Datenanalyse – die Guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen
In diesem Blogpost schildere ich einige Aspekte, die für die Analyse von SAP® Kreditorenbuchungen von Bedeutung sind. Konkret geht es um die Fragen, welche Belege denn betrachtet werden sollen, und welche ignoriert werden können – oder nach welchen Attributen ggf. eine Verdichtung auch Sinn macht. Da dies im Auge des Betrachters liegt (oder abhängig vom Analyseziel ist), kann dies als Vorschlag verstanden werden.
Angelehnt ist die Thematik an den Blogpost „Dateneintöpfe vermeiden“, in dem ich erläutert hatte, wie Bestellbelege differenziert werden können (etwa anhand der Belegtypen, der Bestellhistorie oder dem Vorhandensein von Lieferantennummern bzw. deren Fehlen bei Umlagerungsbestellungen).
Doch wie könnte man im FI Bereich Belege feiner differenzieren?
Vielleicht kennen Sie die Situation: Es sollen „nur mal eben“ die FI Buchungen im Bereich der Kreditoren analysiert werden, etwa das gesamte Rechnungsvolumen je Lieferant, die FI Retouren Quote anhand der Gutschriften, die Stornoquote, manuelle Zahlungen, Rechnungen ohne Bestellbezug, potenziell nicht genutztes Skonto oder Doppelzahlungen. Doch nach einer ersten Sichtung wird klar, dass sich nicht nur echte, externe Lieferanten in den Belegen tummeln, sondern beispielsweise auch Mitarbeiter angelegt sind, die auf diesem Weg ihre Reisekosten erstattet bekommen, oder Intercompany Lieferanten für interne Verrechnungen, sowie CpD Kreditoren, auf denen Sammelbuchungen durchgeführt werden. Je nach Analyseziel kann es sinnvoll sein, bestimmte Beleggruppen auszuschließen bzw. sich auf diese zu fokussieren.
Ein paar Basics
Bevor wir ins Detail gehen, starten wir kurz mit ein paar Basics und Begriffsdefinitionen.
Hier betrachten wir in der Hauptsache die digitale Abbildung eines Kreditorenbelegs bzw. einer Rechnungsbuchung. Darunter verstehe ich in diesem Blogpost nur die Zeilen eines mehrzeiligen Hauptbuchbeleges, die parallel zum General Ledger im Nebenbuch der Kreditoren geführt werden. Datenseitig werden diese in SAP® in der Tabelle BSAK gespeichert (für ausgeglichene Posten Kreditoren) bzw. BSIK (für offene Posten Kreditoren).
Die komplette Buchung besteht aus Buchungszeilen, die jeweils im Soll und Haben bebucht sind. Als Beispiel betrachten wir hier den klassischen Drei Zeiler: Schickt ein Lieferant eine Rechnung, so wird diese als Verbindlichkeit auf seinem Lieferantenkonto gebucht. Die restlichen beiden Buchungszeilen bilden zum einen die Kostenart ab, und die Steuer (alternativ wird statt der Kostenart das WE/RE Konto bebucht und die Gegenbuchung dort, ist den entsprechenden Kosten zugeordnet – darauf gehen wir hier aber nicht näher ein).
Typische wesentliche Attribute / Felder auf die wir zugreifen können:
- Buchungskreis
- Geschäftsjahr
- Belegnummer
- Belegzeile
- Diverse Betragsfelder in Haus-, Beleg- und Fremdwährung
- Belegart
- Buchungsschlüssel
- Buchungstexte
- Zahlungsbedingungen
Attribute die sich eignen Daten zu separieren
Einige davon eignen sich direkt, andere indirekt dafür, die Daten zu separieren. Folgende Möglichkeiten Daten abzugrenzen stelle ich in diesem Blogpost kurz vor:
- Abstimmkonto
- Belegarten
- Buchungsschlüssel
- CpD Kennzeichen
- Diverse Sperr- und Löschvormerkungen
- Lieferantengruppe
- Verbundkennzeichen
Einige der Informationen sind direkt in den Tabellen BSEG bzw. BSAK / BSIK zu finden, andere lassen sich über Joins oder Relationen zu den im folgenden erwähnten Tabellen hinzufügen.
Abstimmkonto
Ähnliche Informationen lassen sich aus dem Abstimmkonto gewinnen. Dieses findet sich anscheinend direkt in der Tabelle BSAK/BSIK mit dem Feldnamen AKONT. Es wird hier redundant geführt, da es den Lieferanten in den Stammdaten auf Buchungskreisebene zugeordnet ist; diese Zuordnung ist in Tabelle LFB1 zu finden. Das macht natürlich insofern Sinn, als dass ein deutscher Lieferant innerhalb des deutschen Buchungskreises über „Inländische Lieferanten“ abgestimmt wird; innerhalb des amerikanischen Buchungskreises aber durch seinen Sitz in Deutschland als ausländischer Lieferant gesehen wird etc. Über ein buchungskreisspezifisches Abstimmkonto lässt sich das gut differenzieren. Das Abstimmkonto lässt sich sowohl zu Auswertungs- als auch zu Filterzwecken gut verwenden.
| Abstimmkonto | Kontentext | Betrag in Hauswährung | Anzahl |
|---|---|---|---|
| 0000160000 | Trade Payables | 182,944,610.25 | 14,154 |
| 0000160000 | Verbindlichkeiten | 8,181,588,468.98 | 12,270 |
| 0000160010 | Trade Payables - dom | 10,600.00 | 2 |
| 0000161000 | AP-foreign | 10,988,090.38 | 88 |
| 0000164001 | Payables - CC 1000 | 1,586.00 | 2 |
| 0000164003 | Payables 3000 | 1,680,371.04 | 124 |
| 0000164003 | Payables CC 3000 | 305,752.58 | 9 |
| 0000167000 | HR 3rd Party Payable | 8,072.01 | 11 |
| 0000176050 | Travel expenses paya | 3,816.37 | 4 |
| Totals | 8,377,531,367.61 | 26,664 |
Abbildung 2 - Lieferantentransaktionen nach Abstimmungskonto
Belegarten
Belegarten werden oft herangezogen, weil diese den SAP Anwendern i.d.R. geläufig sind und einen Wiedererkennungswert darstellen, wenn sie im Reporting verwendet werden. Auch für den Ausschluss nicht gewünschter Buchungen kann die Belegart herangezogen werden. Allerdings ist das mit Einschränkungen zu betrachten:
Ein Nachteil kann sein, dass eine Belegart „Kreditorenrechnung“ nichts darüber aussagt, ob es sich um einen internen oder externen Lieferanten, eingereichte Reisekosten oder einen normalen Beschaffungsvorgang handelt; oder eine Belegart „Sonstige Buchung“ quasi jede Art von Transaktion beinhalten kann und eine Aussagekraft hier nicht gegeben ist. Auch ist die Belegart auf Ebene des gesamten Beleges geführt und sagt nur sehr eingeschränkt etwas über die einzelnen Buchungszeilen aus.
| Belegart | Bezeichnung der Belegart | Betrag in Hauswährung | Count |
|---|---|---|---|
| AB | Accounting document | 6,045,471.56 | 120 |
| EU | Conversion diff.Euro | 0.28 | 195 |
| KA | Vendor document | 4,321,612.36 | 294 |
| KR | Vendor invoice | 133,173,671.45 | 21,905 |
| KZ | Vendor payment | 43,274,294.94 | 68 |
| RE | Gross inv. receipt | 4,139,709,522.79 | 3,394 |
| ZP | Payment posting | 4,051,006,794.23 | 688 |
| Total | 8,377,531,367.61 | 26,664 |
Abbildung 3 - Lieferantentransaktionen nach Belegart
Will man etwas feiner differenzieren, bietet der nächste Punkt etwas bessere Abgrenzungsmöglichkeiten:
Buchungsschlüssel
Im Gegensatz zu Belegarten ermöglichen Buchungsschlüssel eine feinere Differenzierung, da im Customizing bei den Buchungsschlüsseln hinterlegt ist
- Ob die Buchungszeile im Soll oder Haben gebucht ist
- Um welche Art von Buchung es sich in der jeweiligen Zeile handelt.
- Ob die Zeile relevant für Kreditoren, Debitoren, Anlagen, Material oder eine neutrale Sachkontenbuchung ist
- Ob die jeweilige Zeile Kosten bzw. Umsatz- oder Zahlwirksam ist in Rahmen der Verkehrszahlenfortschreibung
- Falls es sich um einen Sonderhauptbuchvorgang handelt, der separat auszuweisen ist.
Der Buchungsschlüssel (Feldname BSCHL) ist in jeder einzelnen Belegzeile zu finden, auch die hier genannten Attribute sind zum Teil redundant mitgeführt und können direkt in BSAK und BSIK ausgewertet werden. Andere Informationen dagegen sind in der den Customizing-Einstellungen in der Tabelle TBSL einsehbar, die zugehörigen Texte in TBSLT.
| Buchungsschlüssel | Bezeichnung des Buchungsschlüssels | Betrag in Hauswährung | Count |
|---|---|---|---|
| 21 | Credit memo | 106,800,816.80 | 107 |
| 22 | Reverse invoice | 909,132.36 | 285 |
| 25 | Outgoing payment | 4,094,375,767.17 | 757 |
| 27 | Clearing | 0.10 | |
| 31 | Invoice | 4,172,000,849.00 | 25,308 |
| 32 | Reverse credit memo | 3,380,480.00 | 8 |
| 35 | Incoming payment | 64,100.00 | 3 |
| 37 | Other clearing | 0.18 | 95 |
| 38 | Payment clearing | 222.00 | 1 |
| Totals | 8,377,531,367.61 | 26,664 |
Abbildung 4 - Lieferantentransaktionen nach Buchungsschlüssel
CpD Kennzeichen
CpD Lieferanten kann man auf verschiedene Arten identifizieren: Es könnte sowohl das Abstimmkonto, als auch die Kontengruppe auf ein Einmalkonto hinweisen; alternativ kann man das Kennzeichen XCPDK betrachten, welches sich auf Ebene der globalen Stammdaten in Tabelle LFA1 befindet und im CpD-Falle mit einem X gefüllt ist. Über die Feinheiten des CPD Themas bzw. der Erfassung von Bankdaten im Beleg hat mein Kollege Martin Riedl übrigens einen interessanten Blogpost erstellt, den Sie sich dazu gerne anschauen können.
Diverse Sperr- und Löschvormerkungen
Wurde im Blogpost „Dateneintöpfe vermeiden“ erläutert, dass man als gelöscht markierte Bestellungen nicht per se von Datenanalysen ausschließen sollte, so gilt das analog für Auswertungen im Bereich der Finanzbuchhaltung. Natürlich lassen sich Buchungen auf Grund der Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten ohnehin nicht löschen. Aber es könnte der zugehörige Geschäftspartner in den Stammsätzen ein Löschkennzeichen oder eine Sperre aufweisen.
Nur weil ein Lieferant (mittlerweile) als gelöscht markiert ist, sollte in der vergangenheitsbezogenen Betrachtung durchaus die Historie seiner Buchungen Gegenstand von Reports sein. Informativ können Sperr- und Löschkennzeichen natürlich trotzdem in der Analyse zumindest mitgeführt werden. Hier gibt es gleich eine ganze Palette an Möglichkeiten, einen Lieferant zu Löschen bzw. für einzelne Bereiche zu sperren. So kann eine globale Löschvormerkung (Feldname LOEVM) gesetzt werden. Diese findet dann auf höchster Ebene der Stammdaten, nämlich in Tabelle LFA1, Anwendung. Es ist auch möglich, einen Lieferant für ausgewählte Buchungskreise zu löschen oder zu sperren; dies ist datenseitig dann in Tabelle LFB1 abgebildet; Sperren für den Einkauf in den Einkaufsstammdaten in Tabelle LFM1 etc.
Lieferantengruppe
Die Lieferantengruppe ist nicht direkt in der Tabelle BSAK zu finden, sondern ist in den Stammdaten des Lieferanten gespeichert. Im Gegensatz zum Abstimmkonto ist die Lieferantengruppe also nicht buchungskreisspezifisch bzw. vom zugeordneten Buchungskreis abhängig. Die Lieferantengruppe findet sich in Tabelle LFA1, der Feldname ist KTOKK. Hier wird je nach Customizing mehr oder weniger direkt eine Gruppierung ersichtlich, z.B.
- Mitarbeiter
- Externe Lieferanten
- CpD Lieferanten
- Intercompany Lieferanten
| Kontengruppe Kreditor | Bezeichnung der Kontengruppe | Betrag in Hauswährung | Count |
|---|---|---|---|
| 0001 | Vendors | 8,189,960,908.45 | 24,514 |
| 0020 | Vendor-BP-Commission Recipient | 220.01 | 4 |
| 0099 | One-time vendors | 10,600.00 | 2 |
| CPDL | One-time vend.(ext.no.assgnmt) | 162,066.00 | 4 |
| HRTP | Employees | 8,072.01 | 11 |
| KRED | Vendors | 11,830,255.95 | 141 |
| LIEF | Vendors | 175,556,649.19 | 1,983 |
| PLNT | Vendor belonging to group | 1,586.00 | 2 |
| VEND | Vendors (external, alpha) | 1,010.00 | 3 |
| Totals | 8,377,531,367.61 | 26,664 |
Abbildung 5 - Lieferantentransaktionen nach Kontengruppe
Verbundkennzeichen
Auch wenn die konkrete Ausprägung in der Praxis etwas vom Customizing abhängt, so ist ein möglicher Indikator für Verbundgeschäfte bzw. Verbundpartner das Partnerkennzeichen (LFA1-VBUND). Häufig ist es der Fall, dass dies mit dem einem Wert geführt ist, der dem Buchungskreis der Verbundgesellschaft entspricht. So könnte Buchungskreis 3000 – dab: Canada als Lieferant mit der Nummer 0100000110 dab: Canada Ltd., und VBUND Attribut 3000 abgebildet sein.
Fazit
Hier habe ich Ihnen einige Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie bei Auswertungen und Reports Ihre Buchhaltungsdaten aus SAP® nach verschiedenen Gesichtspunkten differenzieren können. In der Praxis macht es natürlich Sinn, verschiedene dieser Aspekte zu kombinieren:
Es macht Sinn, z.B. im ersten Schritt mittels des Buchungsschlüssels die Daten nur auf Rechnungen einzuschränken, und zugleich die Betrachtung nur für echte externe Lieferanten durchzuführen, (und Intercompany-Buchungen und HR-basierte Reisekostenbuchungen komplett außen vor zu lassen). Welche Möglichkeiten Sie bei Ihren Filtern und/oder Verdichtungen nutzen ist ganz von Ihren konkreten Anwendungsfällen abhängig.
Ich hoffe, der Blogpost war spannend für Sie. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben, lassen Sie es uns gerne wissen.