02.08.2017

Audit­manage­ment via App - Sinn­voll oder Spiel­erei?

Wie Sie wahrscheinlich an dieser Stelle schon mitbekommen haben, bietet ACL™ zusätzlich zu ihren Datenanalyseprodukten mit ACL™ GRC auch eine eigenständige, hochmoderne Auditmanagement-Lösung an. Neben dem Zugriff über Webbrowser kann dafür auch eine App für Mobilgeräte genutzt werden. Derzeit werden Android sowie iOS Geräte unterstützt, z.B: das iPad oder iPhone. Dieser Blogpost beschreibt die Möglichkeiten der App sowie unser Fazit dazu.

Offen gesagt waren wir am Anfang etwas skeptisch: Braucht es die App wirklich, oder handelt es sich nur um eine zwar nette, aber eher dem Zeitgeist geschuldete Spielerei? Nach den ersten Einsätzen in der Praxis zeigte sich jedoch schnell, dass die Nutzung von Apps und die Unterstützung von Mobilgeräten – wie auch in allen anderen Bereichen des täglichen (Arbeits-)Lebens – einfach nicht mehr wegzudenken ist.

Einige Beispiele für die Nutzung

  1. Projektstatus & Sichten von Referenzmaterial
  2. Arbeitspapiere einsehen und Checklisten abarbeiten
  3. Schnelles Erfassen von Findings jeglicher Art inklusive zugehöriger Belege, Videos oder Sprachnachrichten 

Um die Arbeitsweise der App zu verdeutlichen, finden Sie hier einige zugehörige Screenshots zu den eben genannten Einsatzbeispielen.

Der folgende Screenshot zeigt die App auf einem iPad Pro, mit geöffnetem Revisionsprojekt „Audit P2P Shanghai“. Auf der linken Seite sieht man die logische Gliederung des Revisionsprojekts in die Bereiche Instrumententafel, Planung, Einsatz vor Ort, Audit Berichte, Revision und Findings. Dabei ist zu beachten, dass das zu verwendenden Wording (z.B: „Feststellungen“ oder „Probleme“ statt „Findings“) in den Einstellungen frei wählbar und somit nicht zwingend vorgegeben ist. So kann man sich sicher sein, dass die Begrifflichkeiten der App zur betrieblichen Praxis und den Abläufen passen.

01 – Das personalisierte Dashboard der ACL GRC™ App

1. Pro­jekt­status & Sich­ten von Re­fer­enz­ma­te­rial

Wählt man in dieser Übersicht im Bereich „Planung“ den Unterpunkt „Richtlinien (Guidelines)“ aus, kann man die darunter hinterlegten Dokumente auch bequem am Tablet sichten, etwa während man sich im Flugzeug auf dem Weg zu einer Prüfung im Ausland befindet.

02 – Planung

Die im Screenshot sichtbaren Planungsinhalte wie z.B: Organisationsstruktur, Richtlinien, Alte Revisionsberichte und Dokumentation wurden hier nur exemplarisch für dieses Beispiel von mir erfasst und können natürlich ebenfalls frei angelegt und befüllt werden. Hier sind zum Beispiel CpD Richtlinien und Kreditkarten-Guidelines hinterlegt, die man nun direkt über die App aufrufen kann:

03 – Hinterlegen und Einsehen von Planungsdokumenten

2. Ar­beits­pa­pi­ere ein­se­hen und Check­lis­ten ab­ar­bei­ten

Auch bei der eigentlichen Revisionstätigkeit vor Ort wird man durch die App unterstützt. So sieht man in der Einstiegsmaske zu „Einsatz vor Ort“ die einzelnen Aufgabenbereiche inklusive den zugewiesenen Auditoren. Diese einzelnen Bereiche (die ebenfalls frei konfigurierbar sind) sind dann mit Risiken und Kontrollen bzw. Prüfungshandlungen befüllt, aus denen sich dann der detaillierte Arbeitsplan ergibt.

04 – Fieldwork / Einsatz vor Ort

Einen Schritt tiefer (ich habe den mir zugewiesenen Bereich „Lieferantenstammdaten“ ausgewählt) gelangt man wie beschrieben zu den konkreten Arbeitsschritte bzw. den Auditplan. Dieser ergibt sich aus der Risiko-Kontroll-Matrix, also die Prüfungshandlungen, die ggf. mit den Risiken erfasst sind. Im Screenshot zu sehen sind einige Prüfungen aus den Bereichen CpD (Conto pro diverse) oder kritische Sitzländer von Lieferanten. Bereits bearbeitete Schritte, zu denen es Findings gab, sind mit „Identifizierte Probleme“ gekennzeichnet; noch offene Punkte als „Noch nicht gestartet“. Dies ermöglicht eine gute Orientierung sowie strukturiertes Abarbeiten der einzelnen Punkte. Die Einsehbarkeit auf dem Mobiltelefon oder Tablet ermöglicht auch eine jederzeitige Orientierung, etwa wenn man gerade zwischen Abteilungen unterwegs ist und gerade keinen Zugriff auf seinen Laptop etc. hat.

05 – Arbeitsplan / Checkliste

3. Schnel­les Er­fas­sen von Find­ings jeg­lich­er Art in­klu­sive zu­ge­hör­iger Be­le­ge, Videos oder Sprach­nach­rich­ten

Besonders praktisch ist es, Findings inklusive der zugehörigen Belege oder Dokumentation aufzuzeichnen. Wenn man in der App auf eine Prüfungshandlung klickt um diese abzuarbeiten, lässt sich der Text zum Finding ebenso erfassen wie zugehörige digitale Dokumente, z.B. über ein Foto oder den in der App enthaltenen Dokumentenscanner.

06 – Erfassen von Findings via App

Die Möglichkeit Bilder, gescannte Dokumente, Filme oder Sprachnachrichten über die ACL™ GRC App hinzuzufügen erhält man bei Klick auf „Nachweis anhängen“, wie folgender Screenshot zeigt:

07 – Erfassen der Dokumentation, Belege etc.

Für unser Beispiel habe ich einfach einen alten Beleg über die Foto bzw. Scanfunktion erfasst; das Ergebnis ist ein direkt dem Finding zugeordneter Nachweis in Belegform, ohne dass der Weg zum Scanner oder Kopierer notwendig war oder gar der Papierbeleg in einem Ordner gesammelt werden musste.

Zwei wich­tige Zu­satz­nutz­en: Off­line­funk­tio­na­li­tät und Bar­riere­frei­heit

Apps und mobile Geräte sind eine gute Sache, sofern man stabil und schnell online arbeiten kann. Meist ist dies der Fall und man kann glücklicherweise auf eine bestehende Internetverbindung zurückgreifen. Doch ab und an ist dies nicht möglich oder zu umständlich oder instabil, etwa im Flugzeug oder der Bahn. Hier bietet die ACL™ GRC App die Möglichkeit, ein Projekt „Auszuchecken“, um offline daran zu arbeiten. Sobald wieder Onlinezugriff besteht, werden diese Änderungen dann synchronisiert. Folgender Screenshot zeigt, wie einfach dies in der App realisiert wurde.

09 – Offlinearbeit

Was sich in der Praxis übrigens auch als sehr benutzerfreundlich herausgestellt hat, ist die Förderung einer barrierefreien Arbeitsweise. Für Auditoren etwa, deren Mobilität eingeschränkt ist, entfällt nun der beschwerliche Weg zu einem möglicherweise mehrere Stockwerke entfernten Kopierer – Belege können direkt am Schreibtisch mit dem Mobilgerät gescannt und erfasst werden.

 

Unser Fazit

Nachdem wir über einen längeren Zeitraum in verschiedenen Projekten mit der App für ACL™ GRC auseinandergesetzt haben, ist diese für uns aus dem Auditmanagement-Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Einfachheit, in der Belege erfasst und hochgeladen werden; die bequeme Art und Weise, das Mobiltelefon oder Tablet für das Sichten von Dokumentationen oder der Abarbeitung des Auditplans zu nutzen, oder das Lesen des Berichtsentwurfes auf dem Handheld – die App ist nicht Selbstzweck, sondern ein wichtiger Bestandteil der Lösung. Ganz klar ist sie auch ganzheitlich für jede Art von Revision / Audit angelegt: Es geht bei ACL™ nicht nur mehr darum, Ergebnisse aus Datenanalysen zu erfassen, sondern beliebige Audits zu unterstützen und Findings zu dokumentieren. Prüfungen im Bereich Arbeitssicherheit beispielsweise, die die Begehung von Produktionsstätten und die Dokumentation von Schwachstellen anbelangen (wie nicht gesicherte Gebiete, fehlende Absperrungen, etc.) können nun ganz einfach via Mobiltelefon erledigt werden: Man findet darauf sowohl die zu prüfenden Arbeitsschritte und kann diese strukturiert der Reihe nach abarbeiten, als auch die Möglichkeit, identifizierte Probleme sofort per Foto oder Video zu dokumentieren.


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