Process Mining mit dab und Minit - Garantierter Erfolg mit der richtigen Vorgehensweise!
In der Datenanalysewelt ist Process Mining bereits seit einigen Jahren ein Thema und stellt bei vielen Unternehmen eine Erweiterung Ihrer bestehenden Datenanalyselösungen dar. Während man sich in der klassischen Datenanalyse zumeist auf dem Detailgrad einzelner Transaktionen bewegt ermöglicht Process Mining einen Überblick über die eigentlichen Prozesse im Unternehmen zu erhalten. Dieser Überblick über die Prozesse kann einem dabei helfen die Hintergründe von Analyseergebnissen klassischer Datenanalysen besser zu verstehen. Ich möchte Ihnen zum Thema Process Mining zeigen wie wir Sie mit unseren Erfahrungen aus der Datenbeschaffung und der Datenaufbereitung unterstützen können. Darüberhinaus können wir aus der Arbeit mit verschiedenen Process Mining Anbietern Empfehlungen aussprechen, die Sie bei der Auswahl des richtigen Anbieters unterstützen. In diesem Beitrag werde ich die Software Minit als Showcase verwenden.
Mit der dab:AnalyticSuite bieten wir bereits für viele Fragestellungen standardisierte Analysen für Ihre SAP Daten an. Ob wir nun über das Generieren von klassischen Analyseeergebnissen sprechen oder im Kontext von Process Mining über sogenannte Eventlogs, die notwendigen Schritte zum Ergebnis sind in beiden Fällen identisch. Daher haben wir mit der dab:ProcessIntelligence vor über zwei Jahren auch das Thema Process Mining in unser Portfolio übernommen. Um Prozessanalysen basierend auf Daten aus SAP Systemen erfolgreich zu betreiben, gibt es drei wesentliche Erfolgsfaktoren: Sie müssen erstens zuverlässig an die notwendigen Daten gelangen und diese zweitens in einem in Form eines Eventlogs und korrekt aufbereiten. Für beide Herausforderungen bieten wir Ihnen die besten Lösungen am Markt. Der dritte Erfolgsfaktor ist die einfache Visualisierung des Prozessgraphen auf Basis des Eventlogs. Welche Process Mining Software Sie dabei letztendlich einsetzen, ist Ihre Entscheidung, bei der wir Sie jedoch gerne unterstützen.
Ein solcher Anbieter dabei ist minit. Haben Sie bereits davon gehört?
Minit ist eine robuste, bedienerfreundliche Process-Mining-Software mit einer umfangreichen Sammlung von Dashboards und Prozessleistungsindikatoren. Unabhängig davon, ob Sie sich auf die Senkung der Betriebskosten, die Verkürzung der Kundenrückmeldungszeit, die Nutzung neuer oder die Optimierung alter Umsatzquellen konzentrieren, Minit kann Ihnen helfen, eine effektive Verbesserung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen zu erreichen.
Damit ein Prozessgraph visualisiert werden kann benötigt man ein Eventlog. Dieses erhalten Sie entweder vordefiniert mithilfe von dab:ProcessIntelligence oder Sie erstellen ein eigenes. Dazu müssen bei der Erstellung die Anforderungen an ein Eventlogs beachtet werden. So müssen bei einem Eventlog folgende Schlüsselfelder enthalten sein:
- Case ID: Der Case ist ein zusammenhängender Prozessdurchlauf. Die Case ID ist dabei ein eindeutiges Merkmal (z.B. Kombination aus Einkaufsbelegnummer und Position).
- Events (Aktivitäten): Jeder Event-Typ braucht eine eindeutige Beschreibung z.B. „Bestellung“ oder „Freigabe Bestellung“.
- Timestamp: Der Zeitstempel, wann dieses Event im System protokolliert wurde.
Diese Felder reichen aus, um erste Prozesse darzustellen. Hier muss beachtet werden es wird nur das visualisiert was auch in das Eventlog hinzugefügt wird. Sind einem bestimmte Aktivitäten oder Daten nicht bekannt fehlen diese im Eventlog. Das heißt ein eigenes Event Log kann durchaus einfach und schnell erstellt werden aber um die zahlreichen und komplexen Aktivitäten darin abzubilden kann eine anspruchsvolle und langwierige Aufgabe darstellen. Bei der dab:ProcessIntelligence bieten wir zu den Prozessen Purchase-to-Pay und Order-to-Cash bereits vordefinierte Eventlogs mit zahlreichen Aktivitäten zu den End-to-End-Prozessen wie beispielsweise Informationen aus den Änderungstabellen, wie Änderungen der Bewegungsdaten oder Freigaben an.
Process Mining gibt einen hervorragenden Überblick über den Ablauf Ihrer Prozesse im Unternehmen wie Sie tatsächlich stattfinden. Jedoch ist ein Vergleich der Prozessabläufe zwischen bestimmten Lieferanten oder von Durchlaufzeiten bestimmter Materialgruppen ausschließlich auf Basis der drei Schlüsselfelder kaum möglich. Daher wird das Eventlog um zusätzliche Attribute wie Lieferant, Material oder Benutzer erweitert. Je mehr zusätzliche Informationen in das Event Log aufgenommen werden, desto besser die Möglichkeiten zum Filtern und Analysieren eröffnen sich beim späteren Arbeiten mit dem Prozessgraphen. Dabei ist aber unbedingt zu beachten, dass man sich auf wichtige Felder konzentriert und das Eventlog nicht künstlich aufbläht, um eine performante Datenverarbeitung durch das Process Mining Tool nicht zu gefährden. Unser Eventlog liefert bereits einige Attribute, die durch uns auf Wunsch beliebig erweitert werden können.
Welche Möglichkeiten in der Bearbeitung und gar neue Einblicke des Prozessgraphen sich durch die weiteren Attribute ergeben wird mit Minit deutlich.
Sich einen Überblick über die Aufgabenteilung im Einkauf zu verschaffen kann aufgrund der zahlreichen benötigten Informationen sehr mühselig sein. Verschiedene Personen sind für verschiedene Abschnitte innerhalb des Prozesses verantwortlich. Die Durchführung von Tests nach dem "4-Augen-Prinzip" ist eine wichtige Aufgabe. Anstatt nun mehrere Tabellen miteinander verknüpfen zu müssen und für jede Aufgabentrennung die richtige Kombination zu finden kann in Minit einfach danach gefiltert werden. In unserem Eventlog gibt es die Information welcher Benutzer welche Aktivität ausgeführt hat. Mit dem Filter „Conflict of Interests“ in Minit kann ich nun auf jeder beliebigen Prozessabfolge prüfen ob derselbe Benutzer diese ausgeführt hat. Wie schnell und einfach das geht habe ich im folgenden Video dargestellt:
Durch die Darstellung der Prozesse als Prozessgraph lassen sich die durchgeführten Schritte innerhalb eines Unternehmens, einer Division oder Teams einfach nachvollziehen. Dabei kann festgestellt werden ob die durchgeführten Prozessschritte dem Sollprozess entsprechen. Möchte man Prozesse miteinander vergleichen, um beispielweise herauszufinden wie Bestellverfahren unter den Top-Lieferanten ablaufen oder wie innerhalb einzelner Divisionen gearbeitet wird, dann kann in Minit mithilfe der Funktion „Process Compare“ ein solcher Vergleich vollzogen werden. Prozessschritte, die dabei innerhalb einer der beiden zu vergleichenden Prozesse vorkommen, werden blau oder grün angezeigt. Prozessschritte, die in beiden Prozessen vorhanden sind, werden orange gekennzeichnet. Die farbliche Kodierung hilft die Unterschiede schnell zu identifizieren.
Fazit
Anhand meiner Beispiele können Sie sehen, dass Sie mit dab:ProcessIntelligence und Minit bereits mit wenig Aufwand erste aussagekräftige Ergebnisse erzielen können. Die richtige Auswahl der Tools ist dafür entscheidend. Durch eine optimale Toolunterstützung bei der Datenextraktion und der Eventlogmodellierung lassen sich Ergebnisse bequem und schnell erzielen. Ein modernes Process Mining Tool wie das von Minit ist dabei essentiell für die Arbeit am Prozessgraphen und erweitert die Einblicke in die Prozesse durch zahlreiche Funktionen.
Ich habe Ihr Interesse geweckt und Sie wollen mehr über unsere Lösung in Verbindung mit den Tools unserer Process Mining Partner erfahren? Meine Kollegen und ich stehen für Fragen unter info@dab-gmbh.de und eine unverbindliche Webdemo gerne zur Verfügung.