02.10.2014

Rech­nungs­ein­gang weicht vom Be­stell­wert ab

Im heutigen Beitrag werde ich die notwendigen SAP® Daten und Analyseschritte aufzeigen, um den Bestellwert mit dem tatsächlichen Rechnungseingangsvolumen zu vergleichen. Grundsätzlich geht man davon aus, dass der Rechnungsbetrag dem Bestellbetrag entspricht, bzw. es zu keinen größeren Abweichungen kommt. Bestellt man 1 Laptop zum Preis von netto 1.000,00 €, so erwartet man – insofern der korrekte Artikel geliefert wird – auch eine Rechnung in Höhe diesen Betrages. Nun kann es aus verschiedenen Gründen zu Abweichungen kommen: Es können ungeplante Zusatzkosten auftreten, die bei der Bestellung der Position nicht zugeschlagen wurden, sich aber auf der Rechnung befinden. Oder die Rechnung ist schlicht falsch gestellt worden vom Lieferanten, oder versehentlich falsch erfasst im Rahmen der Rechnungserfassung. Natürlich bietet SAP® die Möglichkeit, Toleranzgrenzen zu führen. Bei Überschreitung können diese allerdings zum Teil manuell übersteuert werden, oder es ist ohnehin das Kennzeichen für „unbegrenzte Überlieferung“ gesetzt.

Aus diesem Grund kann es sehr spannend sein, die Rechnungseingangswerte mit den Bestellwerten zu vergleichen, was in diesem Beitrag skizziert wird.

Be­trach­tung der Be­stel­lung und der Rech­nungs­ein­gänge im SAP®

Die Bestellungen im SAP® können über die Transaktion „ME23N“ aufgerufen werden. Sie liefert alle Details zu den Bestellpositionen; außerdem ermöglicht der Reiter „Bestellhistorie“ in den Positionsdetails einen Einblick in die dazugehörigen Waren- und Rechnungseingänge. Dies ist der zentrale Aspekt, um die Bestellwerte und Rechnungswerte mittels der SAP Oberfläche für einzelne Bestellpositionen zu vergleichen.

Damit deckt man jedoch nur Einzelfälle ab, eine strukturierte, flächendeckende Analyse von möglichen Abweichungen zwischen Bestell- und Rechnungseingangswert ist so jedoch nicht erreichbar. Zur Massendatenanalyse muss auf Tabellenebene die Differenz ermittelt werden.

Die Tabelle „EKPO“ enthält die Bestellpositionen (Materialnummer wenn zutreffend, Bestelltext, Menge, Preis und Bestellwert der Position), die Tabelle „EKBE“ u.a. die Rechnungseingänge mit Volumen. Die Tabelle EKBE (wir können sie als „Bestellhistorie“ bezeichnen) enthält zusätzlich zu Rechnungseingängen noch weitere Vorgangsarten, die im Rahmen von Bestellungen vorkommen können. Folgende Abbildung zeigt alle möglichen Ausprägungen.

An­a­ly­se­schrit­te in den Roh­ta­bel­len

1. Aufbereitung der Rechnungseingänge (EKBE)

a) Rechnungseingänge isolieren

Wie oben beschrieben, enthält diese Tabelle eine Vielzahl von unterschiedlichen Vorgangsarten. In dieser Prüffrage sind lediglich die Rechnungseingänge von Bedeutung. Wir können also die auf diese filtern und sie beispielsweise in einer neue Tabelle separieren.

b) Soll/Habenkennzeichen auf Rechnungsbetrag anwenden

In den meisten FI-nahen Tabellen in SAP© sind nur Absolutbeträge gespeichert, also nur positive Werte, allerdings in Verbindung mit dem „Soll-/Haben-Kennzeichnen“. Um die Prüffrage abarbeiten zu können, muss daher der Rechnungseingangsbetrag bei einem Soll-/Habenkennzeichen „H“ negativ dargestellt werden, ist das Kennzeichen gleich „S“ kann der Wert positiv bleiben.. Wie folgendes Beispiel zeigt, ist dies z.B. auf Grund Rechnungsstornierungen oder Gutschriften von großer Bedeutung, die ebenfalls als „Rechnungseingang“ geführt werden, allerdings mit abweichendem Soll-/Haben-Kennzeichen:

In diesem Beispiel sind drei Rechnungseingänge für die Bestellposition eingegangen. Bei genauer Betrachtung sieht man nun, dass es sich um zwei Soll- („S“) und eine Habenbuchung („H“) handelt. In Summe bedeutet dies nun, dass ein Rechnungseingang storniert wurde und unter dem Strich kumuliert lediglich ein Rechnungseingang von 600 € relevant ist (600-600+600).

c) Aufsummierung aller Rechnungseingänge

Etwaige mehrfachen Rechnungseingänge (oder Storni bzw. Gutschriften) werden in diesem Schritt aufaddiert. Eine Verdichtung erfolgt anhand der Bestellnummer und der Bestellposition plus die Aufsummierung des positiven bzw. negativen Betrags („H“ gleich negativ, „S“ gleich positiv) ist die erste Basis der Analyse.

 

2. Bestellposition (EKPO) mit verdichteten Rechnungseingängen (EKBE) verbinden

Die Bestellpositionen und die aufsummierten Rechnungseingänge werden nun über die Bestellnummer und Position verbunden bzw zusammengeführt. Sobald man sowohl Bestellwert als auch den kumulierten Rechnungseingangswert in einer Tabelle gelistet hat, kann man die Differenz zwischen beiden Beträgen bilden und so etwaige Abweichnungen ermitteln. Folgende Abbildung zeigt nun exemplarisch das Ergebnis des Vergleichs zwischen Bestellwert und Rechnungseingangswert.

Auf die gleiche Art und Weise könnte man nun auch die Wareneingänge einbinden, um alle drei Werte miteinander zu vergleichen.

Fa­zit

Die hier skizzierte Vorgehensweise ist eine sehr schnelle und aussagekräftige Analyse, um zu hohe Rechnungseingänge von Lieferanten zu identifizieren. Einzige zu beachtende Tücke ist die Tatsache der Mehrfachrechnungseingänge inklusive möglicher Stornorechnungen bzw. Rechnungseingänge. Ein abschließender Tipp, nicht nur für diese Analyse: Behalten Sie die Währung der zu aufsummierenden Beträge im Auge, so dass Sie nicht aus Versehen Beträge in verschiedenen Währungen miteinander vergleichen (wenn z.B: die Währung der Rechnung von der Währung der Bestellung abweichen sollte).

Viele Grüße
Florian Popan

P.S. Für Fragen oder Kommentare können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an mich wenden.


Kommentare (0)
Sei der erste, der diesen Blog-Beitrag kommentiert.
Blog Anmeldung

Sie sind nicht angemeldet. Bitte melden Sie sich an um diesen Blogbeitrag zu kommentieren.

anmelden