ACL GRC Fragebögen Teil 2
In diesem Blogpost knüpfen wir an den vorangegangen Teil über GRC Fragebögen an.
Fragebögen verteilen
Bevor wir zum Verteilen, also dem Versenden der Fragebögen an die Empfänger kommen, stellt sich die Frage nach den Verwendungszwecken. Je nach Anwendungsfall bietet uns ACL hier verschiedenen Möglichkeiten:
Innerhalb einer neuen Analyse unterscheidet man zwischen verschiedene Tabellen und damit auch gleichzeitig verschiedene Verteilungsarten:
- Datenanalyse
- Umfrage
- Ereignisbericht
Diese werde ich Ihnen nun detaillierter erklären.
1. Datenanalyse – Der Fragebogen wird an einzelne Personen oder Gruppen gesendet, um Zusatzinformationen zu bestimmen Datensätzen/Belägen abzufragen
Hierfür wird eine bereits gefüllte Tabelle mit Vorfällen benötigt. Zu den einzelnen Datensätzen können dann mithilfe des Fragebogens gewisse Sachverhalte hinterfragt oder Informationen angefordert werden.
Bei der Auswahl der Empfänger hat man mehrere Möglichkeiten:
- Lizensierter GRC-Benutzer (Revisor oder dedizierte Benutzer aus dem Fachbereich) der den Sachverhalt klären soll, oder man selbst, wenn man für einzelne Datensätze selbst zuständig ist.
- Eine E-Mail-Adresse als Freitext, d.h. jede beliebige Person im Unternehmen unabhängig davon ob sie eine GRC Lizenz hat oder nicht.
- Eine eingetragen E-Mail Adresse aus einem Feld der gerade zu bearbeitenden Tabelle. D.h. ein fester Verantwortlicher der bereits vorab bestimmt wird. (Bei einem Datensatz, z.B. einer FI-Buchung könnte das beispielsweise der Erfasser oder Freigeber einer Rechnung sein.)
Wählt man mehrere Datensätze gleichzeitig aus, darf man entscheiden ob die Antwort für alle Datenätze gesammelt oder einzeln pro Datensatz erfolgen soll. Sobald der Fragebogen zugestellt und beantwortet wird, werden die Antwortspalten in der Tabelle ergänzt und man erhält einen hervorragenden Überblick über alle Antworten der Datenzeilen. Möchte man noch Änderungen an seiner Antwort vornehmen, so ist das ebenfalls möglich. Über Kommentare können Änderungen begründet werden, außerdem werden diese auch protokolliert, sodass man keinerlei Informationen verliert.
Dieser Ansatz Tabellen mit Fragenbögen zu kombinieren eignet sich natürlich für die verschiedensten Szenarien z.B. auch für die Nachverfolgung von Ergebnissen aus vorangegangen Prüfungen (Follow-Up) oder der Weiterverteilung von Datenanalyse-Ergebnissen an Fachbereiche.
Angenommen eine Auswertung über mehrere Buchungskreise in Ihrem Unternehmen liefert mögliche Doppelzahlungen, die auf ihre Tatsächlichkeit geprüft werden sollen. Das Ergebnis der Analyse wird als Tabelle hochgeladen, ein entsprechender Fragebogen erstellt und an die Verantwortlichen je nach Buchungskreis verteilt. Sie als Prüfer behalten dann den vollen Überblick über den Bearbeitungsstatus und welche Vorgänge tatsächlich Doppelzahlungen waren. Mit dem Feedback können die Analysen anschließend eventuell sogar geschärft und für nachfolgende Prüfungen verbessert werden.
Die Anwendungsfälle für Fragebögen im Zusammenhang mit bestehenden Tabellen sind enorm. Denken Sie nur an die vielen Excel-Listen die tagtäglich verschickt, ausgefüllt, kommentiert und anschließend zurückgeschickt und konsolidiert werden.
2. Umfrage – Der Fragebogen wird an bekannte oder anonyme Befragte gesendet mit der Bitte diesen auszufüllen.
Komplett ohne vorangehende Analysen oder bestehenden Vorgängen die es zu bearbeiten gilt, kommt die Umfrage aus. Hier verteilen Sie den Fragebogen direkt an bestimmte Personen oder über einen anonymen Link.
Die hier aufgeführten Empfänger erhalten dann den Fragebogen per E-Mail und können diesen beantworten. Sie als Zusteller behalten den Überblick zum Versand und dem Status. Der Fragebogen zur Umfrage kann auch über einen Link verteilt werden. Besonderheit ist hier, dass der Empfänger diesen Link nur einmal benutzen kann. Sobald er den Fragebogen mit dieser Adresse beantwortet hat, kann er den Link kein zweites Mal für die Beantwortung benutzen. Selbiges gilt für die Verteilung über E-Mail. Bei einer Umfrage kann nur einmal geantwortet werden und die Bearbeitung der Antwort ist im Gegensatz zur der vorher vorgestellten Methode „Datenanalyse“ nicht mehr möglich.
Alle Antworten werden gesammelt und können anschließend sehr einfach ausgewertet werden.
Antworten über den anonymen Link haben keinen Eintrag beim Empfänger und noch nicht beantwortete Fragebögen bei E-Mail-Zustellungen sind leer in den Antwortspalten.
3. Ereignisbericht – Der Fragebogen steht als anonymer Link zur Verfügung und kann genutzt werden um Ereignisse oder Vorfälle zu melden.
Die letzte Möglichkeit Fragebögen zu verteilen stellt der Ereignisbericht dar. Auch hierfür wird keine Tabelle oder vorangehende Analyse benötigt.
Bei dieser Methode stellen Sie den potenziellen Befragten einen sicheren Link zur Verfügung, womit man den vorher erstellten Fragebogen erhält. Antworten werden zentral und komplett anonym gesammelt. Der Link ist dauerhaft verfügbar und kann im Gegensatz zur Umfrage auch mehrmals von ein und derselben Person benutzt werden.
Der Anwendungsfall zielt hier ganz klar auf einen Weg Geschehnisse komplett anonym melden zu können, allgemein bekannt als Whistleblower (Hinweisgeber) Hotline. Aber auch andere Anwendungsfälle wären hier denkbar.
Ergebnisse auswerten
Nachdem wir jetzt gesehen haben wie Fragebögen erstellt und verteilt werden, stellt sich nun die Frage wie man die gesammelten Ergebnisse weiterverarbeiten kann.
Mit Beilegen/(Remediate) finden Sie die Antworten in Tabellenform und können diese sogar wenn Sie wollen mit Hilfe von weiteren Fragebögen weiterverarbeiten oder Personen zuordnen und mit Statusangeben versehen. Mit Untersuchen/(Investigate) können Sie ganz einfach Visualisierungen erstellen und so eine andere Sicht auf die Daten erhalten. Mit Anzeigen/(Indicate) erstellen Sie Metriken über den Datenbestand und generieren Kennzahlen, um bei größeren Datenbeständen den Überblick zu behalten. Mit Automatisieren/(Automate) erstellen Sie Trigger, die bei bestimmten Ereignissen greifen und Folgeaktionen automatisch auslösen. Vor allem bei Fragebögen lässt sich hervorragend mit Triggern arbeiten um z.B. automatische Erinnerungen zu versenden, falls Personen auf Ihre Fragebögen nicht antworten oder Benachrichtigungen, sobald ein neuer Eintrag in der Whistleblower Hotline erscheint.
Fazit
Ich persönlich finde die Fragebögen im Results Modul überaus praktisch. Sie stellen eine zentrale Komponente in diesem Modul dar und können so extrem vielseitig genutzt werden. Zwar muss ein Fragebogen vorher erstellt und gut überlegt sein, spart anschließend aber sehr viel Zeit im Prozess ein. Auch die Einarbeitungszeit in das Tool ist sehr überschaubar und ich traue es jedem zu einen Fragebogen ohne großartige Vorkenntnisse anzulegen und zu verteilen. Probieren Sie es einfach aus und Sie werden schnell neue Anwendungsfälle finden in denen Sie sich Ihre tägliche Arbeit mit Hilfe von Fragebögen stark vereinfachen können.
Zu Letzt möchte ich Ihnen auch die Möglichkeit geben, einen mit ACL erstellten Fragebogen mal selbst zu beantworten. Dazu habe ich einen Fragebogen zu unseren Blogeinträgen erstellt und über einen anonymen Link verteilt:
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.