Alles Server oder was
ACL™ bietet neben der bewährten Desktopvariante ihrer Analysesoftware mit dem Produkt ACL™ AX auch eine schlagkräftige Serverlösung. Gerade erfahrene Anwender und langjährige ACL™ Kunden, die mit der Desktopversion erfolgreich Datenanalyse betreiben stellt sich die Frage, ob sich ein Wechseln lohnt. Die wichtigsten Unterschiede – nicht nur aus technischer Sicht – zeigen wir Ihnen in diesem Blogpost auf. Für Leser die in Eile sind, Sie finden nachfolgend einen Abstract des Artikels.
Kurzform des Artikels für Eilige
Früher waren wir Verfechter der ACL Desktoplösung, mittlerweile ziehen wir die Servervariante in fast allen Einsatzszenarien vor. Technische Gründe sind die bessere Performance, der zentralen, ausfallsicheren und redundanzfreien Datenhaltung und Aspekte von Datenschutz und Datensicherheit. Organisatorisch vermeiden Sie Insellösungen, und dass durch den Wegfall des einzigen Analysespezialisten alle Aktivitäten im Bereich Datenanalyse von heute auf Morgen stillstehen (Stichwort Wissensbewahrung/Wissensmanagement). Vervollständigt wird das Bild durch eine bessere Usability, da Sie jedem Benutzer die Ergebnisse in der Form zur Verfügung stellen können, die ihm am besten gefällt – nicht jeder Ergebnisnutzer ist ein IT-affiner Datenanalyseprofi; oft braucht es Visualisierungen und geeignete Grafiken, um die Ergebnisse verständlich aufzubereiten und so die notwendige Akzeptanz zu schaffen.
Damit wir uns nicht falsch verstehen – wir sind große Fans der Desktopvariante. Jedoch bieten wir seit knapp 2 Jahren fast ausschließlich die Serverversion im Rahmen von Produktvorstellungen an. Und zwar nicht mit der Argumentation „Teuer = Gut“, sondern aus Überzeugung, dass der Server die nachhaltigere Lösung darstellt.
Kurz zur Geschichte
Wir sind als Firma mit der ACL™ Desktopsoftware groß geworden. Einer der Initialpunkte war das STAAN Projekt, welches wir zusammen mit der Konzernrevision der Bayer AG zum Erfolg geführt haben, und über das (z.B: in der ZIR Zeitschrift Interne Revision) einige Artikel publiziert wurden. Die Details können Sie hier an anderer Stelle nachlesen. Die Kurzform ist wie folgt: Es waren viele Lizenzen der ACL Software im Einsatz. Theoretisch. Grund war, dass die Datenanalysesoftware nicht in der Breite genutzt wurde. Mit dem Konzept Datenextraktion aus SAP® + Vordefinierte Analyseschritte für ACL ™ + ACL™ Desktop konnten wir dies erfolgreich ändern. All dies erreichten wir, ohne auf eine Serverlösung zu setzen, und haben diese Meinung auch deutlich nach außen hin vertreten. Mittlerweile stellt sich dies jedoch anders dar. Einige der Gründe führe ich nun auf.
Datenmengen & Informationssicherheit
War es vor einigen Jahren noch möglich, die Daten den Revisoren als lokale Kopie zur Verfügung zu stellen, so ist man auf Grund gehobener Ansprüche an die Analysen und erhöhtem Informationsbedarf heute dazu nicht mehr so einfach in der Lage. Das Verteilen von mehreren hundert Gigabyte mittels externer Festplatten ist nicht mehr zeitgemäß – von Aspekten der Informationssicherheit und des Datenschutzes ganz zu schweigen. Der Reputationsschaden bei einem Verlust der Geschäftsdaten von mehreren Geschäftsjahren in Zug oder Flugzeug wäre enorm. Auch technische Probleme, etwa Datenverlust durch defekte Festplatten etc. Ist bei großen Kopiervorgängen ein Ärgernis, mit dem man in regelmäßigen Abständen konfrontiert wurde. Nebenbei bemerkt rät auch die unternehmenseigene IT in den meisten Fällen zu einer zentralen Softwarevariante, da hier Installations- Wartungs und vor allem Backupprozesse vollständig in das bereits vorhandene Softwarekonzept eingebunden werden können.
Akzeptanz - Nicht jeder mag Brokkoli
Im Zeitalter von Apps, einfach zu bedienenden mobilen Endgeräten und einem Schwerpunkt auf User Experience und Usability ist es nicht mehr zeitgemäß, das Ergebnis von Datenanalysen ausschließlich als endlose „Datentapeten“ zu präsentieren und zu verteilen. Wenn Sie Datenanalyse strukturiert in Ihrem Unternehmen etablieren wollen, so wird ein wichtiger Aspekt dieses Vorhabens eine differenzierte Betrachtung der Ergebnisempfänger sein. Während die Geschäftsführung mit einem kurzen und knackigen Bericht (One-Pager) inklusive Visualisierungen punktgenau informiert werden kann, setzt das mittlere Management auf eine Mischung aus visualisierten KPI oder KRI (Key Performance oder Key Risk Indikatoren) inklusive der Möglichkeit, im Bedarfsfalle auf die Einzeltransaktionen zugreifen zu können. Auf operativer Ebene bleibt einem dann die Detailliste aller betroffenen Transaktionen (etwa potentieller Doppelzahlungen) nicht erspart. Mit einer Serverlösung erreichen Sie diese Differenzierung, und damit das Buy-In Ihrer Kollegen; die so gewonnene Akzeptanz verhilft der Datenanalyse in Ihrem Haus zum Erfolg.
Blockade des Laptops - Manchmal muss man den Stecker ziehen
Bei der Datenanalyse gibt es zwei technische Zeitfresser: Datenextraktion und das Ausführen der Analysen auf großen Datenmengen, um die Ergebnisse zu erzeugen. Bei der Nutzung lokaler Softwaretools, die nur auf dem Laptop oder Desktoprechner des Benutzers installiert sind, bedeutet dies ggf. eine mehrtägige nur eingeschränkte Nutzbarkeit. Während des Datenzugriffs oder der Datenanalyse kann der Rechner nicht ausgeschaltet werden, da sonst die Vorgänge unterbrochen werden. Was bei 60-minütigen Analyseläufen noch zu verschmerzen ist und während der Mittagspause erledigt werden kann, führt bei 60-stündigen Vorgängen - denken Sie nur an die enorm großen Änderungstabellen in SAP® oder Analysen im Bereich Vertrieb oder Konditionstechnik – zu einem mehrtägigen Ausfall des Rechners.
Performance – Schneller ist besser
Dieser Punkt lässt sich relativ kurz beschreiben: Natürlich wird ein eigener Analyseserver auch keine Wunder bewirken können, aber mit entsprechender Hardwareausstattung im Vergleich zu reinen Desktoplösungen deutliche Performancesteigerungen in den Analyseprozessen zu verzeichnen.
Der vielleicht wichtigste Punkt ist aber ein anderer
Wenn Sie auf die Serverversion von ACL™ setzen, bedarf es vordefinierter Analysen, die Sie auf dem Server einrichten. Wohlgemerkt hat das erst einmal nichts mit C*-Aspekten (Continous Controls Monitoring / Continous Auditing) zu tun. Wenn Sie Einkaufsanalysen durch den Server erledigt haben möchten für das Vorbereitung eines Audits, dann brauchen Sie ein Set dieser Analysen (eine Art Makros oder Apps) die dann die Ergebnisse erzeugen. Was erst einmal wie ein Nachteil klingt, ist bei näherer Betrachtung der größte Vorteil. Die Alternative dazu ist nämlich in den meisten Fällen, dass es im Unternehmen einige wenige Personen gibt (oft tatsächlich auch bei großen Revisionsabteilungen nur 1-2 an der Zahl), die mit der lokal installierten Desktopversion ausgefeilte Analysen durchführen. Diese sind oft wenig standardisiert, und auch selten dokumentiert, da das Wissen ja beim Datenanalysten vorhanden ist. Das Problem zeigt sich dann in vollem Umfang bei einem Wechsel des Analysten in eine andere Abteilung oder gar zu einem anderen Unternehmen. I.d.R. Liegt dann der Datenanalysebereich still, da er untrennbar mit der Person verbunden ist. Durch den Umstand, dass die Nutzung des Servers bedingt, dass Sie eine inhaltlich von Personen losgelöste Lösung etablieren, sind die Kosten für Schulung, Analysesoftware und Analyseapps nicht verloren wenn es zu personellen Veränderungen kommt. Eine Nachhaltigkeit im Sinne von Wissensbewahrung, Transparenz und Know-How Management ohne eine Insellösung zu sein, das ist aus unserer Sicht nur mit einer Client/Server-Lösung möglich.
Fazit
Nicht nur die technischen Anforderungen an Datenanalysesoftware ist gestiegen, sondern auch die Erwartungshaltung der User an die Inhalte und Darstellung der Ergebnisse. Zusammen mit dem essentiellen Punkt der Nachhaltigkeit bzw. der Wissensbewahrung führt aus unserer Sicht – unabhängig von der Teamgröße – meist an der Etablierung einer soliden, leistungsfähigen Client/Server Lösung kein Weg vorbei.