06.02.2014

Let’s have a date! - Da­tums­fel­der in SAP® FI

Wenn Sie in der Vergangenheit bereits SAP® Daten analysiert haben, so sind Sie dabei vermutlich auch über ein oder zwei Datumsfelder gestolpert. Oder drei. Oder gleich eine ganze Handvoll.

Um das Thema etwas näher zu beleuchten, werfen wir einen Blick auf sehr fundamentale Datumsfelder in SAP®, die charakteristisch für so manche Buchungslogik sind. Die gezeigten Beispiele verwenden das Datumsformat DD-MM-YYYY, d.h. Weihnachten 2014 würde in der Notation als 24-12-2014 dargestellt.

Wenn wir mit dem FI Modul beginnen und dort die Tabelle BKPF betrachten (in dieser sind die Belegköpfe des Hauptbuchs gespeichert), dann finden wir dort mindestens drei Datumsfelder, die Bedeutung für Analysen haben können:

 

Beleg- nummerBuchungs- kreisGeschäfts- jahrBeleg- artBeleg- datumBuchungs- datumErfassungs- datum
14000000110002012VE INV.06-06-201206-06-201206-06-2012
14000000210002012VE INV.15-04-201215-04-201218-04-2012
14000000310002012VE INV.25-01-2013 31-12-201228-01-2013

Tabelle 1 – Datumsfelder anhand der SAP® Tabelle BKPF erklärt

 

Wenn Sie diese drei (aus der Luft gegriffenen) Beispiele betrachten, sind die Datumswerte innerhalb einer Zeile manchmal identisch, manchmal weichen sie jedoch ab.

Bevor wir Erklärungsansätze für die Unterschiede geben, sollen die drei Felder erst einmal inhaltlich voneinander abgegrenzt werden. Die Feldbezeichnungen lauten:

  • Belegdatum
  • Erfassungsdatum
  • Buchungsdatum

Die Bedeutung des Belegdatums (der technische Feldname lautet BLDAT) kann man sich ganz einfach merken, indem man sich eine per Briefpost zugestellte Lieferantenrechnung vorstellt. In der Regel ist auf der Rechnung ein Rechnungsdatum aufgedruckt. Wenn diese Rechnung in SAP® gebucht wird, so kann im Rahmen der Erfassung das aufgedruckte Datum als „Belegdatum“ erfasst werden. Mit anderen Worten repräsentiert es i.d.R. das Original-Rechnungsdatum, wie es auf dem Papierbeleg zu lesen ist.

Das Erfassungsdatum (technischer Name CPUDT) ist das Datum, das vom SAP® System automatisch protokolliert wird. Es wird zu dem Zeitpunkt aufgezeichnet, wenn der Rechnungserfasser auf „Speichern“ bzw. „Buchen“ klickt. Das System hält somit das exakte Datum fest, an dem das Dokument in der Datenbank gespeichert wurde. Dies wird auch durch den technischen Feldnamen deutlich: Das Feld wird durch die CPU befüllt, nicht durch den Benutzer. Man kann es auch als „Erstellungsdatum“ bezeichnen.

Zu guter Letzt ist noch das Buchungsdatum (der technische Name lautet konsequenterweise BUDAT) von Bedeutung. Es handelt sich um das für die Buchführung wichtigste Datum, da es aussagt, zu welchem Datum der Vorgang buchhalterisch erfasst wird. Das Buchungsdatum macht den Unterschied darüber, ob eine Buchung dem Geschäftsjahr 2013 oder dem Geschäftsjahr 2014 zuzuordnen ist; neben dem Geschäftsjahr wird auch die Buchungsperiode daraus abgeleitet.

Nachdem wir nun die drei Datumsfelder inhaltlich voneinander abgegrenzt haben, können daraus verschiedene Analyseansätze abgeleitet werden: Soll analysiert werden, in welchen Fällen das Erfassungsdatum stark vom Buchungsdatum abweicht? Dazu können wir einfach die Differenz zwischen Erfassungsdatum CPUDT und Buchungsdatum BUDAT berechnen. Gibt es seltsame Fälle, in denen eine große Lücke zwischen dem Original-Rechnungsdatum und der Erfassung aufgetreten sind? Diese Fälle lassen sich durch einen Vergleich von Belegdatum BLDAT und Erfassungsdatum CPUDT ermitteln.

Drei Praxisbeispiele sind in obiger Tabelle (vergleiche Tabelle 1) aufgeführt.

 

Beleg- nummerBuchungs- kreisGeschäfts- jahrBeleg- artBeleg- datumBuchungs- datumErfassungs- datum
1400000011000 2012VE INV.06-06-201206-06-201206-06-2012

Tabelle 2 – Alle Datumsfelder weisen denselben Tag auf

 

Beleg 140000001: Alle drei Datumsfelder weisen denselben Tag auf, wie auch nochmal in Tabelle 2 zu sehen ist. Angenommen, dass das Belegdatum korrekt erfasst wurde, würde es bedeuten, dass der Lieferant die Rechnung per 6. Juni ausgestellt hat und sie noch am selben Tag im System erfasst (und per diesen Tag auch gebucht) wurde. Alle Vorgänge an einem Tag zu haben wäre also theoretisch möglich, wenn die Rechnung digital zugestellt wurde, oder vom Lieferanten zu unserem System eine direkte Schnittstelle besteht, etwa über EDI (Electronic Data Interchange).

 

Beleg- nummerBuchungs- kreisGeschäfts- jahrBeleg- artBeleg- datumBuchungs- datumErfassungs- datum
14000000210002012VE INV.15-04-201215-04-201218-04-2012

Tabelle 3 – Dieses Beispiel könnte den “Standardprozess” repräsentieren

 

Beleg 140000002: Dieses Dokument (siehe Tabelle 3) bildet einen “Standardfall” ab. Die Originalrechnung des Lieferanten ist datiert per 15. April und wurde drei Tage später im System erfasst. Wenn sie per Briefpost zugestellt wurde, kann das auf eine normale Beleglaufzeit hindeuten (natürlich abhängig davon, wo Sender und Empfänger verortet sind). Als Buchungsdatum wurde durch den Erfasser ebenfalls der 15. April verwendet. Auch das macht in der Regel Sinn, da das Buchungsdatum möglicherweise die Fälligkeit beeinflusst und somit die drei Tage Postlaufzeit keine verzögernde Auswirkung auf die Endfälligkeit und das Zahlungsdatum haben. (An dieser Stelle sei angemerkt, dass das Thema „Zahlungsfristen“ bzw. „Zahlungsfristbasisdatum“ einen separaten Artikel wert ist und an dieser Stelle mit einem einfachen Beispiel thematisch nur gestreift wird).

 

Beleg- nummerBuchungs- kreisGeschäfts- jahrBeleg- artBeleg- datumBuchungs- datumErfassungs- datum
14000000310002012VE INV.25-01-201331-12-201228-01-2013

Tabelle 4 – Abweichungen zwischen Rechnung und Buchungsdatum

 

Beleg 140000003: In diesem Beispiel in Tabelle 4 haben wir es mit einer unüblichen zeitlichen Abfolge zu tun. Die Lieferantenrechnung ist im Original datiert zum 25. Januar 2013; im System erfasst wurde sie dann per Ende des Monats, nämlich am 28. Januar 2013. Allerdings wurde sie per 31.12. des Vorjahres gebucht. Dies könnte ein Fall sein, wo eine „vergessene“ Rechnung nachträglich gebucht oder aus Kostengründen ins Vorjahr zurückdatiert wurde. Buchungsdatum ist der 31. Dezember, finanzwirksam wurde es also somit für Geschäftsjahr 2012. (Anmerkung: Eine derartige Buchung setzt natürlich voraus, dass die entsprechende Buchungsperiode noch offen ist oder erneut geöffnet wurde.)

Es gibt also verschiedene Ausprägungen, auf die man in der Praxis stoßen kann, und verschiedene Erklärungen (bzw. Erklärungsansätze) dafür. Hilfreich ist es, wenn die Originalbelege einfach einsehbar sind, etwa im Falle eines optischen Archivs, das bestenfalls direkt in SAP® integriert ist.

Dieser Artikel stellt eine kleine Einführung in das Thema “Datumsfelder” in SAP® dar. Inhaltlich gibt es, gerade aus Analysesicht, sehr viel mehr Themen in diesem Kontext: Sei es das Zahlungsfristbasisdatum im Rahmen der Zahlungsbedingungen (technischer Feldname ZFBDT), das Änderungsdatum, zu dem eine Zahlsperre entfernt und eine Rechnung freigegeben wurde (auszulesen aus den Änderungstabellen CDHDR und CDPOS), das Ausgleichsdatum (AUGDT), zu dem eine Rechnung in SAP® ausgeglichen wurde – all diese Elemente (und die Geschäftsprozesse, die in diesem Zusammenhang wichtig sind), sind eine separate Betrachtung wert. Aber schließlich befinden wir uns ja noch am Anfang des Jahres 2014 mit unseren Blogbeiträgen.

Analysen - basierend auf Datumsfeldern - sind übrigens mit ACL™ relativ einfach durchzuführen. Meine Kollegin Ilona hat darüber bereits einen kleinen Artikel gepostet, den Sie hier nachlesen können. Sie werden einige der oben angesprochenen Feldnamen (BUDAT, CPUDT) wiedererkennen. Bitte denken Sie auch daran, dass – wann immer Sie Datumsfelder in Analysen mit einbeziehen – manche Felder, etwa hier das Belegdatum – manuell erfasst werden. Das bedeutet, im Rahmen der Datenerfassung können diese Werte (bewusst oder versehentlich) verändert werden. Ihre Datenanalysen sind häufig nur so gut wie die Qualität der Datenerfassung bzw. der im System vorliegenden Daten.

Es würde mich freuen, wenn die kleine Einführung in das Thema „SAP® Datumsfelder“ für Sie interessant war. Für Kommentare zum Artikel können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an uns wenden.

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