27.08.2020
Luiza Hoxhaj
Autor: Luiza Hoxhaj
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Automatische Stichprobenziehung mit ACL

Die meisten Wirtschaftsprüfer nutzen eine Vielzahl von analytischen Methoden, um die Jahresabschlüsse der Unternehmen mit stichhaltigen Nachweisen zu stützen. Der Hauptzweck dessen besteht darum, das Vertrauen in den Jahresabschluss und damit in die finanzielle Situation des Unternehmens zu erhöhen. Wie wir wissen umfasst der Prüfungsprozess eine Vielzahl an Transaktionen, die Prüfung vieler Dokumente, Systeme und Buchungen.

Obwohl die Datenanalyse die Möglichkeit enthält, gebuchte Transaktionen automatisch zu überprüfen, kann es vorkommen, dass die zu überprüfenden Informationen kein Bestandteil der elektronischen Daten sind. In Anbetracht dessen ist die statistische Stichprobe für Prüfer entscheidend, wenn es darum geht, eine große Population von Transaktionen zu analysieren. Laut Jones Studie (2017) über statistische Stichprobenbildung und Risikoanalyse in der Rechnungsprüfung ist die Stichprobenbildung eine wichtige Technik in der Rechnungsprüfung. Sie liefert einen wissenschaftlichen Nachweis über die Grundgesamtheit als Ganzes, ohne dass jede einzelne Transaktion geprüft werden muss.

Im Allgemeinen wird die Stichprobenprüfung definiert als die Auswahl von weniger als 100% der Items aus der Gesamtpopulation bei der Prüfung und die Anwendung der Prüfungsverfahren auf diese Items, auf deren Grundlage der Prüfer Schlussfolgerungen über die gesamte Population ziehen kann (Sekaran & Bougie). Wenn von den zuständigen Behörden eine manuelle Bewertung der Dokumente verlangt wird, können sich die Prüfer dafür entscheiden, den gesamten Satz von Transaktionen und Dokumenten des Unternehmens zu bewerten. Manchmal ist dies jedoch aufgrund der begrenzten Zeit und des großen Aufwands und der erforderlichen Aufmerksamkeit nicht möglich. Daher sind Stichproben zweifellos unerlässlich und der beste Weg, um die finanzielle Situation eines Unternehmens statistisch zu ermitteln.

Auch wenn es sich einfach anhört, ist die Ziehung von Stichproben ein Prozess, der vor allem bei großen Unternehmen, in denen eine Vielfalt von zu analysierenden Dokumenten und eine hohe Anzahl von Transaktionen regelmäßig stattfinden, besondere Aufmerksamkeit erfordert. Darüber hinaus ist es notwendig, die Auswahl der richtigen Art der Stichprobe in Abhängigkeit von der Art der zu analysierenden Transaktionen oder Dokumente zu prüfen.

In der folgenden Tabelle zeigen wir ein Beispiel für eine typische Situation eines Unternehmens, in der die Steuerbasisbeträge der Verkaufs- und Einkaufsbuchungen des Unternehmens dargestellt sind.

Abbildung 1. Typische Situation

Während in kleinen Unternehmen, die eine begrenzte Anzahl Buchungen aufweisen, alle Transaktionen von den Rechnungsprüfern überprüft werden können, ist die Stichprobenziehung für große Unternehmen, unerlässlich.

Um diesen Prozess zu unterstützen, hat die dab:Daten – Analysen & beratung GmbH eine Methodik entwickelt, welches mit verschiedenen Algorithmen Stichproben zieht und die Auditoren so bei ihrer Arbeit unterstützt. Darüber hinaus ist die Lösung in der Highbond-Umgebung integriert und kann automatisiert oder bei Bedarf per Knopfdruck ausgeführt werden.

 

Die Lösung

Durch die Auswahl der notwendigen Daten und Informationen aus Ihren ERP-Systemen ist dab:AuditSampling in der Lage, eine repräsentative Stichprobe der zu analysierenden Belege und Transaktionen anhand von drei Arten von Stichproben zu selektieren: Datensatzstichproben, Monetary-Unit-Sampling und Classical Variable Sampling. Die Lösung arbeitet vollautomatisch im Hintergrund und kann u.a. mit verschiedenen Herausforderungen umgehen:

  • Mehrere Unternehmen, die über verschiedene ERP-Systeme verfügen, wobei die Stichprobenziehung in einem Pool oder separat durchgeführt werden kann.
  • Bei der Ziehung der Stichprobe können mehrere Faktoren berücksichtigt werden, wie z.B.: Wesentlichkeit, Intervall, Konfidenz, erwartete Fehlerquote, Ausschluss sich zu wiederholender Transaktionen usw.
  • Die Berichterstattung über die Ergebnisse kann in einer Highbond-Umgebung implementiert werden - eine vollständig Cloud-basierte Lösung, bei der eine Änderung der Ergebnisse nicht möglich ist.
  • Die Weiterverfolgung der Ergebnisse und die Auswertung der Stichproben ist ebenfalls automatisiert möglich.

Die Analyse beginnt zunächst mit der Probenvorbereitung auf der Grundlage der von den Prüfern gestellten Anforderungen und einiger vom Unternehmen gesammelter Informationen. Danach erfolgt die Entnahme der Stichprobe je nach Art der ausgewählten Stichprobe. Nach Ansicht der Highbond-Gemeinschaft ist Monetary Unit Sampling dann angebracht, wenn Sie an der Gesamtsumme des monetären Fehlers einer Prüfung interessiert sind. Wenn Sie andererseits an der Abweichungsrate von einer vorgeschriebenen Kontrolle interessiert sind, dann ist die Datensatzstichprobe diejenige, die gewählt werden sollte. Das Classical Variable Sampling wird zur Schätzung des geprüften Gesamtwertes oder des Gesamtbetrages des monetären Fehlers eines Kontos oder einer Reihe von Transaktion.

Die Ergebnistabelle kann in ein bevorzugtes Format extrahiert oder auf die Highbond-Cloud hochgeladen werden, wo die Abarbeitung der Ergebnisse stattfinden kann.

Abbildung 2. Das Ergebnis der Probenahme in einer Highbond Cloud Environment

Die Ergebnistabelle lässt sich regelmäßig aktualisieren, indem die neuen Ergebnisse angehängt und eine Historie der Stichprobenziehung erstellt wird. Andererseits besteht die Möglichkeit, für jede durchgeführte Prüfungsstichprobe mehrere Tabellen hochzuladen.

Nachdem in der ausgewählten Stichprobe die richtigen Prüfungsverfahren angewandt wurden, kann die Weiterverfolgung der Ergebnisse und die Bewertung des Gesamtbetrags der Falschangaben erfolgen. Highbond bietet die Möglichkeit des Follow-up durch:

  • Fragebögen die richtigen Personen zu den festgestellten Fehlern zu befragen
  • Verwendung der Visualisierungen und des Storyboards zur Darstellung der Gesamtzahl der Fehler pro Buchungskreis, ihrer durchschnittlichen Anzahl, der Entwicklung der Fehler im Laufe der Zeit usw.

Das folgende Storyboard zeigt einige der Grafiken, die zur Darstellung der geprüften Transaktionen und der in einem Unternehmen festgestellten Falschangaben verwendet werden können.

Abbildung 3. Storyboard zur Präsentation der Ergebnisse

Schlussfolgerung

Die Stichprobenziehung ist eine wichtige Methodik bei der Rechnungsprüfung, vor allem in den Fällen, in denen eine manuelle Durchsicht der Dokumente von den zuständigen Behörden verlangt wird oder wenn zu überprüfenden Informationen nicht Teil der Daten im ERP System sind. Durch die Ziehung einer repräsentativen Stichprobe können Prüfer Rückschlüsse auf die Grundgesamtheit der Finanztransaktionen ziehen, die statistisch signifikant sind. Je nach Zweck der Prüfungsverfahren können die Prüfer verschiedene Stichprobenverfahren anwenden. Die dab: GmbH bietet eine automatisierte Lösung an, die die Stichprobe vorbereitet, die Stichprobe zieht und die gefundenen Fehler auswertet. Sie ermöglicht auch die Nachverfolgung von Fehlern und eine ansprechende Präsentation der Ergebnisse.

 

Literaturhinweise

Jones, P. (2017). Statistical sampling and risk analysis in auditing. Taylor & Francis.
Sekaran, U., & Bougie, R. (2016). Research methods for business: A skill building approach. John Wiley & Sons.


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