06.07.2018

Rahmenverträge in SAP® - Einführung

In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen Überblick über Rahmenvereinbarungen in SAP® im Modul Einkauf geben. Neben der Schilderung des Konzeptes an sich gebe ich Ihnen auch einen Einblick über die Abbildung aus Sicht der Datenanalyse, sprich auf SAP® Tabellen- und Feldebene.

Ein wichtiges Thema, das wir immer wieder bei unseren Datenanalysen im Bereich Einkauf behandeln, sind Rahmenverträge. Im Gegensatz zu Einzelbestellungen, die häufig ad-hoc Charakter aufweisen, sind Rahmenvereinbarungen Konstrukte, die auf eine längerfristige Geschäftsbeziehung ausgerichtet sind.

Häufig ist es im Interesse der beschaffenden Einheit, Konditionen für regelmäßig und/oder in höherem Umfang benötigte Materialen oder Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum hinweg zu fixieren. Hier kann sich bei den Verhandlungen unter Umständen auch die Möglichkeit bieten, Rabatte und Sonderkonditionen zu vereinbaren, die für Einmalbestellungen nicht angeboten werden.

Hier beleuchte ich das Thema vor allem aus der Perspektive der Analyse von SAP® Daten, d.h. die verwendeten Begrifflichkeiten und geschilderten Abläufe sind zum Teil systemspezifisch.

Nach einer kurzen fachlichen Erläuterung gehe ich auf die Datensicht ein.

 

Ausgewählte Arten von Rahmenvereinbarungen

Lassen Sie uns mit Beispielen für verschiedene Arten von Rahmenvereinbarungen beginnen. Ich schildere hier

  • Mengenkontrakte
  • Wertkontrakte
  • Lieferpläne

Schwerpunkt der späteren Detailausführungen liegt auf Mengen- und Wertkontrakten.

Mengenkontrakte werden, wie der Name besagt, typischerweise für konkrete Zielmengen eines bestimmten Gutes oder Materials abgeschlossen, z.B. eine Kontraktposition die lautet „1000 Motoren“. Das bedeutet, wenn ein Mengenkontrakt verschiedene Positionen umfasst, so sind die Zielmengen (und damit auch die monetären Werte) je nach Position differenziert. Unser Kontrakt könnte in einer weiteren zweiten Position „2000 Spezialventile“ umfassen.

Bei Wertkontrakten ist die Menge der Position häufig zweitrangig, denn es steht der gesamte Kontraktwert im Vordergrund. Es könnte beispielsweise sein, dass mit einem Dienstleister ein Wertkontrakt „Facility Management“ über 1.000.000 € abgeschlossen wird. Dieser umfasst die drei Positionen Gebäudereinigung, ggf. anfallende Reparaturarbeiten und Entsorgung. Hier kann ggf. weit weniger konkret auf einzelne Mengen abgestellt werden, und ein Gesamtwertkonstrukt macht eher Sinn. Ein weiteres Beispiel wäre Büromaterial (Bleistifte, Post-It), welches auf Einzelpositionsebene zu granular wären, um in einem Rahmenvertrag schriftlich fixiert zu werden.

Lieferpläne sind dagegen wiederum stärker an Mengen orientiert, und darüber hinaus an konkreten Liefermengen zu bestimmten Lieferterminen (man spricht hier von Einteilungen). Salopp könnte man sagen, es sind noch verbindlicher vereinbarte Mengenkontrakte – allerdings werden sie aus Sicht der Datenanalyse in SAP® separat geführt mit einem eigenen Belegtyp im Vergleich zu Mengen- oder Wertkontrakten – später mehr dazu.

 

Datenmodell - Grundlagen

Bevor wir uns nun mit der Datensicht näher beschäftigen, hier ein paar Basics die dafür gelegt werden müssen, d.h. hier ein kleiner Crashkurs, wenn Sie bisher noch nicht viel mit Datenbankarchitektur zu tun hatten:

Das klassische relationale Datenmodell vermeidet Redundanzen, in dem z.B. für Beleg und Transaktionen Daten in Kopf- und Positionsdaten aufgeteilt werden. Im „Belegkopf“ sind Daten zu finden, die für den gesamten Beleg (und alle Positionen) Gültigkeit haben. Klassischerweise sind im Bestellwesen im Belegkopf Attribute wie der Lieferant, die Belegwährung, das Datum der Bestellung und die Zahlungskonditionen zu finden. Übliche Bestellpositionsdaten dagegen sind die Bestellmenge, Warengruppe und Materialnummer, Menge und Preis.

 

Datenmodell – Bestellungen & Rahmenverträge

Um den Kontext zu schaffen beginnen wir mit normalen Einmalbestellungen: Diese sind in SAP® aus Sicht der Datenbank in den Tabellen EKKO (Bestellbelegkopf) und EKPO (Bestellposition) abgespeichert. Wenn Sie das nachvollziehen wollen, können Sie z.B. die Tabelleninhalte mit dem Tabellenbrowser SE16 anzeigen lassen.

 

Nun wird es spannend (OK, spannend für Datenanalysten): Rahmenvereinbarungen wie Mengenkontrakte, Wertkontrakte und Lieferpläne sind nicht in eigenen Tabellen gespeichert, sondern ebenso in den Tabellen EKKO und EKPO – Sie sollten sich also nicht von den Bezeichnungen in die Irre führen lassen bzw. diese zu eng fassen.

 

Belegtypen & Belegarten

Wie aber differenziert man in SAP® dann, ob es sich um eine normale Bestellung oder um eine Rahmenvereinbarung handelt – und wenn ja, um welche Art von Vereinbarung? Die erfahrenen SAP® Benutzer unter Ihnen werden natürlich korrekterweise die Belegart anführen, was völlig richtig ist. Trotzdem ist es aus Detailsicht noch einen weiteren Blick wert.

Belegtyp

SAP® folgt in vielen Bereichen dem Konzept von Belegtyp und Belegart. Der Belegtyp ist die grobe Klassifizierung, die Belegart die feinere Differenzierung des Belegtyps. Wenn Sie Analysen im Bestellwesen ausführen, dann sind unter anderem folgende vier Belegtypen für Sie von Interesse:

 

BelegtypBeschreibung
AAnfragen
FBestellungen
KKontrakte
LLieferpläne

 

Unser Fokus in diesem Artikel liegt auf K und L, den Kontrakten und Lieferplänen.

Belegart

Die eben aufgeführten Belegtypen sind jedem Einkaufsbeleg in der Kopfdatentabelle EKKO als Attribut zugewiesen (Feld: EKKO_BSTYP). Das bedeutet aus Analysesicht, dass uns der Belegtyp erlaubt, Lieferpläne von anderen Kontrakten zu unterscheiden. Wie aber lassen sich Wert- von Mengenkontrakten unterscheiden? Hier kommt die oben erläuterte Belegart ins Spiel: Im Standard steht die Belegart „MK“ für Mengenkontrakte“, und „WK“ für Wertkontrakte. Beide Belegarten weisen jedoch den selben Belegtyp „K“ auf. Während Belegtypen hauptsächlich der Kategorisierung dienen, finden Belegarten übrigens oft im Rahmen des Customizings Anwendung; sprich es werden Attribute den Belegarten zugeordnet, die dann der Ablauforganisation / Prozesssteuerung im System dienen. Zu finden sind sie ebenfalls in Tabelle EKKO, der Feldname ist EKKO_BSART.

Dies ist etwas technischer, aber der Vollständigkeit halber hier ein Screenshot der Belegarten-Tabelle mit den Customizing-Einstellungen in SAP®, falls diese zu Zwecken der Datenanalyse benötigt wird. Es sind z.B. die Nummernkreise für die entsprechenden Belegarten, Einstellungen für die Feldauswahl etc. in dieser Tabelle enthalten:

Tabelle T161 – Einstellungen für die Belegarten

Erweitern wir also unsere obenstehende Tabelle um Belegarten, sieht es wie folgt aus (die nicht-Kontraktrelevanten Belegtypen und Arten habe ich diesmal außen vor gelassen):

 

BelegtypBeschreibungBelegartBeschreibung
KKontrakteWKWertkontrakt
KKontrakteMKMengenkontrakt
LLieferpläneLPLieferplan
...

Anmerkung: Es kann natürlich noch weitere Belegarten geben, sowohl im Standard als auch im Rahmen des Customizings. Für unseren Blogpost reichen die genannten aus um die Zusammenhänge zu erklären.

Hier noch die Listung der Lieferpläne und Kontrakte aus unserem SAP® Entwicklungssystem mit Transaktion SE16, die wir mit diesen Informationen nun vornehmen können:

Tabelle EKKO – Listung von Kontrakten und Lieferplänen mit Transaktion SE16

Gut erkannt man den Typ (K oder L) und die zugeordnete Belegart (LP, WK, MK). Es finden sich insgesamt 154 Verträge in unserem System.

 

Relevante SAP® Transaktionen

Um Normalbestellungen nachzuschlagen, können Sie zum Beispiel Transaktion ME23N verwenden; um sich Kontrakte anzeigen zu lassen T-Code ME33K und für Lieferpläne ist die ME33L zielführend. Sie sehen, die Belegtypenkürzel K und L finden sich zum Teil auch in den Transaktionen wieder.

Folgende Abbildung zeigt einen Wertkontrakt, aufgerufen über Transaktion ME33K:

Anzeige Wertkontrakt in SAP® mit Transaktion ME33K

Durch Klick auf das Hutsymbol (die Kopfdaten, Sie erinnern sich) gelangt man zu der Ansicht, in der auch der Zielwert des Kontraktes sichtbar ist (in diesem Fall natürlich die Summe der beiden Positionen). Im Anschluss gehe ich noch etwas näher auf Zielwerte auf Positions- und Kopfebene bei Rahmenverträgen ein.

Transaktion ME33K Hutsymbol – Anzeige Kopfdaten Wertkontrakt

Nutzung von Rahmenverträgen in der Praxis

Nachdem wir erarbeitet haben wo Rahmenvereinbarungen aus Sicht der Datenhaltung zu finden sind – nämlich in den Tabellen, in dem man eigentlich „normale“ Bestellungen vermutet – und wie man sie identifiziert – anhand Belegtyp und Belegart – wenden wir uns nun noch ein paar Prozess-Aspekten zu.

Wir beleuchten die Zielwerte bei Mengen- und Wertkontrakten in Verbindung mit Material- und Warengruppen, und die Rolle der Einkaufsorganisationen (bzw. von Referenzeinkaufsorganisationen) im Kontext von Zentralkontrakten.

Laufzeiten & Zielwert

In der Regel zielen Rahmenvereinbarungen darauf ab, dass darin eine Obergrenze bzw. ein Gesamtvolumen festgelegt wird (sog. Zielwerte). Bei Mengenkontrakten ist das ja sehr spezifisch an einzelne Materialen und damit oft an die Materialnummer (Feld: EKPO_MATNR) gebunden, da hier die Stückzahl eine wichtige Rolle spielt (auch wenn es z.B. bei unbekanntem Material oder Verbrauchsmaterial noch andere Möglichkeiten gibt, auf die ich hier aber nicht näher eingehe). Aus diesem Grund ist hier der Zielwert auf Ebene der jeweiligen Kontraktposition zu finden, da hier die Zielmenge (Feld: EKPO_KTMNG) multipliziert mit dem Preis des jeweiligen Materials den Zielwert (Feld. EKPO_ZWERT) der einzelnen Position ergibt.

Für Wertkontrakte summieren sich häufiger verschiedene nicht mengenmäßig festgelegte Positionen zu einem kumulierten Kontraktwert, der dann auf Ebene des Belegkopfes festgelegt ist (EKKO_KTWRT). Da hier die einzelnen Mengen je Position (und damit Zielmengen) eher eine untergeordnete bzw. keine Rolle spielen, und es auch häufig für Dienstleistungen etc. Anwendung findet, ist hier eher eine Festlegung auf Ebene der Warengruppen (Feld: EKPO_MATKL) zu finden.

Laufzeiten in beiden Fällen finden sich übrigens auf Kopfebene in der Tabelle EKKO in den Feldern EKKO_KDATB und EKKO_KDATE.

Einkaufsorganisationen und Zentralkontrakte

Kontrakte haben ja häufig übergeordneten Charakter. Dies ist in SAP® dadurch abgebildet, dass die Einkaufsorganisation eine zentrale Bedeutung hat (und die ggf. der jeweiligen Einkaufsorganisation zugeordneten Werke). Die Einkaufsorganisation ist in der Tabelle EKKO bei jedem Vertrag mitgeführt (Feld: EKKO_EKORG) Nun ist es in Konzernstrukturen aber oft üblich, dass wichtige Kontrakte (Beispiel: Konzernweite Hardwarebeschaffung in Sachen Laptops) zentral verhandelt werden, und dann dezentral genutzt werden können. In diesem Fall kann mit quasi übergeordneten Einkaufsorganisationen gearbeitet werden, die als Referenzeinkauforganisation den dezentralen Einkaufsorganisationen zugeordnet werden. Letzter können dann die unter der Referenzeinkaufsorganisation angelegten Rahmenvereinbarungen nutzen und abrufen. Aus Sicht des Datenanalysten finden Sie die Zuordnung der Einkaufsorganisationen (Feldname: T024Z_EKORG) zu etwaigen Referenzeinkaufsorganisationen (Feld: T024Z_EKORZ) in Tabelle T024Z.

Tabelle T024Z: Zuordnung der Referenz-Einkaufsorganisation

Ausblick: Abrufe

Nun sind also mit den Verträgen die Grundlagen für eine längerfristige, strukturierte Beschaffung gelegt. Wie sehen aber nun einzelne, konkret auf einen Vertrag basierende Beschaffungsvorgänge aus? Hier spricht man auch von „Abrufen“. Diese sind konkrete Einzelbestellungen, die auf den Rahmenvertrag referenzieren. Wie man diese Abrufe mit Datenanalyse ermitteln kann, in welchen Tabellen sie protokolliert werden, und ob bzw. wie relevant Waren- und Rechnungseingänge in diesem Zusammenhang sind, das schildere ich Ihnen ihm nächsten Blogpost dieser Serie.

Im SAP® System selbst können Sie z.B. innerhalb der Transaktion ME33K über das Histogramm-Icon die Abrufdokumentation aufrufen und erhalten so die Information, was bereits abgerufen wurde.

Abbildung: Aufruf der Abrufdokumentation (Liste von Bestellungen) in ME33K

Ich hoffe, der Einstieg in das Thema Rahmenverträge hat Ihnen gefallen, und dass wir uns hier bald wieder lesen für den zweiten Teil „Rahmenverträge – Abrufdokumentation“.


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