Sag mir quan­do, sag mir wann: Zah­lungs­be­din­gun­gen bei Lie­fe­ran­ten in SAP® (Grund­la­gen)

Ob für Cash Flow Aspekte und Liquiditätsplanung oder schlicht der Analyse der Stammdatenqualität – Zahlungsbedingungen sind ein wichtiges Thema. Sie regeln zum Beispiel, ob bzw. wie viel Skonto man vom Rechnungsbetrag abziehen darf bei der Begleichung innerhalb bestimmter Tagesgrenzen, und zu welchem Datum eine Rechnung endgültig fällig ist. Sich bewusst zu machen, welche Zahlungsbedingungen im System hinterlegt sind und diese zu analysieren ist somit eine zentrale betriebswirtschaftliche Fragestellung.

In diesem Blogpost werfe ich dafür einen Blick auf die Lieferantenstammdaten in SAP® und erkläre einige Grundlagen, die für Datenanalysen in diesem Bereich nützlich sind. Konkret stelle ich heraus, dass für einen Lieferanten Zahlungsbedingungen auf verschiedenen Stammdatenebenen gespeichert werden, diese auch voneinander abweichen können und wann welche Bedingung Anwendung findet.

Dafür beginnen wir mit einem konkreten Beispiel: Um sich Lieferantenstammdaten anzeigen zu lassen, kann man zum Beispiel die SAP® Transaktion „XK03“ verwenden – Zentrale Anzeige Kreditor. Zum Einstieg werfe ich einen Blick auf Kreditor mit der Nummer 1000. Die Transaktion erlaubt auch die Eingabe von Organisationseinheiten, nämlich Buchungskreis und Einkaufsorganisation. Im Trainingssystem ist es Buchungskreis „1000“ und Einkaufsorganisation „1000“. Dass alle drei Nummern identisch sind, ist nur Zufall und dem einfach gestrickten Trainingssystem geschuldet. Im echten Leben können und werden diese drei Nummern natürlich unterschiedlich sein.

Blättert man nun durch die einzelnen Bildschirme (Sichten) für diesen Lieferanten, so zeigt sich beim Bild „Zahlungsverkehr Buchhaltung“ das erste Mal die hinterlegte Zahlungsbedingung, nämlich „ZB01“.

Soweit, so gut. Wenn wir weiterblättern, erscheint die Zahlungsbedingung „ZB01“ noch einmal, nämlich im Bildschirm „Einkaufsdaten“ – redundant, könnte man meinen:

Doch es handelt sich nicht um eine Redundanz – und dies ist die erste wichtige Erkenntnis, die ich vermitteln möchte. In SAP® gibt es Zahlungsbedingungen für Lieferanten auf verschiedenen Ebenen, zum Beispiel auf Ebene des Einkaufs (also für diesen Lieferanten im Kontext der zuvor eingegeben Einkaufsorganisation) und auf Ebene der Buchhaltung (für diesen Lieferanten im Kontext des zuvor eingegebenen Buchungskreises). Dass diese im ersten Beispiel identisch waren, ist also nur Zufall – genauso gut könnten die Bedingungen abweichend gepflegt sein, denn es handelt sich um zwei verschiedene Elemente. Das folgende Beispiel für Lieferant 111, Buchungskreis 1000 und Einkaufsorganisation 1000 zeigt eine solche Situation. Die Zahlungsbedingung des Lieferanten auf Buchungskreisebene ist hier „ZB02“:

Doch wenn wir weiterblättern sehen wir, dass auf Ebene der Einkaufsorganisation eine andere Zahlungsbedingung, nämlich „ZB03“, hinterlegt ist:

Welchen Grund kann das haben, dass die Zahlungsbedingungen in den Stammdaten auf verschiedenen unabhängigen Ebenen geführt werden? Führen wir uns erst einmal den Geschäftsprozess vor Augen: Nutzt man in SAP® die Module SAP® MM-PUR, also Einkauf und auch SAP® FI-AP (Kreditorenbuchhaltung), so sieht ein klassischer Prozessablauf so aus, dass im Modul „Einkauf“ eine Bestellanforderung und Bestellung erfasst werden. Später erfolgt dann die Erfassung von Waren- und Rechnungseingang.

Genau aus diesem Grund können Zahlungsbedingungen auf Ebene des Lieferant/Einkaufsorganisation gepflegt werden: Wenn zum Beispiel mit Transaktion ME21N eine Bestellung für Lieferant 111 unter Einkaufsorganisation 1000 in SAP® erfasst wird, findet automatisch Zahlungsbedingung „ZB03“ Anwendung. Später bei Erfassung der Rechnung zur Bestellung mittels Transaktion MIRO wird diese „ZB03“ dann einfach „durchgereicht“ in das SAP® FI-AP Modul (symbolisiert durch die grün gefärbten Prozessschritte).

Doch es gibt auch die Möglichkeit, Rechnungen ohne Bestellbezug zu erfassen, beispielsweise mit SAP® Transaktion FB01 direkt im SAP® FI-AP Modul. Eine Einkaufsorganisation kann hier nicht angegeben werden, also können auch keine Zahlungsbedingungen aus den Stammdaten Lieferant/Einkaufsorganisation gezogen werden. Hier kommt dann die Bedingung „ZB02“ zum Zuge, die ja auf Ebene Lieferant/Buchungskreis gespeichert ist.