Process Mining mit dab und PAF
Die Analyse von Prozessen in Unternehmen mithilfe von Process Mining im speziellen für die Prozesse Purchase-to-Pay und Order-to-Cash sind weiterhin stark gefragt. Unsere Position und Lösungen zu diesem Thema haben wir bereits in verschiedenen Blogposts vorgestellt.
Video: ProcessIntelligence Process Mining allgemein
Im Bereich Process Mining arbeiten wir unter anderem mit der Firma Process Analytics Factory (PAF) zusammen. Die PAF bietet mit ihrer Lösung PAFnow ein vollständig in Microsoft Power BI und Microsoft Office 365 integriertes Process Mining Tool zur Analyse, Visualisierung und Optimierung nahezu beliebiger Prozesse und ist damit bestens geeignet für diejenigen die bereits auf Microsoft Office365 setzen oder es in Zukunft wollen. Über 97 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen bereits Microsoft Power BI. Wir selbst bemerken bei unseren Kunden, dass immer häufiger Power BI eingesetzt wird, einige visualisieren damit auch bereits ihre Analyseergebnisse die mit Analysen aus unserem Portfolio erstellt wurden.
Wir arbeiten gerne mit der PAF zusammen und wie gut das Zusammenspiel zwischen unseren Tools und PAFnow klappt hat die PAF selbst bereits in einem Blogpost beschrieben. Für die meisten SAP basierten Process Mining Projekte setzt die PAF auf unser Datenextraktionstool, dab:Exporter. Mit dem Tool ist sichgergestellt, dass Daten aus dem SAP einfach und zielgerichtet extrahiert werden. Dabei beachten wir Aspekte wie Datenschutz durch Pseudonymisierung während des Downloads und Datensparsamkeit.
In Process Mining Projekten sind die Tools wie dab:Exporter und PAFnow die technischen Rahmenbedingungen um an notwendige Daten zu kommen und um Prozesse zu visualisieren. Doch ohne den eigentlichen Inhalt, dem Event Log nützen einem beide Tools nichts.
Die dab, als auch die PAF bieten für Process Mining eigenen vordefinierten Content an.
Um Inhalte im Kontext von SAP zu erzeugen ist fundiertes Wissen über Prozesse und Datenstrukturen ein wesentlicher Punkt. Dieses Wissen der dab schlägt sich an zwei Stellen nieder. Zum einen am vordefinierten Content für SAP Daten, der dab:AnalyticSuite und zum anderen an vordefinierten Event Logs wie in etwa für die Prozesse Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash. Dadurch ergibt sich eine erste Basis mit der mit PAFnow ein Prozess visualisiert werden kann.
Für die Datenanalyse als auch Process Mining gilt “Content is key”. Seit 2004 machen wir uns nicht nur Gedanken, welche Analysen spannend für dich sind, sondern auch, wie du diese erfolgreich und nachhaltig in deinem Unternehmen etablieren kannst. Daher konzentrieren wir uns darauf unser SAP spezfisches Wissen in Form von Event Logs, als Content, für dich zur Verfügung zu stellen.
Dieses Wissen spiegelt sich beispielweise im Eventlog für den Einkaufsprozess (Purchaseto- Pay) in der Vielzahl an möglichen Events innerhalb des Prozesses und den zusätzlichen Attributen wieder.
Ein simples Eventlog für den Einkaufsprozess würde die Erstellung einer Bestellposition berücksichtigen, den Wareneingang als auch den dazugehörigen Rechnungseingang. Spiegelt es den Unternehmensprozess wieder? Womöglich, aber spätestens ab hier wird damit begonnen Fragen und Anforderungen an das Event log zu stellen. Was ist mit den Freigaben, Änderungen an der Position und wie wurde die offene Rechnung ausgeglichen?
Für die Beantwortung dieser Fragen muss dir die Datenstruktur in SAP bekannt sein. Sprich in welchen Tabellen sich die einzelnen Informationen befinden und wie diese Informationen einer einzelnen Bestellposition zugeordnet werden können. Erst dann ist es möglich den Prozess mit Events wie Bestellanforderung, Rechnungsausgleich oder Änderungen abzubilden.
Apropos Änderungen - für viele eine Herausforderung, für uns ein Heimspiel - ist es prozessrelevante Änderungen in den Änderungstabellen CDHDR und CDPOS zu erkennen. Wir sind nicht nur in der Lage die Tabellen für die Analyse aus dem SAP zu extrahieren sondern kennen auch die Systematik und können dadurch wichtige Informationen hinzufügen. Nur so lassen sich Freigabestrategien bei Bestellanforderung, Einkaufsbeleg und -position identifizieren. Für einen fundierten Einblick in die Änderungstabellen von SAP empfehle ich dir das Whitepaper der dab.
Vieler dieser Fragen decken wir bereits schon heute mit unseren Event Logs ab und entwickeln diese stetig weiter. Fehlt aber trotzdem etwas, zum Beispiel Unternehmensspezifische Prozesse aufgrund von Customizing, dann ist das kein Problem. Das Event log kann durch uns auf die Prozesse in deinem Unternehmen angepasst werden. Damit lässt sich in PAFnow der unternehemsindivuelle Prozess, wie er auch im Unternehmen gelebt wird, darstellen.
Von SAP Daten zu Prozesseinblicken an nur einem Tag!
Wie man sieht darfst du die Komplexität und Vorrausetzungen eines Event logs nicht unterschätzen. Mit dem Event log steht und fällt dein Process Mining Projekt im Unternehmen. Doch eben dafür bietet die PAF als auch die dab eigene Event logs an, damit du sofort mit Process Mining loslegen kannst.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der PAF und der dab spiegelt sich in zahlreichen erfolgreichen Projekten wieder. Die Synergie, aus PAFnow als Process Mining Tool, den durchdachten Event logs von dab oder PAF als Content sowie dem Extraktionstool der dab, verkürzt die Dauer des Process Mining Projekts erheblich, dadurch ist es dir möglich deine Unternehmensprozesse bereits an nur einem Tag mit PAFnow zu visualisieren!
Auch wenn bei dir im Unternehmen aktuell Microsoft Office365 nicht genutzt wird ist das kein Problem, denn Microsoft Power BI Desktop ist kostenlos verfügbar und Process Mining mit PAFnow ist damit problemlos möglich. Möchtest du aber in Ruhe auf Tuchfühlung mit dem Thema Process Mining auf den eigenen Daten gehen, dann hat die PAF ebenfalls eine clevere Lösung. PAFnow gibt es auch kostenlos im PowerBI Marketplace zum herunterladen und ausprobieren. Die Anzahl der darstellbaren Events ist limitiert, aber du kannst einige Funktionen von PAFnow testen und den Prozessgraphen visualisieren.
