Analyseergebnisse teilen – ACL GRC Storyboards
Datenanalysen können interessante Ergebnisse hervorbringen. Sie helfen Probleme in Prozessen zu identifizieren, Betrugsfälle aufzudecken oder Schwachstellen in Stammdaten und viele weitere Auffälligkeiten zu identifizieren. Allerdings sind die Ergebnisse allein relativ wertlos, wenn die sie nicht aufbereitet und den entscheidenden Personen zugänglich gemacht werden. Doch nicht nur das Teilen an sich ist von großer Wichtigkeit, auch das „Wie“ ist nicht zu vernachlässigen. Wenn Sie einfach nur Ihre Ergebnistabellen mit hunderten Feldern und tausenden Datensätzen verschicken, so wird die Befassung damit sicherlich durchwachsen aussehen.
Die Übersichtlichkeit ist nicht gegeben und auch die Schlüsse aus einer solchen Tabelle müssen sich erst erarbeitet werden. Dazu fehlt in den Fachabteilungen oftmals das Wissen, wie genau die Daten zustande gekommen sind und die Zeit, diese weiter zu filtern, zu verdichten oder anderweitig zusammenzufassen.
Eine Lösung dafür bietet das Modul „Results“ in ACL GRC ™. Analyseergebnisse in Form von Tabellen können in dieses Modul geladen werden. Basierend auf diesen Datensätzen können dann auch sogenannte „Interpretationen“ erstellt werden, die neben Filtern und Kennzahlen auch die Erstellung von Visualisierungen umfassen.
Die Erstellung von Visualisierungen und den Aufbau der Storyboards werde ich im Folgenden detailliert beschreiben.
Ergebnisse grafisch aufbereiten - auf Ebene der Analyseergebnisse
Wie in der Einleitung beschrieben, erreichen Ihre Analyseergebnisse grafisch anschaulich aufbereitet und übersichtlich präsentiert eine ganz andere Aufmerksamkeit. In unserem Beispiel befinden sich bereits Analyseergebnisse in Form von Tabellen im „Results“ Modul von ACL GRC™. Diesen können nun Visualisierungen hinzugefügt werden. Sie können aus acht verschiedenen Diagrammtypen wählen um so die passende Grafik für Ihre Ergebnisse zu finden.
Die Diagramme lassen sich zumeist durch farbliche Gestaltung um weitere Dimensionen erweitern. So können die Visualisierungen Ihre Ergebnisse übersichtlich aufbereiten. Problematisch ist jedoch, dass wenn Sie die Diagramme innerhalb von Interpretationen erzeugen, dann bekommen die Diagramme nur die Nutzer zu sehen, die auch auf diese zugreifen können. Somit eignen sich die Diagramme in den Interpretationen nicht, um Ihre Ergebnisse zu präsentieren und einer breiten Masse zur Verfügung zu stellen, sondern sind eher für einzelne Datenanalysten bzw. Sachbearbeiter gedacht. Sie bilden jedoch die Basis an Grafiken, welche später in Form von Storyboards zusammengeführt und geteilt werden können.
Präsentation der Ergebnisse – auf Entscheider/ Managementebene
Zum Präsentieren und weiteren Aufbereiten Ihrer Ergebnisse auf einer höheren Ebene hat ACL™ sogenannte Storyboards entwickelt. Diese bieten Ihnen die Möglichkeit Texte, Visualisierungen und auch Tabellen übersichtlich zusammenzustellen und diese im Unternehmen zu teilen. Dabei ist es unerheblich ob diese Personen eine ACL™ Lizenz ihr Eigen nennen oder nicht. Storyboards lassen sich beliebig teilen. Allerdings ist für Nicht-ACL™-Benutzer kein Durchstieg in die Detaildatensätze (der sogenannte „Drill-Down“) möglich.
Auf dem Screenshot sehen Sie einen Ausschnitt eines Storyboards. Sie können diesem beliebig viele Metriken, Visualisierungen, Texte und Tabellenausschnitte hinzufügen. Die Informationen, mit Ausnahme der Texte, die sie selbst hineinschreiben müssen, sind nur verknüpft. Dies bedeutet, dass wenn sich Ihre Datenlage ändert, auch Ihr Storyboard angepasst wird. Dies vereinfacht Ihnen Ihr Reporting deutlich, da Sie das Storyboard nur einmal teilen müssen und es dann immer die aktuelle Datenlage beinhaltet.
Doch wie können Sie Ihr Storyboard mit Ihren Kollegen, anderen Abteilungen oder Vorgesetzten teilen? Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie Ihre ACL™ Kontakte dem Storyboard hinzufügen. Wenn Sie dies jedoch mit Kontakten außerhalb von ACL™ teilen möchten, dann können Sie einfach einen Link erzeugen, auf den Ihre Kontakte zugreifen können!
Sollte sich der Personenkreis einmal ändern, so können Sie den Link fürs Storyboard löschen und einen neuen Link erstellen. So können Sie den Zugriff aufs Storyboard jederzeit steuern und müssen nicht ständig ein neues Storyboard erstellen.
Mit dem neuesten Update haben Sie noch eine weitere Möglichkeit Ihre Ergebnisse zu präsentieren. Sollten Sie spontan einmal Ihre Ergebnisse vorstellen müssen, so können Sie Ihr Storyboard mit nur einem Klick in eine Bildschirmpräsentation verwandeln. Dies ermöglicht Ihnen kurze Präsentationen ohne lange Vorbereitungszeiten zu halten.
Beispiele für den Einsatz von Storyboards
Storyboards werden bei unseren Kunden in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt. Ein paar Beispiele möchte ich Ihnen nachfolgend aufzeigen, damit Sie ein besseres Verständnis für den Einsatz dieses Tools entwickeln können.
Dashboard für den CFO
Einen Überblick über aktuelle Unternehmensdaten zu erhalten ist oftmals gar nicht so einfach. Zwar werden monatliche Kennzahlen herumgeschickt, diese sind jedoch zumeist starr. Storyboards sind dynamisch und aktualisieren sich automatisch, sobald neue Daten in Ihre Tabellen geladen werden. Wenn Sie die alten Daten nicht überschreiben, sondern lediglich anhängen erhalten Sie neben einem aktuellen Überblick auch die Übersicht über den zeitlichen Verlauf.
Für Sie bedeutet das eine Zeitersparnis, weil Sie bei neuen Zahlen keine neuen Berichte erstellen müssen, sondern diese lediglich hochladen müssen.
Überblick über Audits
Bei einem Audit bei dem Sie Daten analysieren, können Sie den aktuellsten Stand Ihres Audits jederzeit mit Ihren Kollegen über ein Storyboard teilen. So können etwaige Zwischenergebnisse und Zwischenstände geteilt werden. Vor allem für Vorgesetzte ist dies ein interessantes Einsatzgebiet der Storyboards, denn vom Beginn der Analysen bis zum fertigen Bericht vergeht oft eine sehr lange Zeit. Das Storyboard kann über den aktuellen Zwischenstand informieren, oder das Fazit eines Audits aus Sicht der Datenanalyse prägnant zusammenfassen.
Sales Dashboard
Ähnlich wie bei dem erwähnten Dashboard für den CFO können auch aktuelle Absatzzahlen grafisch dargestellt und mit Ihren Kollegen geteilt werden. Automatisierte Uploads, welche täglich stattfinden können, zeigen Ihnen in Echtzeit Absatztrends. So behalten Sie und Ihre Kollegen den Überblick. Auch hier muss das Storyboard nur einmal angelegt werden, da es sich dynamisch selbst aktualisiert, sobald neue Daten vorhanden sind.
Abschluss
Ich hoffe, der Blogpost war aufschlussreich und konnte Ihnen einen Einblick in das Thema geben. Sollte Sie das Thema ACL GRC™ weitergehend interessieren, dann empfehle ich Ihnen die Blogposts zum Thema „Self Assessments mit ACL GRC™“ und „Questionnaires“.
Darüber hinaus berichten wir auf unserem Blog regelmäßig über die Neuerungen im Bereich ACL GRC™ und darüber hinaus weitere Themen aus den Bereichen Analyse von Massendaten und Datenanalysen mit SAP Daten. Schauen Sie also regelmäßig bei uns vorbei oder abonnieren Sie unseren Blog gleich hier.