Rechnungsdatum vor Bestelldatum
In diesem Post widmen wir uns einer beliebten Fragestellung des Einkaufsprozesses:
„Wurden Rechnungseingänge vor der eigentlichen Bestellung verzeichnet?“
Diese Frage wird im Folgenden anhand von SAP Inhalten geschildert, kann jedoch auf beliebige ERP Systeme transferiert und angewandt werden.
Das entscheidende Risiko dieser Prozessabweichung ist, dass der eigentliche Freigabeprozess des Einkaufes in der Bestellung (oder Bestellanforderung) durchgeführt wird. Somit können Bestellungen mit prüfwürdigem Volumen und dessen Freigabe umgangen werden.
Vorab will ich darauf hinweisen, dass es SAP technisch nicht möglich ist, die Referenz eines Rechnungseinganges im Nachhinein einer Bestellung zuzuordnen. Somit ist das Erfassen einer Rechnung mit Bestellbezug vor der eigentlichen zu referenzierenden Bestellung im SAP System nicht möglich.
Warum tritt der Fall trotzdem sehr häufig in Unternehmen auf und wie kann man Belege mit dieser Prozessschwäche identifizieren?
Die Schritte und Abläufe eines Prozesses
Die Schritte und Abläufe eines Prozesses finden in der Regel nacheinander statt und sind dadurch leicht anhand der Datumsangaben einordbar. Diese zentralen Datumsfelder werden nachfolgend in ihrer Eigenschaft und Handhabung beschrieben.
Das Anlegen einer Bestellung wird als Erstellungsdatum (AEDAT) bezeichnet und vom System vergeben. Damit kann eindeutig das Einbuchen/die Erfassung einer Bestellung datiert werden. Im Bereich des Rechnungseinganges befindet man sich an der Grenze zur Finanzbuchhaltung und deshalb sollte man drei zentrale Datumswerte in den Fokus rücken:
- Systemdatum (CPUDT)
Dies entspricht dem Tag der Erfassung des Rechnungseinganges, wird vom System vergeben und ist nicht veränderbar. - Buchungsdatum (BUDAT)
Dieses Datum legt fest in welche Periode der angefallene Betrag gebucht werden soll. Entspricht also der Zuordnung der Kosten zu einem bestimmten Abrechnungstag und kann vom Sachbearbeiter innerhalb einer offenen Buchungsperiode frei gewählt werden. - Belegdatum (BLDAT)
Gibt das Datum auf dem Rechnungspapier des Lieferanten wieder. Je nach Verwendung von automatischen Erfassungsmechanismen (Rechnungsscan) wird ein Datum vorgeschlagen, welches aber vom Sachbearbeiter jederzeit verändert werden kann.
Nun stellt sich die Frage, mit welchem Datum die Generierung der Bestellung verglichen werden soll.
Aus technischer Sicht macht das Systemdatum (CPUDT) keinen Sinn, da der Rechnungseingang mit Bestellbezug auch erst nach der Generierung der Bestellung erfasst werden kann und somit die Differenzberechnung keine Ergebnisse liefern würde.
Der Vergleich mit dem Buchungsdatum (BUDAT) ist nur bedingt aussagekräftig, da dieses Datum für die wertemäßige Einordnung in die Buchhaltung herangezogen wird und sehr wahrscheinlich innerhalb einer Periode (Monat) kein genaues Datum des Rechnungseinganges eingegeben wird. Eher wird man dort den letzten Tag der benötigten Periode antreffen, falls eine rückwirkende Erfassung überhaupt notwendig sein sollte.
Letztendlich führt nur der Vergleich mit dem Belegdatum (BLDAT) zum gewünschten Ziel. Das Datum auf dem Papier der Rechnung belegt die tatsächliche Ausstellung der Rechnung. Ist das Belegdatum nun älter als die dazugehörige Bestellung (AEDAT), so ist dies das Indiz eines Rechnungseinganges vor Bestellerfassung. Eine kleine Einschränkung gibt es jedoch auch bei diesem Datumswert. Es kann manuell erfasst sein und zudem ist eine Bearbeitung möglich.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Differenz zwischen Belegdatum der Rechnung und das Erfassungsdatum der Bestellung die zielführendste ist. Die Tatsache der Bearbeitbarkeit des Datums rückt durch die erzielten Ergebnisse schnell in den Hintergrund.
Hinweis: Wie etwaige Datumsdifferenzen mit Hilfe der Analysesoftware ACL erstellt werden können, wurde bereits im Post „ACL™ - Alter berechnen“ beschrieben.
Sollten Sie eigene Fragestellungen haben, die Sie in dieser Art und Weise aufbereitet und beantwortet haben wollen, können Sie mich gerne kontaktieren: info@dab-gmbh.de
Gruß Florian Popan