Datenanalyse mittels Reports in SAP® am Beispiel von Kundensalden
Häufig werden wir im Rahmen unserer Beratungs- oder Trainingseinsätze nach SAP® Reports gefragt, die bestimmte Informationen liefern. Das ist legitim, da die verschiedenen SAP® Releases bereits eine breite Palette an Möglichkeiten liefern, wie man sich Informationen direkt im System beschaffen kann. Wichtig ist dabei, und das werde ich am folgenden Beispiel zeigen, dass es mit dem reinen Ausführen des Reports i.d.R. nicht getan ist. Um die Ergebnisse richtig interpretieren und werten zu können, bedarf es Wissens über die Daten an sich, und wird einem durch vordefinierte Bordmittel nicht abgenommen.
Mein Praxisbeispiel bezieht sich auf einen Report, mit dem sich Debitorensalden ermitteln lassen. Ich zeige die Ausführung in SAP®, das Ergebnis und gebe Hintergrundinformationen, wie man die Ergebnisse interpretieren kann.
Ausgangslage
Im Rahmen von Analysen oder Audits ist es immer wieder wichtig, sich einen Überblick über die Geschäftspartner (in diesem Falle die Kunden) zu verschaffen. Dazu gehört natürlich auch das Ermitteln von Kundenumsätzen. Folgende Möglichkeiten sind beispielhaft an einem SAP® Trainingssystem dargestellt.
Ermitteln von Debitorensalden über Report S_ALR_87012171
Ein Ansatz, die Umsätze des Kunden zu ermitteln, ist im SAP® Menübaum nach entsprechenden Möglichkeiten zu suchen. Dies führt etwa bei der Navigation über „Rechnungswesen -> Finanzwesen -> Debitoren -> Infosystem -> Berichte zur Debitorenbuchhaltung -> Debitorensalden“ (puh, das war lang…) zu folgendem Einträgen:
Abbildung 1 – Suche nach Berichten im Menübaum von SAP®
Betrachten möchte ich für unseren Artikel exemplarisch den Bericht S_ALR_87012171 Verkehrszahlen – Umsätze. Auf Ihrem System kann es möglicherweise noch weitere bzw. abweichende Möglichkeiten geben, die sich besser eignen mögen. Für meine Kernaussage, nämlich die Notwendigkeit, die Ergebnisse interpretieren zu können, ist das Beispiel jedoch ausreichend. Führt man diese aus, so ist die Eingabe von Parametern erforderlich. Ich habe die Werte „Debitor = 1033“ und „Geschäftsjahr = 2005“ und Buchungskreis = „1000“ verwendet, da die Daten des Trainingssystems schon etwas älter sind.
Abbildung 2 – Die Parameter für Report S_ALR_87012171
Führt man den Bericht mit den genannten Parametern aus, so erhält man als Ergebnis den „Umsatz‘“ des Debitoren aufgeteilt in 16 einzelne Zeilen – diese repräsentieren die 16 Buchungsperioden im SAP® Finanzwesen.
Abbildung 3 – Gesamtumsatz aufgteilt in 16 Buchungsperioden
Das bedeutet, im Jahr 2005 hatten wir Umsatz in den ersten elf Buchungsperioden 1-11, sprich Januar bis einschließlich November. In der ersten Zeile ist ein Umsatz von 153.271,57 Euro ausgewiesen (der gewählte Buchungskreis bucht in Hauswährung EUR), der Gesamtumsatz ist 2.395.751,99 Euro. Nun wollen wir ermitteln, wie sich der Umsatz zusammensetzt, exemplarisch für die erste Buchungsperiode.
Dazu setzt man den Cursor in diese Zelle und klickt auf „Bericht aufrufen“ oder im Menü „Springen -> Einzelposten.“ Man erhält (vermeintlich) die Positionen angezeigt, die die entsprechende Summe im Januar ausmachen.
Abbildung 4 – Aufruf der einzelnen Positionen
Doch stimmt das auch und lässt sich das Ergebnis anhand der einzelnen Belege nachvollziehen? Es werden offene Posten (oben, rot gekennzeichnet) angezeigt und ausgeglichene Posten (unten, grün gekennzeichnet). Habenbuchungen sind negativ dargestellt (also mit einem Minuszeichen), Sollbuchungen positiv. Wie aber kommt es zur Summe von 153.271,57 Euro?
Abbildung 5 – Relevante Debitoreneinzelposten
Unter Liste Exportieren lade ich die Zeilen auf meinen Laptop im Format Microsoft Excel™, um es nachvollziehbar zu machen. Der in SAP® enthaltene Listexport ist nicht besonders augenfreundlich, deshalb habe ich die Datei in Anschluss noch etwas formatiert, um sie besser lesbar zu machen.
Abbildung 6 – Nachvollziehen der Summen in der Tabellenkalkulation (1)
Oben sind nach wie vor die offenen Posten, unten die ausgeglichenen Posten. Habenbuchungen sind rot dargestellt, Sollbuchungen schwarz. Weiter habe ich Summen gebildet.
- Saldo der Habenbuchungen: -153.272,24 Euro
- Saldo der Sollbuchungen: 153.291,57 Euro
- Saldo aller Buchungen: 19,33 Euro
Mit etwas buchhalterischem Wissen könnte man annehmen, dass Ausgangsrechnungen an Debitoren auf der Soll-Seite des Kunden T-Kontos verbucht werden. Doch leider stimmt die Summe der Sollbuchungen – und auch sonst keiner der saldierten Werte - mit dem durch den Report angegebenen Kundenumsatz von 153.271,57 Euro überein. Was ist der Grund dafür?
SAP® summiert nur „umsatzwirksame“ Vorgänge auf, um den Kundenumsatz zu ermitteln. Dies sind Rechnungen, nicht aber Zahlungen. Zahlungen wirken sich nur auf den Cash-Flow aus, sind aber nicht umsatzrelevant. Wenn man sich die SAP® Einzelposten genau ansieht, dann haben Debitorenzahlungen in meinem Beispiel den Belegtyp „DZ“. Diese sind nicht in die Summenbildung mit einzubeziehen. Rechnungen haben Belegtyp „RV“, und diese werden von SAP® summiert – jedoch nicht nur. Auch Gutschriften wirken sich auf den Kundenumsatz aus, indem sie ihn mindern. Das können etwa Gutschriften aus Bonusvereinbarungen sein, oder Erstattungen wegen schlechter Qualität oder Minderlieferung etc. Die Gutschrift hat in unserem Beispiel Belegart „DG“ für Debitorengutschrift und wird vom kumulierten Rechnungsbetrag abgezogen. D.h. der kumulierte Rechnungsbetrag von 153.291,57 Euro – 20,00 Euro Gutschrift = Kundenumsatz von 153.271,57 Euro.
In folgender Tabelle habe ich die relevanten Zeilen noch zusätzlich grün markiert.
Abbildung 7 – Nachvollziehen der Summen in der Tabellenkalkulation (2)
Mit einer Mischung aus buchhalterischem Wissen (Soll/Habenbuchungen) sowie SAP® Know-How konnten wir also die Zahlen des Reports nachvollziehen. Streng genommen ist übrigens nicht die Belegart das entscheidende Kriterium in SAP®, denn die Belegart selber bestimmt nicht, ob ein Posten umsatz- oder zahlwirksam ist. Der Buchungsschlüssel ist ausschlaggebend dafür, wie SAP® die Verkehrszahlen im Allgemeinen (und die Debitorensalden im Speziellen) bildet. Dies würde für diesen Artikel zu weit führen, aber ist ein spannendes Thema für einen künftigen Blogpost. Versierte Datenanalysten, die Zugriff auf SAP® Tabellen haben, können die Informationen unter anderem aus den Tabellen T003 und T003T (für die Belegarten) und TBSL bzw. TBSLT (für die Buchungsschlüssel) ermitteln.
Wichtiger für mich war darzustellen
- Auch für SAP® Reports ist Know-How (oder eine Dokumentation) notwendig – nicht für das Ausführen, aber das Interpretieren.
- Idealerweise ist es eine Mischung aus betriebswirtschaftlichen Aspekten, buchhalterischem Wissen, SAP® Know-How und prüferischen (bzw. analytischen) Inhalten.
Erst dann lässt sich das Wissen, das in den Daten steckt, wirklich nutzen.
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