Miss­ver­ständ­nis­sen bei SAP® Kre­di­to­ren­rech­nung­en vor­beu­gen

In diesem Beitrag widme ich mich dem Begriff „Rechnung“ im Bereich der Kreditorenbuchhaltung, ausgehend von Rechnungen mit Bestellbezug. Es werden die Begriffe „FI-Rechnung“ und „MM-Rechnung“ am Praxisbeispiel erklärt, differenziert und die Verbindung aufgezeigt. Auch auf SAP® Tabellen und Transaktionscodes geht dieser Artikel ein.

Wenn ich Analysen oder Prüfungen im Bereich Interne Revision unterstütze, passiert oft folgendes:

Ein Kollege identifiziert einen Beleg, in diesem Fall eine Kreditorenrechnung, zu der er Details wissen möchte und beim zuständigen Sachbearbeiter nachfragt. Das Gespräch läuft in etwa wie folgt:

Revisor: „Guten Tag, ich habe eine Frage zu einem Beleg, von dem ich glaube, dass es sich um eine doppelt bezahlte Rechnung handelt. Die Rechnungsnummer lautet 5105607484 aus dem Jahr 2003.“

Sachbearbeiter: „Zu der Nummer kann ich im System nichts finden. Sind Sie sicher dass die Belegnummer korrekt ist?“

Revisor: „Die Daten sind korrekt, ich habe sie gerade noch einmal geprüft. Ich verstehe nicht, dass Sie dazu nichts finden!“

Was kann der Grund für eine solche Konstellation sein, bzw. wo liegt das Problem? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die SAP® Belegsystematik werfen:

Der klassische Geschäftsvorfall im P2P-Prozess (Purchase-to-Pay) ist, dass nach erfolgter Bestellung und Lieferung der Lieferant eine Rechnung an unser Unternehmen schickt. Diese kann in SAP® mit Bezug zur Bestellung erfasst werden, zum Beispiel mittels Transaktion „MIRO“. Beim Buchen der Rechnung wird eine Belegnummer erzeugt, zum Beispiel die oben aufgeführte Nummer 5105607484. Soweit, so gut. Doch warum kann man sich diese Kreditorenrechnung nicht anzeigen lassen, wenn man es mit Transaktion FB03 versucht, mit der man sich ja alle FI-Belege anzeigen lassen kann?

Wie im Screenshot zu sehen, wird die Belegnummer nicht gefunden. Dabei wissen wir, dass sie existiert. Der Grund liegt darin, dass SAP® i.d.R. beim Erfassen einer Rechnung im Modul Materialwirtschaft in diesem Fall zwei Belege erzeugt, einen MM-Rechnungsbeleg und einen FI-Rechnungsbeleg. Bei beiden geht es um exakt dieselbe Rechnung und denselben Erfassungsvorgang – nur technisch gesprochen können Sie

• völlig verschiedene Belegnummern haben,
• sie werden in verschiedenen Tabellen gespeichert und
• mit unterschiedlichen Transaktionen zur Anzeige gebracht!

Die „MM-Rechnung“ kann ich mit Transaktion MIR4 anzeigen lassen. Dazu muss ich noch zusätzlich das Geschäftsjahr angeben (es handelt sich um zwei Schlüsselfelder der Tabelle, gespeichert sind MM-Rechnungen in den SAP® Tabellen RBKP und RSEG, aufgeteilt nach Kopf- und Positionsinformationen).

Nun lässt sich von der SAP® MM Rechnung auf die SAP® FI Rechnung verzweigen, und zwar durch Betätigen der Schaltfläche „Folgedokumente anzeigen“. Man bewegt sich also aus dem SAP® Modul Materialwirtschaft hinaus und in das SAP® Modul der Finanzbuchhaltung. Es ist im Screenshot gut zu sehen, dass die FI Rechnung, obwohl es sich um denselben Geschäftsvorfall handelt, eine völlig andere Nummer von SAP® bekommen hat, nämlich die 5100001576.

Per Doppelklick lässt sich die FI Rechnung anzeigen – die Beträge sind natürlich identisch. Man kann die FI Rechnung auch direkt aufrufen. Dazu eignet sich die SAP® Transaktion FB03. Natürlich klappt das nur, wenn auch die richtige Belegnummer (also in unserem Beispiel 5100001576, NICHT 5105607484) verwendet wird. Zusätzlich benötigt die FI Transaktion auch noch den Buchungskreis, für den die Rechnung erfasst wurde. Gespeichert sind die SAP® FI-Rechnungen (unter anderem) in den Tabellen des SAP® Hauptbuches, nämlich BKPF und BSEG, wiederum getrennt nach Kopf- und Positionsinformationen.

Interessant ist, sich die Kopfinformationen der FI-Rechnung anzeigen lassen. Wenn man dazu auf das „Hut“-Icon klickt, werden Details wie der SAP® Transaktionscode, mit dem die Rechnung erfasst wurde, angezeigt. Bei genauem Hinsehen entdeckt man, dass die FI-Rechnung mittels Transaktion MIRO (mit)erzeugt wurde. Bei einem weiteren Blick fällt auf, dass das Feld „Ref.Schlüssel“ eine Zeichenkette beinhaltet, die der Rechnungsnummer der MM-Rechnung zu ähneln scheint: 51056074842003. In der Tat handelt es sich hier um eine Kombination aus der MM-Rechnungsnummer 5105607484 und dem Geschäftsjahr 2003.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass derselbe Geschäftsvorfall wie die Kreditorenrechnung mit Bestellbezug im hier gezeigten Fall in (mindestens) zwei verschiedenen SAP® Belegen resultiert, mit ggf. verschiedenen Belegnummern und verschiedenen SAP® Anzeigetransaktionen und sich sowohl von der MM-Rechnung in die FI-Rechnung verzweigen lässt, als auch in der FI-Rechnung die Nummer der MM-Rechnung über das Feld „Ref.Schlüssel“ identifiziert werden kann.

Zur Abrundung noch das Beispiel einer Bestellung. Wenn Sie am Anfang des P2P-Prozesses einsteigen und sich mit Transaktion ME23n eine Bestellung anzeigen lassen, dann bewegen Sie sich im Modul Materialwirtschaft von SAP®. D.h., wenn Sie sich im Reiter „Bestellhistorie“ die Rechnungseingänge anzeigen lassen, dann finden Sie dort die Nummer der MM-Rechnungen, und nicht die der FI-Rechnungen:

Falls Sie sich dagegen mit Transaktion FBL1n eine Liste von Kreditorenrechnungen anzeigen lassen, dann bewegen Sie sich im Modul Finanzbuchhaltung von SAP®, und alle angezeigten Rechnungsnummern sind FI-Rechnungen.