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Vergleich zwischen Belegarten und Belegtypen im Einkauf
Dieser Artikel soll die Unterschiede zwischen Einkaufsbelegtyp (EKKO_BSTYP) und Einkaufsbelegart (EKKO_BSART) erklären, die man in der Tabelle EKKO findet. Die Tabelle EKKO beinhaltet die Kopfdaten aller Einkaufsbelege. Um welche Belege es sich da konkret handelt, wird im Laufe des Kapitels beschrieben.
Inhalte der Tabelle EKKO
Die Einkaufsbelege werden in den Tabellen EKKO (Belegköpfe) und EKPO (Belegpositionen) gespeichert, d.h. in der EKKO sind Informationen vorhanden, die für den gesamten Beleg gültig sind (z. B. Lieferant, Einkaufsbelegart, Einkaufsbelegtyp), während in der EKPO positionsspezifische Informationen enthalten sind (z. B. Menge, Material, Nettowert).
Klassifiziert werden die Belege über den Einkaufsbelegtyp und die Einkaufsbelegart. Im Folgenden werden die Begriffe kurz erklärt:
Der Einkaufsbelegtyp dient als Unterscheidungskriterium für betriebswirtschaftliche Prozesse. Die Eigenschaften sind von SAP® vorgegeben und können nicht geändert werden. Der am häufigsten auftretende Einkaufsbelegtyp hat den Wert F (= Bestellung), außerdem können noch die Typen A (= Anfrage), K (= Kontrakt) sowie L (= Lieferplan) vorkommen. Zudem sind pro Einkaufsbelegtyp spezifische Transaktionscodes vorgesehen:
- Bestellung anlegen/ändern/anzeigen: ME21N/ME22N/ME23N
- Anfrage anlegen/ändern/anzeigen: ME41/ME42/ME43
- Kontrakt anlegen/ändern/anzeigen: ME31K/ME32K/ME33K
- Lieferplan anlegen/ändern/anzeigen: ME31L/ME32L/ME33L
Die Einkaufsbelegart ist eine weitere Unterteilung der Einkaufsbelegtypen. Allerdings können Belegarten im Customizing angelegt und angepasst werden. Die Einkaufsbelegart legt fest, welcher Nummernkreis verwendet wird, welches Intervall die Positionsnummern haben sollen und welche Positionstypen erlaubt sind. Einkaufsbelegarten können auch als Unterscheidungskriterium bei Auswertungen dienen. Beispielsweise kann der Gesamtwert der Normalbestellungen und der Gesamtwert der Umlagerungsbestellungen ermittelt werden. Nachfolgende Abbildung zeigt die Belegarten, die im Customizing für den Einkaufsbelegtyp F definiert sind.
Abbildung 1 - Belegarten zum Einkaufsbelegtyp F
Vergleich der Einkaufsbelegtypen Bestellung und Kontrakt
Um die Bedeutung der Einkaufsbelegtypen zu verdeutlichen, soll beispielhaft der Unterschied zwischen Bestellung und Kontrakt verdeutlicht werden.
Der Kontrakt ist eine Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von bestimmten Waren oder Dienstleistungen. Man unterscheidet zwischen einem Mengenkontrakt, in dem die zu liefernde Gesamtmenge im Vereinbarungszeitraum festgelegt wird, und einem Wertkontrakt, in dem der Gesamtwert der Lieferungen und Leistungen vereinbart ist. Eine tatsächliche Bereitstellung der Ware oder Dienstleistung wird mit einem Kontrakt nicht ausgelöst, sondern es wird die Menge bzw. der Wert vereinbart, der in einem bestimmten Zeitraum bestellt werden wird.
Eine Bestellung löst die tatsächliche Lieferung oder Bereitstellung der Ware bzw. Dienstleitung aus. Auf die Bestellung folgen dann die Prozesse Eingangslieferung und Eingangsrechnung. In vielen Fällen referenziert eine Bestellung auf einen Kontrakt.
Folgendes Beispiel zeigt eine Bestellung, die auf einen Kontrakt referenziert.
Abbildung 2 - Normalbestellung, Teil 1
Wenn wir weiter nach rechts scrollen, dann sehen wir die Kontraktnummer 4600000003 im Feld Rahmenvertrag.
Abbildung 3 - Normalbestellung, Teil 2
Wenn wir auf dieses Feld doppelklicken, dann gelangen wir in die Anzeige des Kontraktes (Transaktion ME33K).
Abbildung 4 - Kontrakt anzeigen
Es handelt sich hier um einen Mengenkontrakt, weil das Feld Vertragsart mit dem Wert „MK“ gefüllt ist. Hier ist vereinbart, dass insgesamt 20 000 Stück zum Preis von jeweils 2,56 Euro gekauft werden sollen.
Berücksichtigung von Einkaufsbelegtypen in Auswertungen
Wie bereits erwähnt, sind in der Tabelle EKKO Bestellungen, Anfragen, Kontrakte und Lieferpläne enthalten. Unterscheidungskriterium ist dabei der Einkaufsbelegtyp (Feld BSTYP). Bei der Analyse der Daten ist es wichtig, dass die Einkaufsbelegtypen getrennt voneinander zu behandeln sind. Nachfolgend sind einige Beispiele aufgelistet:
Wenn das Bestellvolumen pro Lieferant ermittelt werden soll, dann muss der Einkaufsbeleg auf den Einkaufsbelegtyp F gefiltert werden, bevor der Nettowert summiert wird.
Falls die Bestellungen mit den dazugehörigen Kontrakten verglichen werden sollen, dann müssen zunächst aus der EKKO zwei Tabellen gebildet werden, wobei eine Tabelle die Bestellungen enthält und die andere Tabelle die Kontrakte. Die Bestellungen können anschließend mit den Kontrakten verknüpft werden, indem das Feld KONNR in den Bestellungen mit dem Feld EBELN in den Kontrakten verbunden wird.
Fazit
Der Artikel hat gezeigt, dass die Begriffe „Belegtyp“ und „Belegart“ nicht verwechselt werden dürfen. Während Belegtypen unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge darstellen, dienen Belegarten zur Unterteilung von Belegtypen.