21.03.2018
Anton Grening
Autor: Anton Grening

ACL GRC - Fragebögen Teil 1

In einem früheren Blogeintrag zum Thema Self Assessments mit ACL GRC haben Sie bereits über Fragebögen gelesen. Nun möchte ich dieses Thema etwas weiter ausführen, denn mit den Fragebögen im ACL GRC Results bzw. Ergebnisse Modul haben Sie noch viel mehr Möglichkeiten als „nur“ Self Assessments durchzuführen.

Grundsätzlich lassen sich mit dem Ergebnismoduls Vorfälle, die durch Datenanalyseergebnisse identifiziert wurden, organisieren, visualisieren, überwachen und beilegen. Fragebögen spielen dabei eine zentrale Rolle, weshalb wir uns diese nun im Detail ansehen werden:

 

Allgemein

Um einen Fragebogen zu erstellen benötigen Sie zunächst eine Sammlung im Ergebnisse Modul von ACL GRC™. Da Fragebögen auf Sammlungsebene gespeichert werden, können Sie diese dann anschließend in allen Analysen innerhalb der Sammlung verwenden. Eine Analyse kann wiederum verschiedene Tabelle beinhalten, die Fragebögen auf unterschiedliche Art und Weise verwenden.

Fragebogen erstellen

Innerhalb der Collection/Sammlung lassen sich dann Fragebögen (Questionnaires) über den entsprechenden Menüpunkt hinzufügen. In meinem Beispiel sehen wir zwei Fragebögen um Teilnehmer-Feedback zu einem abgehaltenen Training einzuholen. Auf die Revision übertragen könnte der Fragebogen dann z.B. eine Bewertung des Ablaufs eines Audits ermöglichen. Mit einer gesammelten Rückmeldung aus den Fachbereichen lässt sich auch so die Qualität der Prüfungen messbar machen und ggf. erhöhen.

Grundsätzlich kann ein Fragebogen entweder basierend auf Daten aus einer Tabelle versendet werden, um z.B. Stellung zu einzelnen Datensätzen nehmen zu lassen oder komplett losgelöst von bestehenden Analysen sein. Sollten sich in dieser Sammlung bereits Analysen befinden, können Sie dann pro Fragebogen angeben ob die darunterliegende Tabelle um die Antwortspalten des Fragebogens erweitert werden soll. Außerdem lässt sich einstellen, dass der Fragebogen nur von verlinkten Tabellen aus verschickt werden kann. So könnte ein Fragebogen zu potentiellen Doppelzahlungen nur Sinn machen im Kontext von einer Tabelle mit entsprechenden Analyseergebnissen.

Wenn es dann darum geht den Fragebogen zu entwerfen, bleiben keine Wünsche offen. Die Antworttypen erstrecken sich von Auswahlfenstern, über formatierbare Freitexte bis hin zur digitalen Signatur. Und das Anfügen von Anhängen ist natürlich auch möglich.

Pro hinzugefügter Frage können Sie dann bestimmen ob die Antwort optional oder ein Pflichtfeld ist, ohne das der Fragebogen nicht zurückgesandt werden kann. Idealerweise sollte ein Fragebogen allerdings einfach und kurz gehalten werden. Falls bestimmte Fragen aber eine gewisse Komplexität haben, dann können Sie auch auf eine bedingte Logik zurückgreifen, d.h. abhängig von Antworten bestimmte Folgefragen stellen.

Insgesamt ist die Erstellung auch umfangreicher Fragebögen unkompliziert und schnell durchführbar.

Es ist auch jederzeit möglich den Fragebogen im Entwurf zu betrachten, um die Ansicht des Empfängers zu erhalten. So wissen Sie immer genau wie Ihr Fragebogen ankommt.

Fragebogen kopieren

Sollten Sie schon einen Fragebogen in einer Sammlung erstellt haben und diesen gerne auch in anderen Sammlungen verfügbar machen, so lassen sich Fragebögen auch ganz einfach zwischen den Sammlungen kopieren.

Wechseln Sie dazu in die Sammlung, in der der Fragebogen verfügbar ist, und gehen dann auf die Kopieren-Schaltfläche. Anschließend können Sie auswählen, in welcher Sammlung die Kopie gespeichert werden soll. Selbst einzelne Fragen können so zwischen den Fragebögen ausgetauscht werden. Dazu einfach den Fragebogen öffnen und ebenfalls die Kopieren-Schaltfläche nutzen. Tipp: Sie können einen Fragebogen auch in der gleichen Sammlung kopieren, falls Sie zum Beispiel einen Fragebogen mehrsprachig benötigen. Dann haben Sie die Struktur bereits hinterlegt und müssen nur die Texte anpassen.

Standardmäßig liefert ACL auch eine Reihe an Fragebogenvorlagen. Diese können aus der Sammlung „Template Questionnaires“ kopiert und direkt bzw. modifiziert verwendet werden. Als Beispiele für solche Vorlagen sind Umfragen zur Kundenzufriedenheit, Vorprüfungsfragebögen oder Whistleblower- und Störungsberichtshotlines zu nennen.

Eine vollständige Liste aller Fragebogenvorlagen einschließlich Einordnung in Themenbereiche und Beschreibung finden Sie hier.


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