Ar­bei­ten mit ACL™ Feld­no­tiz­en

Dieser Blogeintrag wird sich mit Feldnotizen in ACL™ beschäftigen, eine meiner Meinung nach sehr wertvolle aber oft vergessene Funktionalität der Datenanalysesoftware. Für Audits oder Auswertungen allgemein ist es wichtig, die zu analysierenden Daten nicht ändern zu können. Nur so kann gewährleistet werden, dass sich die Ergebnisse tatsächlich rein auf die Ausgangsdateien beziehen und keine bewussten oder versehentlichen Manipulationen erfolgen. In der Informatik spricht man dabei von Read-Only; Inhalte werden nur angezeigt und können nicht bearbeitet/verändert werden. Das kann die Analysearbeit aber auch behindern, denn so hat man innerhalb der Analysesoftware keinerlei Möglichkeit etwas nachträglich zu bestimmten Datensätzen zu vermerken. Mit sogenannten Feldnotizen schafft ACL™ hier Abhilfe und erlaubt das Erweitern um einen Freitext ohne dabei, die Read-Only Beschränkung auf die eigentlichen Analysedaten aufzuheben.

Mit Rechtsklick auf die Zeilennummer und der Auswahl des Unterpunktes „Notiz bearbeiten“ bekommen Sie die Möglichkeit einen Vermerk zu exakt diesem Datensatz zu verfassen. Nach dem Bestätigen mit OK wird diese Zeile mit einem „gelben Zettel“ Symbol gekennzeichnet, sodass sofort ersichtlich ist, dass hier eine Notiz eingefügt wurde. Über denselben Weg lassen sich einzelne Feldnotizen auch bearbeiten und löschen. Zusätzlich zu der Markierung neben der betroffenen Zeile, werden auch Tabellen die Datenzeilen mit Feldnotizen enthalten, mit einem gelben Symbol gekennzeichnet. Dadurch ist bereits in der Navigation erkennbar, in welchen Tabellen mit Notizen gearbeitet wird. Das Besondere an den Feldnotizen ist allerdings, dass diese vergebenen Freitexte auch in die Datenansicht eingefügt werden können:

Diese Freitextnotiz wird in ACL™ als Feld im Tabellenlayout geführt und kann über Rechtsklick auf eine Spalte und dem Unterpunkt Spalte einfügen ausgewählt und in die Ansicht hinzugefügt werden. Es trägt den Namen „Datensatznotiz“ und ist im Tabellenlayout als schreibgeschützt vermerkt, sodass dieser Name nicht verändert werden kann. Trotzdem lässt sich damit wie mit jedem anderen Feld auch weiterarbeiten. Zum Beispiel das Filtern nach nur bestimmten Einträgen in das Notizfeld oder die Anzeige von nur solchen Datensätzen die Notizen enthalten. Des Weiteren kann auf diesen Einträgen mit Befehlen wie dem Klassifizieren oder der Summenstruktur gearbeitet werden.
Wir nutzen diese Funktionalität mit den Notizen gerne beim Sichten und Auswerten von Ergebnissen, so z.B. auch bei unserer Analyse nach Doppelzahlungen. Hier werden alle Funde noch mal einzeln betrachtet und mit einem Status belegt. („erledigt“, „genauer prüfen“, „doppelte Zahlung!“, etc.) Anschließend, wenn eine gewisse Konvention eingehalten wurde, kann dieses Statusfeld, das aus unseren eigenen Notizen besteht, wie ein gewöhnliches Feld für weitere Schritte verwendet werden, um so z.B. eine grafische Übersicht auf Basis des Statusfeldes als Ergebnis der Auswertung zu generieren. Ebenso kann das Datensatznotizen-Feld beim Export in andere Formate wie beispielsweise Excel™ mit übertragen werden, wodurch diese Ergänzungen auch an Kollegen/Fachbereiche weitergegeben werden können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Feldnotizen in ACL™ überaus nützlich sein können. Damit wurde ein Weg gefunden, die Read-Only Beschränkung für Analysedaten zu wahren und gleichzeitig eine Möglichkeit gegeben eigene Inhalte in Form von Notizen zu erzeugen und damit sogar weiterarbeiten zu können. Im Sinne der Vollständigkeit möchte ich auch auf Notizen auf Ebene von Tabellen und Projekten eingehen. Mit Rechtsklick auf eine Tabelle oder den Projektnamen, lässt sich im Unterpunkt Eigenschaften der Reiter Notizen finden. Hier können Kommentare verfasst werden, die das entsprechende Objekt betreffen.