24.07.2018

Rahmen­­verträge in SAP® - Abrufe

Im letzten Blogpost hatte ich einige Grundlagen geschildert, was Rahmenverträge (Wert- und Mengenkontrakte sowie Lieferpläne) in SAP® anbelangt.

Hier möchte ich nun noch wie angekündigt auf Rahmenvertragsabrufe eingehen. Dazu stelle ich kurz vor, wie diese in SAP® nachgeschlagen werden können, bevor wir gemeinsam auf die Datenlage blicken. Diese umfasst das im Detail das Protokollieren der Abrufe auf Tabellenebene.

 

1. Abrufe in SAP® nachschlagen

Auf einfache Art und Weise lassen sich die Abrufe wie folgt über die SAP® GUI feststellen. Das Beispiel baut auf einen Mengenkontrakt auf, den wir mit Hilfe der SAP® Transaktion ME33K nachschlagen:

Abbildung 1 – Aufruf der Abrufstatistik einer Kontraktposition

Er umfasst nur eine Position. Markiert man diese, so kann man durch Klick auf das Symbol mit den Histogrammen die sog. Abrufstatistik anzeigen. Dort sieht man, welche Abrufe auf einen Rahmenvertrag (genauer: auf eine Rahmenvertragsposition) bereits erfolgt sind, und ggf. welche Menge hier noch offen ist.

Abbildung 2 – Beispiel Abrufstatistik Mengenkontrakt

Interessant ist, dass insgesamt vier Einkaufsbelege in der Abrufstatistik auftauchen, die ersten drei davon allerdings mit kumulierter Menge 0. Nur die letzte Bestellung mit Bestellnummer 4500017169 und Position 10 führt zu einem Abruf von 2 Tonnen, und damit einer Minderung der offenen Zielmenge von 250 Tonnen auf 248 Tonnen.

Nun noch der Vollständigkeit halber noch das Bild eines Wertkontraktes mit der Belegnummer 4600000030; hier stellt sich die Abrufstatistik für Position 20 ähnlich dar:

Abbildung 3 – Beispiel Abrufstatistik Wertkontrakt

Die Summe des Bestell-Nettowertes aller Abrufe wird in der gelb markierten Zeile dargestellt. Allerdings findet sich auf Grund der Tatsache, dass der Zielwert auf Kopfebene gespeichert ist bei der Position keine Zielerreichung bzw. kein dokumentierter Restwert wie bei der Position des Mengenkontrakts. (Möchte man sich den Zielwert auf Kopfebene anzeigen lassen, so wählt man im Einstiegsbild der Transaktion ME33K wie gewohnt das Hutsymbol.)

 

2. Die Datenlage

Rahmenvertragsabrufe werden für Wert- und Mengenkontrakte unter anderem in einer separaten Tabelle namens EKAB protokolliert. Mittels SAP® Transaktion SE16 kann man sich die Einträge anzeigen lassen. Beigefügter Screenshot zeigt die in Tabelle EKAB Abrufe gefiltert auf „unseren“ Mengenkontrakt 4600000062 aus dem ersten Beispiel.

Abbildung 4 – Abrufdokumentation eines Mengenkontrakts in Tabelle EKAB

Es wird die entsprechende Bestellnummer und ihr Bezug zum entsprechenden Rahmenvertrag (genauer: Der Kontraktposition, bestehend aus Belegnummer und Belegposition) dokumentiert. Nun sehen wir auch, wieso insgesamt vier Bestellpositionen auf unsere Kontraktposition referenzieren, aber nur eine davon zu einem Abruf führt – die ersten drei Positionen haben das Löschkennzeichen L als Attribut.

Der Vollständigkeit halber ist hier noch der Screenshot der Tabelle EKAB für den Wertkontrakt 4600000030 aus Beispiel 2 zu sehen. Die Abrufe lassen sich analog identifizieren:

Abbildung 5 – Abrufdokumentation eines Wertkontrakts in Tabelle EKAB

Tabelle EKAB liefert also einen guten Ansatzpunkt für unsere Abrufe. Interessant ist aber zudem, dass sich die Abrufe nicht nur in einer separaten Tabelle finden, sondern dass sich auch über die ursprünglichen Bestelltabellen (hier erinnere ich an EKKO/EKPO aus dem ersten Blogpost) Listen mit Kontraktabrufen im Kontext von Datenanalysen erzeugen lassen. So weist z.B. die Tabelle EKPO (Bestellpositionen) auch die Felder KONNR und KTPNR (Kontraktnummer und Kontraktposition) auf. Diese sind bei Bestellpositionen, die auf einen Kontrakt (genauer: auf eine Kontraktposition) referenzieren, mit den entsprechenden Werten Kontraktnummer und Kontraktposition gefüllt.

 

Abbildung 6 – Abrufermittlung eines Mengenkontrakts in Tabelle EKPO

D.h. unser Kontraktabruf aus Beispiel 1 mit der Einkaufsbelegnummer 4500017169 und Position 10 weist in diesen beiden Feldern die Inhalte „4600000062“ (Nummer des Kontrakts der abgerufen wird) und “10“ (Position des Kontrakts) auf. Hier in Tabelle EKPO sind ebenfalls in die drei Bestellungen, die auf gelöscht gesetzt wurden und damit nicht zu Abrufen beitragen zu sehen.

Für unseren Wertkontrakt könnten wir dies natürlich ebenso in EKPO nachvollziehen, indem wir auf KONNR = 4600000030 filtern; den Screenshot an dieser Stelle spare ich mir. 

 

3. Was bedeutet Abruf überhaupt?

Aus Sicht eines Datenanalysten ist noch die Frage spannend, wie sich ein Kontraktabruf in SAP® überhaupt definiert:

Ein Abruf ist eine Bestellung (oder eine Bestellanforderung, aus der dann eine Bestellung generiert wird) mit Bezug zu einem Rahmenvertrag. Dies ist insofern wichtig, als es gut zu wissen ist, dass für die Protokollierung im ersten Schritt – zumindest für die Abrufstatistik in SAP® - Folgevorgänge wie Waren- und Rechnungseingänge keine Rolle spielen. Eine Menge oder ein Wert wird in der Statistik (d.h. in der Transaktions- ebenso wie in der Datensicht) als Abruf geführt, sobald die Bestellung erfolgt ist. Auch wenn im Anschluss keine Lieferung (bzw. kein Wareneingang) oder Rechnungseingang erfolgt, so wird doch in dieser Abrufdokumentation die Restmenge bzw. der Restwert erst einmal vermindert dargestellt. Dies wird auch in Tabelle EKAB deutlich, da diese nur Bestellmenge und Nettowert der Bestellung als Felder enthält, nicht aber Waren- oder Rechnungseingangsinformationen.

 

Fazit

In diesem Blogpost habe ich Ihnen vorgestellt, wie sich Abrufe auf Rahmenverträge in SAP® mittels SAP® Transaktion wie SE16 und ME33K feststellen lassen, aber auch wie es aus Datensicht protokolliert wird, nämlich sowohl über Attribute in EKKO/EKPO als auch in der Tabelle mit der Abrufdokumentation namens EKAB. Es wurde dafür sensibilisiert, dass ein Abruf i.d.R. bereits dann protokolliert wird, sobald die Bestellung darauf referenziert – unabhängig von Waren und Rechnungseingängen.

Aus Risikosicht bieten sich viele spannende Ansatzpunkte beim Thema Rahmenverträge, unter anderem folgende Aspekte:

  •  Welche Verträge laufen unüblich kurz/lange? Gibt es Bestellungen zur Kombination Material/Lieferant, für die eigentlich ein Vertrag existiert, die aber nicht darauf referenzieren?
  • Wie ist es um die Konditionen bestellt diesen nicht-referenzierenden Bestellungen?
  • Gibt es Kontrakte, die bereits in Sachen Mengen- und Werte überzogen sind?
  • Handelt es sich um tatsächliche Überziehungen (die auch durch entsprechende Waren- und Rechnungseingänge unterfüttert sind) oder handelt es sich „nur“ um Bestellungen, zu denen jedoch nie Folgevorgänge zu verzeichnen waren? 

Ich hoffe, diese zwei Blogposts über das Thema Rahmenverträge waren von Nutzen für Sie. Falls Sie Fragen oder Kommentare haben, oder auch die Sachlage in Ihrer beruflichen Praxis anders wahrnehmen, wir freuen uns über Ihr Feedback!


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