18.03.2019
Robert Galetzka
Autor: Robert Galetzka

ACL Robotics - The king is dead, long live the king!

Mit dem ACL Fall Release 2018 wurde das Produktportfolio um ein neues Produkt erweitert. Das neue Produkt vereint die bisherigen Produkte bestehend aus Analytics und dem Results-Modul mit einer vollautomatisierbaren Skriptverwaltung, dem sogenannten Robots. Es ermöglicht die Auswertung von Daten und die Automatisierung von Aufgaben, wahlweise in der Cloud oder On-Premises. Offiziell gehört dieses Produkt zur Auditmanagementplattform ACL GRC. Es erlaubt die Steuerung und Administration von Robots über den Webbrowser im ACL Launchpad.

Im Folgenden möchte ich einen Überblick zum neuen spannenden Produkt ACL Robotics geben, auf technische Details eingehen und den Unterschied zwischen den beiden Robots Varianten hervorheben.

Robots ermöglicht es auf der GRC-Plattform wiederkehrende Aufgaben mithilfe von in ACL Analytics definierten Skripten zu automatisieren. Die Einrichtung sogenannter Robots ist sehr einfach und hat auch nicht die Komplexität, welche der bisherige ACL AX Server mit sich bringt. Dies spiegelt sich sowohl auf der Benutzer- als auch auf Wartungsebene wider. Eine Installation ist, abhängig vom ACL Robotics Abonnement, einfach zu erledigen oder gar nicht erst notwendig. Robots ist wie ACL GRC auf den Servern von Amazon Web Services (AWS) gehostet. Details zur Sicherheit Ihrer Daten bei der Verwendung der cloudbasierten Anwendung finden Sie unter de.acl.com/trust/.

Zu den Kernfunktionen von Robots gehören die Verwaltung von Skripten, beispielsweise durch die Skript-Versionierung, das Testen und Bereitstellen von Skripten. Darüber hinaus gibt es eine Protokollierungs- und eine Benachrichtigungsfunktion. Durch die Unterscheidung zwischen einer Test- und Produktivumgebung lässt sich ein Veränderungsmanagement abbilden, welches es erlaubt, Analysen vor der Aktivierung für das Produktivsystem zunächst zu testen.

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es Benutzern einzelne Rollen zuzuweisen und damit deren Berechtigungen innerhalb der Anwendung zu steuern. Durch die Übernahme der Planungsfunktion, die bereits im ACL AX Server eine zentrale Funktion darstellt, lassen sich Aufgaben einplanen und in bestimmten Frequenzen wiederholen und automatisieren.

Doch wie genau funktioniert nun die Automatisierung und Arbeit mit Robots?

Ein Robot verarbeitet Analysen als Aufgaben gemäß eines zuvor erstellten ACL Skripts. Dazu ist es zunächst notwendig ein ACL Skript für eine bestimmte Aufgabe zu erstellen oder ein bestehendes Skript anzupassen. Zusätzlich müssen die Skripte mit einem Analysekopf  versehen werden, dadurch werden die Analysen innerhalb des Robots aufrufbar. Über den Analysekopf lassen sich der Analysename, bestimmte Anweisungen und Parameter zur Ausführung des Skripts festlegen.

Nachdem das ACL Skript mit dem Analysekopf versehen und im Robot hochgeladen wurde, kann eine Aufgabe erstellt werden. Ein Robot kann dabei eine oder mehrere Aufgaben ausführen. Soll eine Analyse ausgeführt werden, so wird das Ausführen dieser in der Aufgabe definiert. Bei der Definition der Aufgabe können Parameterwerte, sofern Parameter definiert wurden, angegeben werden. Abschließend kann anhand eines Ablaufplans festgelegt werden, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt werden soll. Nun führt ein mit Robots verbundener Agent die Aufgabe und damit die zugrunde liegenden Skripte, gemäß des definierten Ablaufplans, automatisiert ab.

Der Robot führt die Aufgaben mithilfe des Robots Agent aus. Der Agent ist eine eigenständige Software, die mit dem Robots Modul in der Cloud kommuniziert. Der Agent führt dabei nicht nur die Skripte mithilfe der integrierten ACL Skript Engine aus, sondern extrahiert die für die Analyse benötigten Daten aus den angegebenen Quellsystemen oder verbundenen Dateien und stellt die Ergebnisse in einem zuvor definierten Speicherort zur Verfügung.

Welcher Robots Agent einem zur Verfügung steht und wo die Daten verarbeitet bzw. gespeichert werden ist abhängig vom ACL Robotics Abonnement der Organisation, der man angehört. Mit der Professional Edition erhält man Robots mit einem Cloud Agent. Ab der Team Edition einen On-Premises Agent, doch welchen Unterschied macht das für einen?

Der Unterschied liegt in den zugrunde liegenden Technologien und den damit verfügbaren Funktionalitäten. In der Professional Edition ist Robots mit einem Cloud Agent verbunden, welcher in der Cloud gehostet ist und keine Installation erfordert. Mit diesem lassen sich Flatfiles, die zuvor hochgeladen wurden, oder cloud- bzw. webbasierte Datenquellen wie zum Beispiel Salesforce oder Twitter automatisiert verarbeiten. Die Verarbeitung der Daten und Bereitstellung der Ergebnisse erfolgt dabei in der Cloud. Die so erzeugten Ergebnisse lassen sich über den Webbrowser herunterladen und mit ACL for Windows lokal weiterverarbeiten. Möchte man Daten aus lokalen Datenquellen wie SAP, Oracle und SQL Datenbanken verarbeiten, so ist das in dieser Variante nicht möglich.

Ab der Team Edition ist zusätzlich zu den cloudbasierten Datenquellen auch die Auswertung von Daten aus lokalen Datenquellen mithilfe eines On-Premises Agent möglich. Dabei wird eine lokale Installation des On-Premises Agent auf einem Server innerhalb des gesicherten Firmennetzwerkes vorausgesetzt. Während der Installation des Agents wird eine Registrierungsdatei angegeben, welches den lokalen Agent mit dem Robots Modul der eigenen Launchpad Organisation verbindet. Dieses Vorgehen ermöglicht es dem Agent die gesamte Kommunikation verschlüsselt zwischen dem lokalem Server und der Cloud Plattform zu initiieren, ohne das dabei eine Konfiguration von eingehenden Ports notwendig ist. Die Daten werden mit dem On-Premises Agent lokal ausgewertet und gespeichert. Die Ergebnisse werden dabei im selben Ordner gespeichert. An das Robots Modul werden keine Ergebnisse oder Tabellen übertragen, lediglich Metadaten zu den Ergebnissen, wie Tabellen- oder Feldnamen. Das Results Modul stellt zu erfolgreich ausgeführten Aufgaben ein ACL Projekt bereit, welches herunterladen werden kann. Das ACL Projekt kann mit ACL for Windows geöffnet werden und beinhaltet die erzeugten Ergebnistabellen. Die dazugehörigen Daten werden durch eine Client-Server Verbindung über das lokale Netzwerk übertragen.

Wie eingangs erwähnt, besteht das neue Produkt ACL Robotics neben ACL Analytics und Robots auch aus dem Ergebnismodul Results. Über dieses Modul lassen sich Analyseergebnisse aus den durchgeführten Analysen hochladen, um diese abzuarbeiten und zu dokumentieren. Es enthält Tools für die Workflow-Automatisierung wie Trigger, Fragebögen und Metriken. Zum Beispiel ist es mit Triggern möglich an den Fachbereich eine E-Mail zu senden, wenn die Ergebnisse eine bestimmte Bedingung erfüllen oder zum Beispiel ungewöhnliche Bankdatenänderungen verzeichnet werden. Verschiedene Visualisierungen und Metriken können auf dieser Datenbasis erstellt werden und in Form eines Storyboards kurz und knackig präsentiert und per Weblink einfach geteilt werden.

ACL Robotics ist eine wichtige und sinnvolle Neuerung in der Produktlandschaft von ACL. Dabei integriert sich Robots nicht nur perfekt in die ACL GRC Plattform, sondern ist durch die schlanke Architektur und einfache Bedienung eine Alternative für all diejenigen, die zuvor von der Komplexität und Bedienung des ACL AX Server abgeschreckt wurden.

Wir als Dienstleister im Bereich der Datenanalyse erfahren selbst, dass sich im Alltag immer mehr wiederkehrende Aufgaben in Form von Analysen ergeben. Hinzu kommt die steigende Nachfrage aus den Fachbereichen an Daten und Auswertungen zu betriebswirtschaftlichen Fragestellungen wie zum Beispiel Doppelzahlungen. ACL Robotics beweist genau in diesen Szenarien seine wahre Stärke. Es vereint die mächtigen Funktionalitäten und Skriptmöglichkeiten von ACL Analytics mit den Performance Aspekten eines Servers. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten lassen sich Ergebnisse verlässlich planmäßig erzeugen und Continuous-Controls-Monitoring (CCM) oder Continuous Auditing (CA) Vorhaben professionell umsetzen. Results rundet dabei die gesamte Lösung ab mit der Möglichkeit zur Verarbeitung und Beilegung von den so erzeugten Analyseergebnissen.

Mit ACL Robotics ist man bestens gerüstet, um Datenanalyse bei sich auf ein neues Level zu bringen. Sollten für Sie das Thema ACL Robotics spannend klingen und deckt sich mit Ihren zukünftigen Vorhaben Ihre Datenanalyse in das digitale Zeitalter voranzutreiben so warten Sie nicht und vereinbaren Sie eine Präsentation unter info@dab-gmbh.de.


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