19.03.2015

Zah­lungs­be­din­gun­gen an­a­ly­sie­ren und rich­tig in­ter­pre­tie­ren

Im Blogpost der letzten Woche hatte ich einige Grundlagen der Zahlungsbedingungen in SAP® erläutert. Darauf aufbauend zeige ich nun einige Punkte auf, die man im Rahmen von Datenanalysen in dem Bereich beachten sollte. Eine der Fragestellungen, die in unserem dab:AnalyticSuite abgebildet sind, ist es, Zahlungsbedingungen miteinander zu vergleichen und Unterschiede aufzulisten. Wo überall Abweichungen auftreten können, darüber schreibe ich in diesem Blogpost. Die Kernaussage ist - salopp formuliert - dass man bei der Ergebnisinterpretation darauf achten sollte, nicht Äpfel und Birnen miteinander zu vergleichen.

Über Äpf­el und Bir­nen: Zah­lungs­be­din­gun­gen ver­glei­chen und Er­geb­nis­se in­ter­pre­tie­ren

Wir hatten im Rahmen des letzten Artikels festgestellt, dass Zahlungsbedingungen in den Stammdaten auf verschiedenen Ebenen existieren, so zum Beispiel auf Ebene der Einkaufsorganisation als auch der Finanzbuchhaltung.

Nun sind beliebte Analyseziele unserer Kunden, festzustellen,

  1. wo Zahlungsbedingungen z.B. gar nicht gepflegt sind
  2. wo die Zahlungsbedingungen für den gleichen Lieferanten voneinander abweichen

Ich zeige, was es aus meiner Sicht bei diesen beiden Ansätzen zu beachten gilt, sowohl bei der Analyse als auch bei der Ergebnispräsentation. Technisch gesprochen sind die Stammdaten in SAP® für den Bereich Einkauf als auch für den Bereich Finanzbuchhaltung in jeweils einer eigenen Tabelle gespeichert, LFM1 für Einkauf und LFB1 für die Buchhaltung. Diese Tabellen beinhalten nicht nur die Zahlungsbedingungen für den Lieferanten, sondern noch weitere relevante Stammdaten (z.B: die IncoTerms im Bereich Einkauf, oder das Abstimmkonto im Bereich Finanzbuchhaltung). Das ist auf den nächsten Screenshots auch zum Teil zu erkennen.

Folgende Grafik zeigt die Stammdatentabellen gegenübergestellt; links die Stammdaten für Lieferanten auf Ebene „Einkauf“, rechts die Stammdaten von Lieferanten auf Ebene „Finanzbuchhaltung“. Die Daten im Screenshot sind gefiltert, sie zeigen nur die Stammdaten von Lieferanten für Einkaufsorganisation 1000 (links) und Buchungskreis 1000 (rechts):

Abbildung 01: Lieferantenstammdaten Einkauf (Tabelle LFM1) und Buchhaltung (Tabelle LFB1)

1. Lücken­haf­te Stamm­da­ten – Mög­liche Sze­na­ri­en

Nicht gepflegte Zahlungsbedingungen sind im ersten Ansatz recht einfach zu analysieren. Man prüft, in welchen Fällen das Feld „Zahlungsbedingung“ in der entsprechenden Tabelle nicht gefüllt ist, oder gar überhaupt kein Eintrag für einen Lieferanten in dieser Tabelle existiert. Bezugnehmend auf unsere erste Grafik oben finden wir sowohl bei Lieferanten im Bereich Einkauf nicht gepflegte Zahlungsbedingungen, als auch im Bereich der Finanzbuchhaltung. Für die Lieferanten 0000000012 bis 0000000014 sind weder im Bereich Einkauf, noch in der Finanzbuchhaltung Zahlungsbedingungen in den Stammdaten gepflegt:

Abbildung 02: Nicht gepflegte Zahlungsbedingungen in Einkauf und Buchhaltung

Nun kann es auch Fälle geben, die nur „einseitig“ Lücken aufweisen, wie man bei genauerem Hinsehen ebenfalls schon erkennen konnte. Folgende Grafik zeigt Lieferant 0000001012, für den im Einkauf eine Zahlungsbedingung hinterlegt ist, nicht aber im der Finanzbuchhaltung.

Abbildung 03: Einseitig nicht gepflegte Zahlungsbedingungen

Die ist nun für Lieferanten, für die Rechnungen nur als Folgebelege zu Bestellungen existieren, vielleicht gar nicht ausschlaggebend. Wie im letzten Blogpost erklärt verwendet SAP® beim Buchen einer Rechnung mit Bestellbezug die in der Bestellung vorhandenen Zahlungsbedingungen an – und diese können ja basierend auf den Einkaufs-Stammdaten des Lieferanten ermittelt werden, auch wenn in der Buchhaltung keine Zahlungsbedingungen hinterlegt sind.

Abschließend möchte ich noch betonen, dass man nicht nur leere Zahlungsbedingungsfelder in Betracht ziehen sollte, sondern auch Fälle, in denen für die Lieferanten überhaupt keine Stammdaten angelegt sind für einen Bereich. In solchen Szenarien ist dann für die entsprechende Lieferantennummer überhaupt kein Eintrag in der jeweiligen Tabelle zu finden.

Folgende Grafik zeigt Lieferant 0000000008, für den ein Eintrag in den Buchhaltungsstammdaten existiert (rechts), nicht aber in den Einkaufstammdaten (links).

Abbildung 04: Stammdaten für einen Bereich fehlen komplett

2. a) Ab­wei­chen­de Zah­lungs­be­din­gun­gen in­ner­halb des Ein­kaufs bzw. in­ner­halb der Fi­nanz­buch­hal­tung – Mög­liche Sze­na­ri­en

Nachdem wir die fehlende oder nicht gepflegte Zahlungsbedingungen beleuchtet haben, werfen wir nun einen Blick auf Stammdaten, die an mehreren Stellen vorhanden sind, dort aber abweichen. Es gibt zum Beispiel für einen Lieferanten auf Ebene der Finanzbuchhaltung möglicherweise nicht eine, sondern mehrere verschiedene Zahlungsbedingungen. Diese sind nämlich in SAP® pro Buchungskreis erfasst auf Ebene der Finanzbuchhaltung. Betrachten wir dazu im nächsten Bild Lieferant 0000000111. Er hat für Buchungskreis 1000 andere Zahlungsbedingungen als für Buchungskreis 3000.

Abbildung 05: Zahlungsbedingungen je Lieferant werden pro Buchungskreis gepflegt

Das muss aber nicht zwingend ein Problem bzw. Inkonsistenz sein: Es kann durchaus Sinn machen, da ein Lieferant z.B. für Buchungskreis „Deutschland“ eventuell andere Zahlungsbedingungen hat, als für den Buchungskreis „USA“. In Deutschland ist z.B. Cash Discount (Skonto) eher üblich, in den USA und anderen Ländern ist dies weniger gebräuchlich. Die Möglichkeit hier unterscheiden zu können, muss gegeben sein.

Genau so gibt es diese Differenzierung auch auf Ebene des Einkaufs. Dort können für den gleichen Lieferanten verschiedene Zahlungsbedingungen hinterlegt sein – je nachdem, um welche Einkaufsorganisation es sich handelt. Auch das macht Sinn, da es z.B. eine Einkaufsorganisation „USA“ gibt, die den Einkaufsprozess für die Vereinigten Staaten abwickelt, und eine Einkaufsorganisation „Deutschland“, die das für Deutschland durchführt. Doch nicht nur regionale Differenzierungen kommen vor. Es könnte sein, dass die Einkaufsorganisationen unterteilt sind nach „Material“ und „Dienstleistung“. Je nachdem, welche Einkaufsorganisation bestellt, kommt dann die entsprechende Zahlungsbedingung zum Tragen. Oder es gibt eine Einkaufsorganisation, die für den Einkauf Global zuständig ist, und weitere Einkaufsorganisationen, die den regionalen Einkauf abwickeln. Auch hier kann eine Unterscheidung Sinn machen, denn möglicherweise hat die globale Einkaufsorganisation einen großen Kontrakt ausgehandelt, und dafür hat der Lieferant bei den Zahlungsbedingungen aus seiner Sicht Abstriche gemacht. Die regionalen Einkäufe sind dagegen sporadisch und mit geringerem Volumen – hier konnten die Zahlungsbedingungen nicht durchgesetzt werden. Die folgende Grafik zeigt wieder Lieferant 0000000111 mit zwei verschiedenen Zahlungsbedingungen, diesmal auf Ebene des Einkaufs zwischen Einkaufsorganisation 1000 und 3000. Ob es sich um eine Inkonsistenz handelt, oder um eines der gerade geschilderten Szenarien bei denen es Sinn macht, muss im Einzelfall entschieden werden.

Abbildung 06: Zahlungsbedingungen je Lieferant werden pro Einkaufsorganisation gepflegt

2. b) Ab­wei­chende Zah­lungs­be­din­gun­gen Ein­kauf vs. Fi­nanz­buch­hal­tung

Die bisher betrachteten Abweichungsbeispiele behandelten Differenzen innerhalb der jeweiligen Stammdatenebenen, also innerhalb Einkauf bzw. innerhalb der Buchhaltung. Nun gibt es auch das Szenario abweichender Zahlungsbedingungen ZWISCHEN den Ebenen. Unterschiede können sich vor allem dann negativ auswirken, wenn Rechnungen sowohl mit Bestellbezug gebucht werden (SAP® Transaktion MIRO) oder direkt in der Finanzbuchhaltung erfasst werden ohne Bestellbezug (z.B. mit SAP® Transaktion FB01).

Nehmen wir an, der Einkauf hat hart verhandelt, und als Zahlungsbedingung wurden „90 Tage 2% Skonto“ festgelegt und in den Lieferantenstammdaten in der Sicht „Einkauf“ entsprechend gepflegt. Auf Grund eines Versehens ist jedoch auf Ebene der Finanzbuchhaltung noch die alte Zahlungsbedingung „14 Tage netto“ abgespeichert. Nun würde für Rechnungen, die – aus welchen Gründen sei dahingestellt - direkt in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, diese Zahlungsbedingung herangezogen, was natürlich i.d.R. nicht gewünscht ist.

Ein Ansatz ist nun, sich alle Lieferanten listen zu lassen, in denen die Zahlungsbedingung im Einkauf von der Zahlungsbedingung in der Finanzbuchhaltung abweicht. Folgende Grafik zeigt die Stammdaten für Lieferant 0000000111 im Einkauf und Buchhaltung gegenübergestellt.

Abbildung 07: Gegenüberstellung Lieferanten-Zahlungsbedingungen Einkauf und Buchhaltung

Wir haben im Einkauf die Zahlungsbedingungen ZB03 und ZB01 hinterlegt für Lieferant 000000111, in der Finanzbuchhaltung ZB02 und ZB50. Losgelöst von der Frage, welche Zahlungsbedingungen besser und welche schlechter ist – welche sollte man überhaupt miteinander vergleichen? Jede mit jeder?

Um dies beantworten zu können, sollte man einen Blick auf die SAP® Organisationsstrukturen werfen. Eine Einkaufsorganisation kann z.B. einen Buchungskreis zugeordnet werden, oder buchungskreisübergreifend für verschiedene Werke einkaufen. Werke sind dann wiederum Buchungskreisen zugeordnet, d.h. dass als Resultat eine Einkaufsorganisation auch indirekt über die Werke für mehrere Buchungskreise einkaufen könnte. Die Zuordnung ist im Customizing zu finden, der SAP® Transaktion SPRO.

Abbildung 08: Organisatorische Zuordnung Einkaufsorganisation zu Buchungskreis oder Werk

Es macht somit aus meiner Sicht nur Sinn, Zahlungsbedingungen zu vergleichen zwischen Einkaufsorganisationen und den Buchungskreisen, die den Einkaufsorganisationen direkt oder indirekt über die Werke zugeordnet sind. Alles andere wären zwar Abweichungen, aber möglicherweise ohne jede Relevanz wenn man den Prozess insgesamt betrachtet. Folgender Screenshot zeigt, dass in unserem Fall Einkaufsorganisation 1000 dem Buchungskreis zugeordnet ist, Einkaufsorganisation 3000 dem Buchungskreis 3000. Es würde hier also im ersten Schritt sinnvoll, Zahlungsbedingung ZB02 mit ZB03 zu vergleichen und ZB01 mit ZB50:

 

 

Abbildung 09: Konkrete Zuordnung Einkaufsorganisation zu Buchungskreis

Es ist festzuhalten, dass es also Abweichungen zwischen den Ebenen Einkauf und Finanzbuchhaltung geben kann, aber auch innerhalb der Ebenen. Diese können, müssen aber nicht kritisch sein:

  • Teilweise können diese Abweichungen (innerhalb der Ebenen)durchaus Sinn machen, etwa bedingt durch verschiede Regionen oder Kontraktbedingt
  • Abweichungen zwischen den Ebenen (also etwa zwischen Einkauf und Finanzbuchhaltung) für denselben Lieferanten können auftreten, haben aber möglicherweise nichts miteinander zu tun, da die Organisationseinheiten völlig unabhängig voneinander sind.

Ich hoffe, der Blogpost hat Ihnen gefallen. Im nächsten (und vorerst letzten) Beitrag zu diesem Thema weise ich noch auf ein kleines, aber wichtiges Detail hin, das Sie bei der Analyse von Zahlungsbedingungen beachten sollten: Es ist Vorsicht geboten, denn nicht immer ist das drin, was draufsteht (Don´t judge the book by it’s cover).

Für Fragen oder Kommentare können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an uns wenden.

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