SAP® Einkaufsinfosätze
Mein folgender Blog Post widmet sich den Einkaufsinfosätzen des SAP® R/3 Systems. Diese Infosätze sind dabei als Schnittmenge von Material und Lieferant anzusehen. Es wird i.d.R. definiert, welches Material bei welchem Lieferanten für welche Konditionen eingekauft werden kann.
Abbildung 1: Einkaufsinfosatz
Notwendige Stammdaten
Zur Generierung eines Einkaufsinfosatzes sind die Stammdaten des Lieferanten und des Materials zu beachten.
Abbildung 2: Notwendige Stammdaten
Über den SAP Transaktionscode „XK01“ kann ein Lieferant angelegt werden. Dabei ist wichtig, dass die Einkaufssicht des Lieferantenstammsatzes gepflegt wird. Darin werden zur jeweiligen Einkaufsorganisation etwa die Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und Mindestbestellwert festgelegt.
Abbildung 3: Lieferantenstammdaten
Ein neues Material kann über die Transaktion „MM01“ hinzugefügt werden. Neben den Grunddaten (z.B. Name) ist auch hier die Einkaufssicht wichtig. Darin werden die Bestellmengeneinheit, Liefertoleranzen und das Mahnwesen festgelegt.
Abbildung 4: Materialstammdaten
Zur Erstellung eines Einkaufsinfosatzes kann man nun die neu angelegten Stammdaten, aber natürlich auch bereits existierende Stammsätze verwenden. Über die SAP Transaktion „ME13“ gelangt man zur Erstellmaske eines Einkaufsinfosatzes.
Abbildung 5: Einkaufsinfosatz
Zu den vereinigten Material- und Kreditorenstammdaten werden im Einkaufsinfosatz nun auch die ausgehandelten Konditionen (z.B. Preis, Zuschläge, Rabatte, Skonto) eingetragen. Dabei können die Konditionen zeitabhängig oder zeitunabhängig sein. Wie der Name schon sagt, sind die zeitabhängigen Konditionen auf einen gewissen Gültigkeitszeitraum festgelegt. Die zeitunabhängigen hingehen sind solange gültig, wie der Einkaufsbeleg an Gültigkeit besitzt.
Anlage einer neuen Bestellanforderung (BANF)
Wird nun eine Bestellanforderung zu dem Material angelegt, dann schlägt die automatische Bezugsquellenfindung auch den/die möglichen Lieferant/en vor. Dabei berücksichtigt die Bezugsquellenfindung folgende Quellen:
- Rahmenverträge
- Einkaufsinfosatz
- Lieferwerke
Um daraus eine eindeutige Quelle zu identifizieren, kann optional im Orderbuch oder in der Quotierung die Gültigkeit und die Rangfolge der Quellen eingetragen werden. Sollten trotzdem identische Quellen gefunden werden, erhält der Rahmenvertrag den Vorzug.
Zu welchen Konditionen bei einer Zuordnung durch den Infosatz eingekauft werden kann, zeigt die automatische Preisfindung in nachfolgender Abbildung.
Abbildung 6: Automatische Preisfindung
Wenn die Bezugsquellenfindung im Unternehmen vollständig eingerichtet ist, kann der Einkäufer somit auf die besten Konditionen bei der Beschaffung zurückgreifen.
In den Einkaufsinfosätzen wird durch die Aktivierung des Info-Update-Kennzeichens die Bestellpreisentwicklung fortgeschrieben und somit sind die Preise zum Material ab der Existenz des Infosatzes gespeichert. Dies ist unter anderem ein sehr nützlicher Datenanalyseansatz, womit man eklatante Preisentwicklungen in den Einkaufsinfosätzen identifizieren kann. Untypische Preisschwankungen des Materials oder ständig steigende Preise können zum Anlass genommen werden, um neue Konditionen auszuhandeln oder auch den Lieferanten zu wechseln.
Wie in vielen SAP Bereichen macht es auch hier Sinn, das Vier-Augen-Prinzip zu prüfen. Kein Mitarbeiter sollte berechtigt sein, alle notwendigen Stammdaten (Material, Lieferant, Infosatz) anlegen und dazu eine BANF auslösen zu können. Generell sollte die Anzahl der Mitarbeiter, welche in diesen Bereichen Änderungen vornehmen dürfen, überschaubar sein, da die Bezugsquellenfindung beeinflusst werden könnte.
Abschließend kann man festhalten, dass die Einkaufsinfosätze eine gute Unterstützung für den Einkauf darstellen und sehr häufig dem Unternehmen durch günstige Konditionen oder priorisierte Belieferung Vorteile bringen. Ähnlich wie bei Rahmenverträgen sollte man jedoch die Mentalität „War schon immer so“ durchbrechen und Vereinbarungen auf Notwendigkeit und Nützlichkeit überdenken. Beispielsweise haben sich die Materialkosten in der Produktionsbeschaffung, im Bereich der erneuerbaren Energien drastisch verringert. „Alte“ Vereinbarungen können somit direkte Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens haben.
Sollten Sie zu diesem Thema Fragen haben oder einen Kommentar anbringen wollen, so können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an mich wenden.
Viele Grüße Florian Popan