Bankverbindungsänderungen
In diesem Blogpost behandeln wir die analytische Fragestellung der Bankverbindungsänderungen bei Lieferanten. Wir erläutern, warum es wichtig ist, sich darüber einen Überblick zu verschaffen und was speziell bei SAP® Daten berücksichtigt werden sollte.
Ausgangslage
In vielen Ländern ist für Zahlungen an Lieferanten die Banküberweisung der übliche Zahlweg. Um diese vornehmen zu können, bedarf es einer korrekten Bankverbindung. Änderungen daran kommen nur in begrenztem Ausmaß vor, da dies oft sehr aufwändig ist. (Eröffnung eines neuen Kontos, Legitimation beim Kreditinstitut, Geldwäscheaspekte, Aufwand für die Umstellung des bisherigen Zahlungsverkehrs). Wenn es nun Lieferanten gibt, bei denen sich die Bankverbindung in der Vergangenheit häufig geändert hat, ist dies deshalb eine nähere Betrachtung wert.
Risiken
Die Bankverbindung regelt, wohin das Geld überwiesen wird. Eine Änderung der Bankverbindung bedeutet, den Geldfluss – und damit auch möglicherweise den Empfänger an sich – umzuleiten. Dies kann absichtlich geschehen bei Betrugsfällen oder un¬absichtlich durch Fehleingaben oder Schnittstellenprobleme.
Technische Aspekte dieser Analyse
Zu beachten ist, dass nicht nur der Ist-Zustand, also die aktuellen Bankverbindungen, analysiert werden, sondern die Historie. Um dies zu lösen, werden in SAP® die Änderungstabellen CDHDR und CDPOS herangezogen. Dabei sollte auch die komplexe Art und Weise, wie SAP® die Änderungen protokolliert, berücksichtigt werden; eine Änderung wird zum Beispiel als Lösch- und Einfügevorgang umgesetzt, und entsprechend sind auch die Informationen über den alten und neuen Inhalt bzw. Wert in mehreren Schritten zu ermitteln Hilfreich ist auch eine Bereinigung der Daten, so dass von der Analyse auch verschiedene Schreibweisen und Sonderzeichen (Kontonummer 000123 vs. 123 vs. 000–123) identifiziert werden. Analysetools wie ACL™ bieten hier umfangreiche Möglichkeiten, Zeichenketten zu bereinigen und zu harmonisieren, wie etwa CLEAN(), REPLACE(), SUBSTRING() oder ALLTRIM(), um nur einige solcher Funktionen zu nennen.
Welche Fragen sollte die Analyse beantworten
Es sollte betrachtet werden, bei welchen Lieferanten es besonders häufig Änderungen an den Bankverbindungen gab. Wo wurden häufig neue Bankverbindungen angelegt? Wo wurden häufig Bankverbindungen gelöscht? Ein weiterer Aspekt ist die Gültigkeitsdauer: Gibt es Fälle, in denen Lieferantenbankverbindungen nur eine sehr kurze Zeit aktiv waren? Hier ist von großer Bedeutung, ob während dieser Zeit auch Zahlvorgänge, etwa im Rahmen des automatischen Zahllaufes in SAP®, stattgefunden haben. Kritisch ist zu bewerten, wenn eine Bankverbindung erfasst wird, eine Zahlung stattfindet und die Bankverbindung unmittelbar danach wieder aus dem System entfernt wird.
Aktueller Bezug
Seit dem jüngsten Betrugsfall bei einem Automobilzulieferer ist die „Chef-Masche“ in den Fokus gerückt. Betrüger geben sich als Vorgesetzte aus und erwirken Zahlungen auf Ihre Konten über direkten Kontakt zu den entsprechenden Mitarbeitern. Auch das Erwirken eine Stammdatenänderung die nicht den üblichen Validierungsprozess durchläuft fällt in dieses Schema; die Analyse von Bankverbindungsänderungen ist also brisant und hochaktuell.
Weitere Aspekte, die in diesem Zusammenhang für Sie von Interesse sein können:
Lieferanten ohne Bankverbindung: Falls keine Bankverbindung im System hinterlegt ist — wie erfolgt dann die Zahlung? In Bar? Oder die Frage nach derselben Bankverbindung bei verschiedenen Lieferanten: Handelt es sich um Scheinlieferanten?
Anmerkung: Dieser Blogpost basiert auf einer Analyse, die wir in unserem Katalog „Standardisierte Analysen für Ihre SAP® Daten“ beschreiben. Für weitere spannende Ansätze werfen Sie gerne einen Blick in diese Broschüre oder kontaktieren Sie uns!