17.07.2017

Da fehlt doch was! Über unvollständige Bestellungen

Bei der Datenanalyse im Rahmen von Prüfungen oder Audits stellt man oft fest, dass nicht alles, was nach Problem aussieht, ist auch tatsächlich eines ist. So wird häufig geprüft, ob Pflichteinträge in den Daten, fehlen und dann daraus ggf. Probleme in der Konsistenz der Daten abgeleitet – manchmal stellen sich die gezogenen Schlüsse als falsch heraus.

Um dies zu vermeiden und nicht zu viele „False Positives“ an den Fachbereich zu melden, ist es hilfreich, das System in welchem die Daten erzeugt werden in Kombination mit den Geschäftsprozessen zu verstehen.

Dies zeigen wir in diesem Blogpost anhand der Analyse von Bestellbelegen aus SAP® basierend auf dem Fall „Bestellungen ohne Bestellposition“.

Dafür verwenden wir im Schwerpunkt die Tabellen EKKO (Bestellbelegköpfe) und EKPO (Bestellbelegpositionen); die datenbasierten Screenshots verwenden die Desktopversion der Analysesoftware ACL™ Analytics.

Die SAP® Bilder basieren auf der Transaktion ME23n („Bestellbeleg anzeigen“). In dieser bekommt der Benutzer die wichtigsten Inhalte zu Bestellungen (Bestellnummer, Lieferant, Belegart Position, Wareneingang, Rechnungseingang, etc.) angezeigt bzw. kann dazu verzweigen.

SAP® Transaktion ME23n

Bild 1: Anzeige einer Bestellung mit SAP® Transaktion ME23n

Die in dieser Maske angezeigten Daten sind in den oben Tabellen gespeichert, also im Schwerpunkt in EKKO und EKPO, den Einkaufsbelegköpfen und den Einkaufsbelegpositionen (plus, im Falle der Bestellhistorie in Tabelle EKBE).

Für einen Datenanalysten, der selber direkt auf den gesamten Datenbestand (die „Rohdaten“) zugreift, und nicht den Umweg über die SAP® GUI geht, stellt sich die Sicht meist etwas weniger bunt dar:

EKPO in ACL™

Bild 2: Die Tabelle EKKO geöffnet in der Analysesoftware ACL™

Sze­na­rio Be­stel­lung­en oh­ne Be­stell­po­si­tio­nen

Zu Beginn der Datenanalyse möchte der Analyst die Konsistenz der Daten prüfen. Die These ist, dass in einem konsistenten Datenbestand zu jeder Bestellung auch entsprechende Bestellpositionen vorhanden sein müssen. Über einen Abgleich der Bestellköpfe mit den Bestellzeilen (technisch gesprochen „unmatched join“) stellt er fest, dass es sechs Bestellungen gibt, zu denen keine Bestellpositionen existieren.

EKKO nicht in EKPO

Bild 3: Bestellungen ohne Bestellzeilen

Muss das ein Problem sein?

Um etwas in die Tiefe zu gehen, betrachtet der Analyst eine der betroffenen Bestellnummern mit Transaktion ME23n. Dabei sticht heraus, dass über dem Kopfbereich der Text „Gemerkte Normalbestellung“ zu sehen ist. Das stellt sich wie folgt dar:

 

Gemerkte Bestellung

Bild 4: Gemerkte Bestellung

Hin­ter­grund

Es ist in SAP® möglich, Bestellungen temporär zu speichern (sie sich zu merken), und die Bearbeitung ggf. später fortzusetzen. Diese können dann auch unvollständig sein, also es müssen nicht alle Pflichtangaben gefüllt sein. Aus Datensicht kann man solche Bestellungen identifizieren – oder eben von Analysen ausschließen – indem man das Attribut MEMORY in der Tabelle EKKO betrachtet. Ist es mit einem X gefüllt, so handelt es sich um eine „Gemerkte Bestellung“. Für gemerkte und unvollständige Bestellungen ist das Buchen von Waren- oder Rechnungseingängen bzw. die Freigabe nicht möglich.

Insgesamt befinden sich 14 Bestellungen in den Daten, die nun für die folgenden Analysen ausgeschlossen werden bzw. separat betrachtet werden sollen. Gefiltert wurde die Tabelle EKKO auf alle Einträge, in denen das Feld EKKO_MEMORY nicht leer ist, was die separate Betrachtung ermöglicht.

Tabelle EKKO

Bild 5: Insgesamt sind es 14 gemerkte Bestellungen

Kon­kre­tes in­halt­lich­es Fa­zit

Bei eigenen Reports basierend auf Bestellbelegen – egal ob Sie diese mit ACL™ durchführen, oder Daten aus SAP® Systemen mittels der Transaktion SE16 oder SE16n extrahieren – sollten Sie sich der Möglichkeit bewusst sein, dass gemerkten (und somit ggf. unvollständige) Bestellungen in den Daten enthalten sein können, und diese ggf. ausschließen. Das Attribut „unvollständig“ bezieht sich dabei natürlich nicht nur auf fehlende Bestellpositionen, sondern kann ein Fehlen von verschiedensten Inhalten bedeuten.

 

Allgemeines Fazit

Manchmal ist es nicht ganz so leicht, aus angezeigten Inhalten in SAP® Transaktionen auf die zu Grunde liegenden Daten zu schließen. Während sich z.B: die in ME23n angezeigte Lieferantennummer 1:1 auch in der Tabelle EKKO wiederfindet, ist der rein in der SAP® Maske ersichtliche Text „Gemerkte Bestellung“ nur mit viel Phantasie mit dem Tabellenfeld EKKO_MEMOY in Verbindung zu bringen. Sich mit diesen Details zu beschäftigen, ist sicher nicht für alle Prüfungs- und Analysetätigkeiten relevant – es kann jedoch die Qualität der Analysen und der getroffenen Aussagen noch einmal wesentlich steigern.

 

Ausblick

Es gibt noch weitere Beispiele, in denen Daten fehlen bzw. Felder nicht gefüllt sind, von denen man es eigentlich erwarten würde, etwa die Lieferantennummer oder die Materialnummer. Auf diese Ausprägungen werde ich zu einem späteren Zeitpunkt in einem separaten Blogpost eingehen. 


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