanzmarktdaten, Marktanalysen) ist heute ebenfalls über standardisierte Schnittstellen möglich.  


Standardsoftware erleichtert den Weg in die digitale Datenanalyse

Überhaupt stehen viele Softwarekomponenten von der Datenübername und Analyse bis zur grafischen Auswertung heute als Standardsoftware zur Verfügung. Diese zeichnen sich durch unterschiedliche Ansätze in der Vorgehensweise aus.  
Hier nur eine kleine Auswahl:  

  • Process Mining Lösungen (PAFnow, MINIT, ABBYY,  dab:ProcessIntelligence …) 
  • BI Lösungen (PowerBI, Tableau …) 
  • Standardisierte Fragestellungen (dab:AnalyticSuite …)  

 
Bei der Programmierung bzw. bei der Anpassung solcher Lösung spielen Sprachen wie SQL, Python, ACL oder R eine wichtige Rolle. Auch die fachliche Ausrichtung von Lösungen in der Datenanalyse deckt inzwischen ein breites Spektrum ab:  
 

  • Datenanalyse für externes Audit und Wirtschaftsprüfung 
  • Analysen, die das interne Kontrollsystem darstellen oder unterstützen 
  • Analysen im produzierenden Umfeld (Industrie 4.0) 
  • Betriebswirtschaftliche Analysen zur Unternehmenssteuerung 
  • Analysen zur Unterstützung des Risikomanagement  

 
Digitale Datenanalyse ist kein Selbstzweck. Der Mittelstand zeichnete sich schon in der Vergangenheit durch den technikaffinen Pragmatismus aus, der auch für die Datenanalyse als Richtschnur gelten kann. Das Rechnungswesen selber, das als Lieferant für die Informationen zur Unternehmenssteuerung gelten kann, ist heute längst weitgehend digital abgebildet. In Zukunft werden nicht mehr nur einzelne Kennzahlen, sondern auch die digitalen Informationen des Unternehmens in ihrer ganzen Breite und Tiefe an die entsprechenden technischen Instrumente der Führungsebene weitergegeben. 


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