Kleiner Klick – Große Wirkung
Auch wenn es für die Überschrift zutreffen mag, soll es in diesem Blogpost nicht um Ransomware – oder auch Verschlüsselungstrojaner genannt - gehen. Es geht um Datenanalyse und darum, wie entscheidend die „letzten Meter“ sein können. Manchmal sind es die kleinen Dinge im Leben, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden. Dies gilt auch für Datenanalysen, bei denen die Daten aus dem SAP-System stammen und die Ergebnisse in selbigen nachgeprüft werden sollen. Obwohl Ergebnis und Rohdaten aus dem gleichen System stammen, ist es oft sehr zeitaufwändig die Prüfung im System vorzunehmen. In diesem Blogpost stelle ich Ihnen unseren Lösungsansatz vor und zeige Ihnen die Vorteile des dab:Link auf.
Herausforderungen bei der Etablierung von Datenanalysen, sei es für das IKS, für die Interne Revision oder die Wirtschaftsprüfung, gibt es zur Genüge. Wie kommt man an die Daten? Welche Daten benötigt man? Was möchte man analysieren und was kann man analysieren? Welche Schritte muss man durchführen, um die Fragestellung zu beantworten?
Nun stellen Sie sich vor, Sie hätten auf all diese Frage schon eine Antwort. Was könnte jetzt noch schiefgehen?
Zu viel, zu oft: Ein Mengenproblem.
Produziert man als Datenanalyst Analyseergebnisse, stellt sich die Frage nach dem „Und nun?“. Anders ausgedrückt - und manchmal auch mit dem Ausdruck „Insight to action“ beschrieben – ist das Generieren von Analyseergebnissen nur die halbe Miete. Wichtig ist, dass mit den Ergebnissen auch etwas passiert, diese nachvollzogen werden, Änderungen bewirken oder anderweitig abgearbeitet werden können.
Wenn diese Analyseergebnisse beispielsweise im Bereich Interne Revision bei einem Audit als Issue, Finding oder Feststellung angefallen sind, werden sie in der Regel in Listenform an den Fachbereich übergeben. Dieser bestätigt die Korrektheit und arbeitet dann im Rahmen des Follow-Up Prozesses an der Beilegung der Probleme. Sind es Analysen im Bereich Accounting, die Ausnahmen / Exceptions im Sinne des internen Kontrollsystems darstellen, so müssen diese in ähnlicher Art und Weise nachvollzogen, behoben und dokumentiert werden. Das gilt für ad hoc Analysen ebenso wie für das Continuous Auditing oder Continuous Controls Monitoring Ansätze.
Nun ist es leider häufig so, dass eine Analyse (gerade, wenn man sie erstmalig durchführt) nicht 5-10, sondern 500-10.000 potenzielle Ergebnisse liefert. Wenn es nun nicht ausreicht, diese Ergebnisse als Summe in Form eines KPI zusammenzufassen, sondern es sich um einzelne Belege und Positionen handelt, die komplett oder zumindest als Stichprobe gesichtet werden müssen, dann beginnen oft die Probleme.
Stellt man sich Themen vor, die die SAP-Finanzbuchhaltung betreffen, etwa eine Doppelzahlungsanalyse, Rechnungen ohne Bestellbezug oder manuelle Zahlungen, so bedeutet die Sichtung eines Beleges konkret:
- SAP-Transaktion (z.B. FB03) aufrufen
- Buchungskreis eingeben
- Belegnummer eingeben
- Geschäftsjahr eingeben
- Bestätigen
Dann wird der Beleg aufgerufen und kann gesichtet werden, was wiederum manchmal einige Mausklicks in der entsprechenden Bildschirmmaske erfordert.
Betrachtet man also nur die Erfassung der drei Schlüsselwerte Buchungskreis, Belegnummer und Geschäftsjahr so sind das für 100 Belege 300 Werte die man eintippen muss. Spinnt man den Gedanken weiter, und zieht in Betracht, dass eine Belegnummer häufig 10-stellig, Buchungskreis und Geschäftsjahr jeweils 4-stellig sind, so hat man für die Sichtung 100 einzelner Belege 1.800 Zeichen zu erfassen. Tippfehler sind hier noch nicht berücksichtigt. Und auch das Kopieren der Schlüsselwerte und anschließende schrittweise einfügen ist, gelinde gesagt, Fleißarbeit.
Da kann den mit der Abarbeitung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Lust an der Datenanalyse natürlich schnell abhandenkommen. Weniger flapsig formuliert leidet die Akzeptanz der Datenanalyse oft wesentlich an diesem Problem.
Die Lösung
Aus diesem Grund sind wir dazu übergegangen, unsere Analyseergebnisse mit einer Zusatzfunktionalität auszustatten, den sogenannten dab:Link.
Dieser ermöglicht, wie der Name schon andeutet, dass Analyseergebnisse wie etwa eine Liste mit SAP-Belegen in Form von einfachen Links zur Verfügung gestellt werden. Nach einmaliger Anmeldung am SAP-System kann bei der Abarbeitung direkt auf einen Link in der Ergebnistabelle geklickt werden, und das zugehörige SAP-Dokument oder die zugehörige SAP-Transaktion, wie etwa eine Kreditorenrechnung aus der Finanzbuchhaltung, wird direkt aufgerufen. Man erspart sich also sowohl den manuellen Aufruf der korrekten SAP-Transaktion, wie etwa der FB03, als auch die Eingabe der Schlüsselfelder, sei es manuell oder via Copy & Paste.
Der Startpunkt? Egal.
Der dab:Link ist bei der Art und Weise des Einsatzes extrem flexibel, da die Ausgangsdatei auch beispielsweise eine Excel-Datei sein kann, in der die entsprechenden Belege zusammen mit den Links gelistet sind. Sie müssen also keine hochspezialisierte Analysesoftware im Einsatz haben, um die Ergebnisse direkt in SAP aufrufbar zu machen, auch wenn es natürlich insgesamt nicht schadet. Aber wenn es einfacher ist, Analyseergebnisse in Form von Microsoft Excel Tabellen zu verteilen, können auch diese mit den entsprechenden Links ausgestattet werden. Das gilt jedoch nicht nur für Microsoft Excel. Vorstellbar ist jedes Format, welches mit klickbaren Links ausgestattet werden kann, wie zum Beispiel Microsoft Power PI.
Prädestiniert sind aus diesem Grund browserbasierte Lösungen wie Highbond von Galvanize, da hier die dab:Link Lösung sehr elegant eingebunden werden kann, aber auch andere auf Webtechnologie basierende Lösungen wie Sharepoint sind denkbar.
Das Ziel? Flexibel.
Es muss kein SAP FI Beleg sein. Wenn Sie eine Duplikatssuche in Form von Adressvergleichen durchführen, und potenziell doppelte Debitorenstammsätze das Ergebnis sind, so kann der Link direkt den entsprechenden Kunden- oder Lieferantenstammsatz aufrufen, bei der Analyse von Bankverbindungsänderungen kann direkt zum Änderungsbeleg verzweigt werden, der die gemachte Änderung aufzeigt. Es ist also egal, ob Sie als Ergebnisse FI Belege, Geschäftspartnersichten oder anderweitige Informationen zur Verfügung stellen – mit dab:Link gelangen Sie direkt zur entsprechenden Bildschirmmaske.
Datenschutz? Mit dab:Link nicht nur Pflicht, sondern die Kür!
Da wir vorhin kurz browserbasierte Lösungen behandelt, und uns damit thematisch nahe an state-of-the-art Cloud Applikationen befinden: Mittlerweile bieten ja viele Analysehersteller Cloud-Plattformen an, etwa um Ergebnisse zu verwalten, den Follow-Up Prozess zu vereinfachen oder Visualisierungen leichter zugänglich zu machen. Die Highbond Plattform von Galvanize, eine integrierte GRC Plattform für Risiko-, Compliance- und Auditmanagement und IKS Anforderungen ist ein Beispiel dafür.
Bei solchen Plattformen hat man mittels des dab:Link den großartigen Synergieeffekt, dass man auf das Hochladen von sensiblen Informationen komplett verzichten kann: Es reicht, wenn der entsprechende Link mit den Schlüsselwerten über die Cloud-Plattform zur Verfügung gestellt wird. Dies kann komplett ohne personenbezogene Daten erfolgen. Bei Anklicken wird das entsprechende Dokument ohnehin komplett lokal auf dem Rechner innerhalb des Unternehmensnetzwerks geöffnet. Es findet keine Speicherung oder Verarbeitung zusätzlicher Daten in der Cloud statt. Dies ermöglicht neben einer bedienfreundlichen, effizienten Lösung auch die Abdeckung datenschutzrechtlicher Aspekte.