Salesforce Daten mit ACL™ analysieren
Nachdem ich diese Woche gelesen hatte, dass Salesforce-Gründer Marc Benioff und seine Frau Lynne das „Time-Magazine“ kaufen, fiel mir ein dass ich eigentlich schon vor einiger Zeit einen Blogpost über ACL™ in Verbindung mit Salesforce schreiben wollte.
Viele von Ihnen kennen uns ja im Zusammenhang mit der Analyse von SAP® Daten – aber wussten Sie schon, dass mit der Datenanalysesoftware ACL™ auch sehr einfach z.B. Daten aus Salesforce analysiert werden können?
Wir nutzen diese Möglichkeit auch für uns selbst, da ein großer Teil unseres Vertriebsprozesses (Leads, Opportunities, Bestellprozess, Genehmigungsworkflows, Auslieferung, Kontaktdaten) in Salesforce abgebildet ist. Nun finden wir das Tool zwar mächtig und hilfreich und absolut essentiell, aber aus unserer Sicht (sorry Salesforce) mangelt es an der Möglichkeit, schön und flexibel Reports und Auswertungen zu erstellen, zu automatisieren und innerhalb des Unternehmens zu teilen. Doch gerade im Vertriebsprozess ist eine bestmögliche Transparenz durch Datenanalyse von großer Bedeutung.
Wenn Sie sich jetzt Sorgen machen, wie groß die Komplexität eines solchen Datenanalyseprojektes ist, dann kann ich Sie beruhigen: Erste Schritte schaffen Sie ganz einfach innerhalb weniger Minuten, denn glücklicherweise hat ACL™ das Hauptproblem bei der Analyse von Salesforce-Daten bereits gelöst: Den Datenzugriff. Doch auch die eigentliche Analyse, sowie das Automatisieren und Visualisieren von Auswertungen sind kein Hexenwerk – aber der Reihe nach.
1. Datenzugriff auf Salesforce Daten mit ACL™
Alles was Sie brauchen, sind Ihre Benutzerdaten. ACL™ bietet vorgefertigte Konnektoren an, darunter auch einen Connector für Salesforce. Folgender Screenshot zeigt die Desktopversion, mit der Sie innerhalb kürzester Zeit einfach unter Angabe Ihrer Saleforce-Credentials direkt zu dem System Verbindung aufnehmen können.
Abbildung 1: ACL™ Salesforce Connector
Im zweiten Schritt bekommen Sie linkerhand die Tabellen gelistet, in denen die Salesforce Ihre Informationen abspeichert. Und auch wenn Sie kein Datenbank- oder IT-Spezialist sind, ein Großteil der Tabellen ist selbsterklärend bezeichnet. So finden sich etwa Opportunities, Contacts etc. in den entsprechend bezeichneten Datenbanktabellen.
Abbildung 2: Einfacher Zugriff auf die Salesforce Daten aus ACL™
Sie können nun auch bereits an dieser Stelle Beziehungen (JOINS) zwischen den Tabellen abbilden – oder aber, wenn Sie das nachher in der Datenanalysesoftware selbst umsetzen wollen, einfach die Daten, Tabelle für Tabelle extrahieren.
Die Datenmenge hängt natürlich stark von Ihrem Vertriebsprozess ab. Wenn Sie kleinteiliges Endkundengeschäft in Salesforce abbilden, wird die Datenmenge größer sein; wenn Sie ausschließlich größere Deals im B2B Bereich damit unterstützen, werden eher weniger Datensätze zur Extraktion anstehen.
2. Analyse und Visualisierung von Salesforce Daten
Liegen die Daten erst einmal im Analysetool ACL™ vor, sind Ihrer Fantasie in Sachen Auswertungen keinen Grenzen gesetzt: Wir nutzen Beispielsweise die Software, um Duplikate bei Stammdaten zu analysieren (über die Duplikatssuche), für die Auswertung historischer Daten (Average Deal size, gewonnene Deals pro Monat und Quartal und Jahr im Zeitverlauf; Vorjahresvergleiche und Trends) sowie für das Vorantreiben von Opportunities (Opportunities ohne Bewegung seit X Tagen, per Stage, etc.).
Das folgende Bild zeigt, wie es aussieht, wenn man sich mit den Detaildatensätzen in der umfangreichen Desktopsoftware ACL™ AN beschäftigen will, um z.B. wie im Screenshot ausgewählt Duplikate zu ermitteln in den Datensätzen:
Abbildung 3: Technische Analysen sind möglich…..
Aber erschrecken Sie nicht, es gibt auch weniger technische Analysemöglichkeiten in ACL™, z.B. über die Lösung ACL™ GRC. Hier lassen sich Sachverhalte auch besonders gut und zielführend mit verschiedenen vordefinierten Grafiken visualisieren:
Abbildung 4: …aber auch benutzerfreundliche Visualisierungen
So hat sowohl der eher technisch orientierte Anwender, der sich mit den Einzeldatensätzen beschäftigt, alle Möglichkeiten, als auch der Mitarbeiter, der sich einen schnellen Überblick über die Sachverhalte verschaffen möchte, ohne zu sehr in die Details einzusteigen. (Obwohl ihm diese Option nicht verwehrt ist, da die Visualisierungen bei Interesse auch einen Drilldown auf die Einzeldatensätze ermöglichen.)
Abbildung 5: So bleibt der Überblick über die Datenmengen gewahrt
3. Automatisierung und Standardisierung von Salesforce Auswertungen via ACL™
Falls Sie noch nicht viele Berührpunkte mit der Analysesoftware ACL™ hatten, sei noch hinzugefügt, dass eine große Stärke die eigene Skriptsprache ist. Damit können Sie sowohl den Datenzugriff als auch die Reports vollständig automatisieren und auch kontinuierlich einplanen. D.h. die Analysen können ohne manuelles Zutun regelmäßig ausgeführt werden.
Zudem können über die Lösung ACL™ GRC und das Results Modul z.B. Datensätze über Workflows an Vertriebsmitarbeiter verteilt, oder Dashboards in Form sogenannter Storyboards mit dem Management geteilt werden. Folgender Screenshot zeigt, wie ganz einfach mittels sogenannter Trigger Workflows und Aktionen … nun … getriggert werden kann.
Abbildung 6: Workflows können über Trigger automatisiert werden
Denkbar wäre z.B. automatisiert prüfen zu lassen, ob Vorgänge älter als X Tage sind, und dann diese zusammen mit einem kleinen Fragebogen oder einem Infotext an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten. Das erfolgt einfach über das Schema Bedingung->Aktion->Häufigkeit.
„Bedingung“ (Wenn das passiert), „Aktion“ (dann führe folgendes aus), Häufigkeit (und zwar in Real-Time oder zu bestimmten Zeitpunkten).
Wir hoffen, der kleine Blick über den SAP® Tellerrand hat Ihnen gefallen, und dass Sie Anregungen für die Analyse weiterer Datentöpfe im Unternehmen bekommen haben. Für Fragen zu diesem Artikel oder generellen Fragen zu Datenanalyse oder Produkten von dab und ACL™ kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu.