Self Assessments mit ACL GRC
In der heutigen Zeit ändert sich das Geschäftsumfeld laufend. Das stellt auch neue Herausforderungen an das Risikomanagement in Unternehmen. Das Risikomanagement muss mit der Dynamik Schritt halten. Das bedeutet auch, dass die durchgeführten Kontrollen immer wieder bewertet werden müssen, ob sie noch aktuell sind. Häufig werden diese Self Assessments mit Excel durchgeführt. Dies ist jedoch eine sehr zeitaufwändige und fehleranfällige Methode. ACL bietet nun die Möglichkeit ein solches Self Assessment toolbasiert durchzuführen und die Ergebnisse direkt online zu speichern. Dieser Blogpost führt in das Thema Self Assessments bei ACL ein und zeigt Ihnen, wie Sie in Zukunft die lästige Abfrage mit Excel zu den Akten legen können.
Die Vorbereitungen eines Assessments
Ziel eines Assessments ist es Kontrollen auf Ihre Wirksamkeit hin bewerten zu lassen. Dafür wird zunächst erstmal ein Projekt benötigt, indem Sie bereits die Ziele und die Kontrollen hinterlegt haben. Anschließend müssen Sie im Ergebnisse Modul einen Fragebogen und den Ort, an dem die Ergebnisse abgespeichert werden sollen anlegen. Dazu wird eine neue Datensammlung angelegt. Anschließend wird eine Analyse hinzugefügt und dann eine Tabelle, wo Umfrage ausgewählt wird. Nun kann ein bestehender Fragebogen ausgewählt oder ein neuer hinzugefügt werden.
Ist der Screenshot verknüpft, wird eine Tabelle angelegt, in die später die Antworten eingetragen werden.
Das Assessment
Sind die Assessment-Vorbereitungen abgeschlossen, so kann die eigentliche Beurteilung erfolgen. Sie können eine Beurteilung direkt im Reiter „Einsatz vor Ort“ im Projekte Modul hinzufügen. Auf der rechten Seite finden Sie einen großen blauen Button „Eine Beurteilung erstellen für…“. Wählen Sie anschließend Ihre Umfrage aus und dann die zu beurteilenden Kontrollen.
Nun können Sie jeder Kontrolle eine oder mehrere Personen zuordnen. Diese müssen nicht als ACL User registriert sein. Sie können den Fragebogen jeder beliebigen Person zuschicken. Dies ist ein großer Vorteil, da die Experten für einzelne Themengebiete nicht unbedingt aus dem Bereich der Revision kommen. Haben Sie die Prüfer zugewiesen und bestätigen das Senden der Umfrage, so erhalten diese eine E-Mail mit allen zu prüfenden Kontrollen.
Die Beurteilungen zu den einzelnen Kontrollen können unabhängig voneinander abgearbeitet werden. Wird der Fragebogen aufgerufen, so erhält die Person am linken Rand alle wichtigen Informationen zum Fragebogen und zu der Kontrolle, die beurteilt werden soll. In der Mitte ist dann der Fragebogen platziert, der ausgefüllt werden soll.
Nach der Beantwortung der Fragen werden diese in die vorbereitete Tabelle übernommen. Bereits beim Versenden des Fragebogens werden jedoch schon Informationen angelegt. Bereits eingetragen sind der Name der zu bewertenden Kontrolle, die Beschreibung und der Beurteilende. So können Sie auch sehen, welche Beurteilungen bereits abgeschlossen sind und welche nicht.
Mein persönlicher Eindruck vom GRC Self Assessment
Die Möglichkeit Self Assessments mit ACL GRC durchzuführen habe ich als sehr komfortabel kennengelernt. Der Aufwand ist im Vergleich zum Versand mit Exceltabellen deutlich niedriger. Wenn Sie das Projekte Modul ohnehin verwenden, dann haben Sie bereits die Grundlagen der Bewertung, die Kontrollen, und müssen hier nichts mehr verschriftlichen. Auch müssen Sie den Fragebogen nur einmal erstellen und können diesen dann stets wiederverwenden. Dies verschlankt den Prozess des Self Assessments deutlich.
Einen weiteren Vorteil sehe ich vor allem im automatisierten Hinterlegen der Antworten in einer einzigen Tabelle des Ergebnis Moduls. So entfällt lästiges Copy and Paste aus verschiedenen Tabellen, um eine Ergebnistabelle zu erzeugen. Zudem können Sie Ihre Ergebnisse im Ergebnis Modul direkt aufbereiten um möglichst schnell an Ergebnisse zu gelangen. Dabei hilft Ihnen auch die Nachverfolgung. Sie können problemlos nachschauen, wer bereits seine Beurteilung abgegeben hat und verfügen so über einen einfachen Kontrollmechanismus.
Ich persönlich Empfinde die hier beschriebene Möglichkeit des Self Assessments als große Erleichterung, die deutlich zeitsparender ist als bisherige Methoden. Die eingesparte Zeit kann viel besser in die Verbesserung und Durchführung der Kontrollen gesteckt werden, um einen effektiven Audit gewährleisten zu können.
