Wie man den richtigen PACE findet - Über SAP® Transaktionscodes
Vielleicht wird der ein oder andere Läufer sich durch die Überschrift angesprochen fühlen. PACE ist im Laufsport die Zeit, die ein Läufer für eine bestimmte Distanz benötigt, z.B. für einen Kilometer. Will man einen Marathon knapp unter 4 Stunden laufen, so sollte man einen PACE von 5:40 Minuten pro Kilometer anpeilen.
In SAP® dagegen ist PACE ein Beispiel für einen sogenannten Transaktionscode (T-Code). Diese sind kurze Zeichenketten, die man in SAP® in ein Kommandofeld eingeben kann, um eine bestimmte Funktionalität aufzurufen. Dieser Blogpost gibt einige Hintergrundinformationen, die für die Arbeit mit SAP® aus Datenanalysesicht nützlich sein können. Dies beginnt mit einem Blick darauf, wie solche T-Codes aufgebaut sein können, und im zweiten Teil des Artikels beschäftige ich mich dann mit der inhaltlichen Bedeutung für Datenanalysten oder Revisoren.
Folgender Screenshot zeigt das SAP® Startbild, mit dem Kommandofeld links oben, wo man Transaktionscodes direkt eingeben kann. Im konkreten Beispiel ruft man übrigens bei Eingabe von „PACE“ die Maske „Pensionskasse: Buchungen“ (Pension fund: Postings) auf.
Abb. 1 – SAP® Maske mit Kommandofenster oben links
Doch warum benötigt man überhaupt Transaktionscodes? Schließlich kann man in SAP® ganz einfach navigieren, in dem man das Navigationsmenü benutzt. Folgender Screenshot zeigt den geöffneten Menübaum und einige Transaktionen im Kontext von Bestellanforderungen (Erstellen – Ändern- Anzeigen; Create – Change - Edit).
Abb. 2 - Navigation über den Menübaum
Nun, einer der Gründe ist, dass auf Grund der vielen Funktionalitäten, die SAP® bietet, die Navigationstiefe des Menübaumes manchmal verwirrend sein kann. Man klickt sich durch viele Knoten und Unterknoten, bis man – mit Glück – die gewünschte Transaktion ausfindig gemacht hat. Bequemer und schneller ist es, wenn man bereits weiß, welche T-Codes zu den benötigten Transaktionen gehören, und diese direkt eingibt. Doch welcher Eintrag im Menübaum entspricht welchem Transaktionscode? In obigem Screenshot ist das für die Bestellanforderungen leider nicht ersichtlich, was uns zum ersten Tipp führt: Sie können im Menü einstellen, ob die technischen Transaktionscodes im Menübaum angezeigt werden sollen oder nicht. (Menü->Extras->Settings->Display technical names).
Abb. 3 – Anzeige der technischen Namen einstellen
Mit dieser Einstellung bekommt man dann im Navigationsmenü die Transaktionscodes zu jedem Eintrag angezeigt, wie hier am Beispiel der Bestellanforderungen nun gut zu sehen ist.
Bild 4 – Anzeige der technischen Namen im Menübaum
Für die Bestellanforderungen gibt es nun die Zusatzinformation, dass für das „Erstellen“ Transaktionscode ME51n, für das „Ändern“ ME52n und für „Anzeigen“ ME53n verwendet werden kann.
Gibt es ein System hinter den Transaktionscodes?
Das klingt recht kryptisch, aber in vielen Fällen lässt sich eine bestimmte Logik entdecken, wenn man sich genauer damit beschäftigt. Als Beispiel habe ich einige Transaktionscodes aufgeführt inklusive deutscher und englischer Bedeutung:
| SAP® Transaktionscode | Deutsch | Englisch |
| FB01 | Beleg buchen | Post Document |
| FB02 | Beleg ändern | Change Document |
| FB03 | Beleg anzeigen | Display Document |
| MB01 | Materialbeleg buchen | Post Material Document |
| MB02 | Materialbeleg ändern | Change Material Document |
| MB03 | Materialbeleg anzeigen | Display Material Document |
| ME21 | Bestellung anlegen | Create Purchase Order |
| ME22 | Bestellung anlegen | Change Purchase Order |
| ME23 | Bestellung anzeigen | Display Purchase Order |
| ME21n | Bestellung hinzufügen | Create Purchase Order |
| ME22n | Bestellung ändern | Change Purchase Order |
| ME23n | Bestellung anzeigen | Display Purchase Order |
Tabelle 1: Beispiele für Transaktionscodes in SAP®
An den Beispielen in dieser Tabelle lassen sich einige Systematiken erkennen, von denen ich drei hier aufführen möchte. Diese sind nicht (!) allgemeingültig, dafür ist SAP® zu umfangreich und mächtig, aber man findet sie als roten Faden zumindest an vielen Stellen und in verschiedenen SAP® Modulen wieder.
1. Bedeutung der letzten Ziffer bei Transaktionscodes
Oft kann man an der letzten Ziffer ablesen, welche Möglichkeiten eine SAP® Transaktion dem User bietet. Endet sie auf „1“, so ist es häufig eine Transaktion mit der Dinge erstellt bzw. gebucht werden können. Eine „2“ steht oft für Transaktionen, mit der sich bestehende Elemente ändern lassen, und die „3“ am Schluss ist i.d.R. charakteristisch für Anzeige-Transaktionen. (vgl. obige Tabelle).
2. Bedeutung der führenden Buchstaben
Manchmal lässt sich auch bei den führenden Buchstaben eine gewisse Systematik erkennen. So sind in obiger Tabelle die T-Codes, die mit MB beginnen relevant für Transaktionen auf Materialbelege und die mit FB beginnen für Transaktionen auf Belege der Finanzbuchhaltung. Mit andern Worten, MB weist auf „MaterialBeleg“ hin, FB auf FinanzBeleg.
3. Transaktionen die mit n enden
Es kommt vor, dass es zwei T-Codes gibt, die sich nur daran unterscheiden, dass bei einer ein „n“ am Schluss angefügt ist. So kann man sich mit der SAP® Transaktion „ME23“ einen Bestellbeleg anzeigen lassen, aber auch mit der Transaktion „ME23n“. Als Eselsbrücke steht das „n“ dabei für eine „neue Version“ der Transaktion, die oft etwas bedienfreundlicher und übersichtlicher ist als die alte Version.
Die Bedeutung von Transaktionscodes aus Sicht eines Datenanalysten
Aus Sicht eines Datenanalysten sind Transaktionscodes in SAP® natürlich eine sehr wertvolle Information. Zwei Beispiele dafür möchte ich hier aufführen:
1. Anzeige von Belegen und Listen von Daten im System
Zum einen benötigt ein Revisor (Auditor) Lesetransaktionen, um sich Belege anzeigen zu lassen, die im Rahmen eines Audits von Interesse sind. So lassen sich zu einer Bestellung mit Transaktion ME23n nicht nur die Details anzeigen, sondern auch von dort aus in Vorgänge wie Waren- oder Rechnungseingang verzweigen. Oder (wie auch bei uns in entsprechenden Blogposts bereits aufgeführt) bietet der „Data Browser“ in SAP®, den man mit den Transaktionen SE16 oder SE16n aufrufen kann die Möglichkeit, sich Tabelleninhalte zu listen und in andere Formate zu exportieren. Häufig wird, wie oben angesprochen, ein Revisor oder Analyst nur für Anzeige-Transaktionen berechtigt sein, sprich T-Codes die auf die Ziffer „3“ enden.
2. Inhaltliche Bedeutung für analytische / revisorische Fragestellungen
Der zweite wichtige Punkt ist, dass manche Transaktionen manchmal per se auf ein Risiko hinweisen können. Wenn etwa bekannt ist, dass Zahlungsausgänge in der Kreditorenbuchhaltung ausschließlich mit Transaktion F110 durchgeführt werden sollten, dann sind alle Zahlungsbelege von Interesse, die eben nicht mit besagtem Transaktionscode, sondern z.B.: mit Transaktion FB01 erfasst wurden. Folgender Screenshot zeigt, basierend auf einem SAP® Trainingssystem, Kreditorenbelege klassifiziert nach SAP® Transaktionscode.
Abb. 5 – Ausgangszahlungen verdichtet nach Transaktionscode
Die Verdichtung wurde mit ACL™ Analytics 11 erstellt, die Daten im Vorfeld mit dem dab:Exporter aus dem System extrahiert, was innerhalb weniger Minuten erledigt war. Man kann im Ergebnis noch erkennen, dass nur ein kleiner Teil der Ausgangszahlungen (31,29%) mit dem Transaktionscode F110 erfasst wurde. Zusätzlich dazu fanden noch sechs andere SAP® Transaktionen Anwendung. Eine Frage, die man sich aber bei der Wertung des Ergebnisses schnell stellen wird, ist, wofür diese sechs anderen T-Codes inhaltlich stehen. Eine der großen Herausforderungen ist also häufig, dass die bloße Liste von Transaktionscodes schwierig zu interpretieren ist, wenn man nicht fachlich tief mit dem Prozess vertraut ist. Natürlich lernt man im Laufe der Zeit im Rahmen von Datenanalysen viele solcher Codes und ihre Bedeutung kennen – aber es gibt immer wieder einzelne, die man nicht sofort zuordnen kann.
Die gute Nachricht ist, dass in SAP® auch die kompletten Transaktionscodes inklusive ihrer Beschreibung in Textform in einer Tabelle gelistet sind, nämlich in Tabelle TSTCT. Das lässt sich bei der Datenanalyse prima nutzen, um bei Auswertungen nicht nur den technischen Code anzugeben, sondern auch die Bedeutung gleich mitzuliefern, wie folgender Screenshot zeigt. (Die Tabellen wurden erst verbunden, und dann beide Felder in Kombination verdichtet.)
Abb. 6 – Ausgangszahlungen verdichtet nach Transaktionscode inklusive Beschreibung aus TSTCT
Dies ermöglicht eine einfache Interpretation von Analyseergebnissen, die auf Transaktionscodes basieren, ohne dass man selber SAP® Spezialist sein muss. Auch wenn ggf. in Gesprächen die Bedeutung und Anwendung im Prozess zu hinterfragen ist, hat man bereits zum Zeitpunkt der Analyse eine Indikation worum es beim jeweiligen Code inhaltlich geht. Dies ermöglicht zielgerichtete Fragen und ein besseres Verständnis.
Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen zu den SAP® Transaktionscodes einige Hintergrundinformationen allgemeiner Natur geliefert, und mit der Erklärung der inhaltlichen Bedeutung sowie der Tabelle TSTCT einige Ansatzpunkte für Ihre eigenen Analysen gegeben.
Für Fragen oder Kommentare können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an uns wenden.
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