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Über Verkehrszahlen in SAP®
Dieser Artikel soll die Saldendarstellung der Kreditoren- und Debitorenkonten näher beleuchten. Pro Lieferant bzw. Kunde fallen im Laufe des Jahres verschiedene Buchungen an. In den Tabellen LFC1 und KNC1 bekommt man eine konsolidierte Sicht auf die Kreditoren- bzw. Debitorenbuchungen innerhalb einer Periode. In diesem Artikel werden die genannten Tabellen näher betrachtet. Es wird zudem auf die entsprechenden Transaktionen im SAP® eingegangen.
Struktur der Tabelle LFC1
Die Werte werden in der Tabelle pro Kreditorennummer (Feld LIFNR), Buchungskreis (Feld BUKRS) und Geschäftsjahr (Feld GJAHR) dargestellt. In dem Feld UMSAV wird der Saldovortrag zu Beginn des Geschäftsjahres gespeichert, das entspricht dem offenen Betrag, der im letzten Geschäftsjahr nicht ausgeglichen wurde.
Die nachfolgenden Felder sind jeweils pro Periode, also 16 Mal aufgelistet. XX ist dabei der Platzhalter für die jeweilige Periode. Eine Buchungsperiode entspricht einem Monat, Perioden 13 – 16 sind Sonderperioden, auf denen Jahresabschlussbuchungen getätigt werden:
- LFC1_UMXXS: Summe der Sollbuchungen in der Periode
- LFC1_UMXXH: Summe der Habenbuchungen in der Periode
- LFC1_UMXXU: Umsatz in der Periode
Das Feld beinhaltet die Summe aller umsatzwirksamen Buchungen in dieser Buchungsperiode. Ob eine Buchung umsatzwirksam ist, hängt vom Buchungsschlüssel ab. Beispielsweise ist eine Lieferantenrechnung umsatzwirksam, während eine Zahlung nicht umsatzwirksam ist, d.h. für die Höhe des Umsatzes spielt es keine Rolle, ob eine Lieferantenrechnung bereits ausgeglichen worden ist.
Nachfolgendes Beispiel zeigt Verkehrszahlen von Lieferant 111 in der Transaktion SE16. Aus Platzgründen wurde die Ansicht auf zwei Screenshots aufgeteilt:
Abbildung 1: Struktur der Tabelle LFC1: Erster Teil
Abbildung 2: Struktur der Tabelle LFC1: Zweiter Teil
In diesem Beispiel betrug der Saldovortrag zu Beginn des Geschäftsjahres 2004 158.385,48 Euro im Haben. Ein negativer Betrag stellt eine Haben-Buchung dar, während ein positiver Betrag einer Soll-Buchung entspricht. Der Saldovortrag wurde berechnet, indem die Summe der Soll-Buchungen mit der Summe der Haben-Buchungen im Vorjahr verrechnet wurde. Falls alle offenen Posten zu Beginn von 2004 ausgeglichen gewesen wären, wäre der Saldovortrag bei 0 Euro. Im weiteren Verlauf wird dieser Sachverhalt noch näher erläutert. Ansonsten werden pro Periode jeweils die Summe der Soll-Buchungen, die Summe der Haben-Buchungen und die Summe der Umsätze aufgelistet. Auffällig ist in diesem Beispiel, dass die Umsätze nur mit einem negativen Betrag dargestellt sind. Wie bereits erwähnt, werden Haben-Buchungen als negative Zahl addiert. Da die Haben-Summe immer der Umsatzsumme entspricht, waren die Haben-Buchungen immer umsatzwirksam. In Periode 12 betrug die Summe der Soll-Buchungen 213.275,06 Euro. Da sich dieser Betrag nicht auf den Umsatz in Periode 12 ausgewirkt hat, waren die Soll-Buchung(en) nicht umsatzwirksam.
Um welche Buchungen es sich dabei handelt, wird im weiteren Verlaufe erläutert.
Anzeige der Lieferanten-Verkehrszahlen in der Transaktion FK10N
Eine andere Sicht auf die Daten bekommt man in der SAP® Transaktion FK10N. Zu Lieferant 111, Buchungskreis 1000, Geschäftsjahr 2004 werden die Daten folgendermaßen aufbereitet:
Abbildung 3: Saldenanzeige Kreditoren in Transaktion FK10N
Auffällig ist hierbei, dass zusätzlich der Saldo und der kumulierte Saldo aufgelistet werden. Diese Werte sind, mit Ausnahme des Saldovortrags, nicht in der Tabelle LFC1 gespeichert, sondern werden zur Laufzeit berechnet. Die Herkunft der Werte kann durch Doppelklick auf die entsprechenden Felder nachvollzogen werden. Beispielsweise gelangt man durch Doppelklick auf das Feld „Saldo“ in Periode 1 zu folgender Anzeige:
Abbildung 4: Kreditoren Einzelpostenliste
In Periode 1 wurde ein Beleg mit der Belegart RE (= Lieferantenrechnung) im Haben gebucht. Durch Doppelklick auf diese Zeile gelangt man zur Belegsicht:
Abbildung 5: Beleg anzeigen
Hierbei erkennt man, dass die Rechnung mit Buchungsschlüssel 31 (= Rechnung) gebucht wurde. In der Tabelle TBSL ist hinterlegt, dass bei Verwendung des Buchungsschlüssels 31 eine umsatzwirksame Haben-Buchung erfolgt. Die wichtigsten Felder der Tabelle TBSL, die für unser Beispiel relevant sind, werden hier kurz erklärt:
- BSCHL: Buchungsschlüssel
- SHKZG: Soll-Haben Kennzeichen
- KOART: Kontoart. Der Buchungsschlüssel kann nur bei Kontoart K (= Kreditoren), also im Lieferantenbuch, verwendet werden.
- XUMSW: Wenn das Feld mit „X“ gefüllt ist, dann handelt es sich um einen umsatzwirksamen Vorgang.
Nun aber wieder zurück zur Saldenanzeige der Transaktion FK10N:
Abbildung 6: Saldenanzeige Kreditoren in Transaktion FK10N
Um sich alle Buchungen im Geschäftsjahr anzusehen, kann auf das Feld „Saldo“ in der Summenzeile geklickt werden. Wir erhalten folgende Ansicht:
Abbildung 7: Kreditoren Einzelpostenliste
Hier werden alle Buchungen im Jahr 2004 aufgelistet. Hier sieht man, dass es sich bei dem Betrag von 213.275,06 Euro um eine Kreditorenzahlung handelt (Belegart KZ). Der Saldo liegt bei 158.385,48 Euro im Soll. Da wir in der Transaktion FK10N (bzw. Tabelle LFC1) einen Startsaldo von 158.385,48 Euro hatten, liegt es nahe, dass mit dieser Zahlung alle offenen Posten ausgeglichen wurden. Um herauszufinden, welche Belege durch die Zahlung ausgeglichen wurden, kann man auf den Menüpunkt Umfeld -> Ausgleichsvorgänge gehen.
Abbildung 8: Ausgleichsvorgänge
In dieser Abbildung sieht man, dass alle Rechnungen im Jahr 2004 durch Beleg 1500000014 (Spalte 2) ausgeglichen wurden. In Spalte 4 sind die Belegnummern aufgelistet, die ausgeglichen wurden. Hier sieht man natürlich nur die Buchungen des Jahres 2004, der Zahlungsausgang hat womöglich auch ältere offene Posten ausgeglichen. Auch in dieser Anzeige ist es möglich, auf die Beleganzeige zu wechseln. Beispielsweise können wir herausfinden, unter welchem Buchungsschlüssel der Zahlungsausgang gebucht wurde, indem wir auf die Belegnummer 1500000014 doppelklicken.
Abbildung 9: Beleganzeige des Zahlungsausgangs
Der Zahlungsausgang wurde mit Buchungsschlüssel 25 gebucht. In der TBSL ist hinterlegt, dass dieser Buchungsschlüssel nicht umsatzwirksam ist und sich daher nicht auf den Gesamtumsatz auswirkt, wie wir schon in Transaktion FK10N gesehen haben.
Struktur von Tabelle KNC1
In Tabelle KNC1 sind die Verkehrszahlen der Kunden enthalten. Die Tabelle hat nahezu dieselbe Struktur wie Tabelle LFC1, anstatt dem Feld LIFNR (Lieferantennummer) haben wir hier das Feld KUNNR (Kundennummer). Unterschiede gibt es in der Darstellung der Umsätze. Folgendes Beispiel zeigt die Verkehrszahlen von Kunde 1172 in Buchungskreis 1000 und Geschäftsjahr 2003. Aus Platzgründen erfolgt eine Darstellung in zwei Screenshots:
Abbildung 10: Struktur von Tabelle KNC1: Erster Teil
Abbildung 11: Struktur von Tabelle KNC1: Zweiter Teil
Auffällig ist hier, dass die Umsätze nicht mehr negativ, sondern positiv dargestellt werden. Dies liegt daran, dass die Kundenrechnungen umsatzwirksam im Soll gebucht werden und Sollbuchungen als positive Beträge addiert werden.
Anzeige der Kunden-Verkehrszahlen in der Transaktion FD10N
Eine andere Sicht auf die Kunden-Verkehrszahlen bekommt man in der SAP® Transaktion FD10N. Zu Kunde 1172, Buchungskreis 1000, Geschäftsjahr 2003 werden die Daten folgendermaßen aufbereitet:
Abbildung 12: Saldenanzeige Debitoren in Transaktion FD10N
Da die Berechnung sowie die Darstellung analog zur Transaktion FK10N erfolgt und man hier genauso die Möglichkeiten hat, zu den Einzelpostenlisten sowie in die Beleganzeige zu verzweigen, wird auf eine ausführliche Beschreibung verzichtet.
Fazit
Der Artikel hat gezeigt, dass die Tabellen LFC1/KNC1 sowie die Transaktionen FK10N bzw. FD10N eine gute Möglichkeit bieten, sich eine Übersicht aller Buchungen pro Lieferant/Kunde anzusehen. Falls auffällige Salden berechnet werden, kann bis auf die Einzelbelegebene verzweigt werden, um deren Zusammensetzung nachvollziehen zu können.