19.08.2014

Grup­pie­ren der SAP® Lie­fe­ran­ten Ein­zel­pos­ten­lis­te

Heute werde ich Ihnen eine kleine Hilfestellung geben, wie Sie sich in umfangreichen SAP® FI Einzelpostenlisten zurechtfinden können.

Eine beliebte Transaktion für die Anzeige von Kreditorenbelegen ist „FBL1n“.

SAP® T-Code FBL1n „Kreditoren Einzelpostenliste“

Sie ermöglicht es, sich Posten/Belege der SAP® Finanzbuchhaltung für bestimmte Kreditoren oder einen bestimmten Lieferanten anzeigen zu lassen. Man kann sich entscheiden, ob man nur offene Posten, ausgeglichene oder alle Posten anzeigen lassen will, und diese auch noch nach verschiedenen Kriterien wie Zeitraum etc. einschränken.

SAP® T-Code FBL1n – Auswahl aller Posten

Gerade wenn man „Alle Posten“ anzeigen lässt, kann bei wichtigen Lieferanten mit vielen Geschäftsvorfällen die Liste unübersichtlich werden. Da in der Einzelpostenaufstellung Rechnungen, Zahlungen als auch Gutschriften und Storni vorhanden sind, ist es oft schwierig, zusammenhängende Geschäftsvorfälle zu identifizieren, die vom Schema „Eine Rechnung – Eine Zahlung“ abweichen.

Listanzeige FBL1n – Was gehört zusammen?

Eine einfache Hilfe ist es, im Menü unter „Umfeld“ die „Ausgleichsvorgänge“ anzeigen lassen:

Menü – Umfeld – Ausgleichsvorgänge

Dies hat den Effekt, dass zusammengehörige Geschäftsvorfälle gruppiert werden. Man sieht die „Eine Rechnung – Eine Zahlung“ im folgenden Screenshot…

Eine Rechnung – Eine Zahlung

… genauso deutlich wie komplexere Vorfälle, etwa die hier dargestellten 5 Vorgänge. Die Gruppe besteht aus drei Rechnungen und zwei ausgehenden Zahlungen:

Auch komplexe Geschäftsvorfälle werden übersichtlich gruppiert

Eigentlich würde man erwarten, dass sich die 31 Tsd. Euro Rechnung in einer Gruppe mit der 31 Tsd. Euro Zahlung befindet, und in einer zweiten Gruppe die anderen beiden Rechnungen (4 Tsd. + 5 Tsd. Euro) zusammen mit der Ausgangszahlung über 9 Tsd. Euro.

Betrachtet man die Zahlungen per Doppelklick näher, stellt man fest, dass die drei erfassten Rechnungen i.H.v. 31.000,00, 4.000,00 und 5.000,00 Euro UND die eine manuelle Zahlung i.H.v. 31.000,00 Euro mit einer Zahlung i.H.v. 9.000,00 Euro über den automatischen Zahllauf am 27.10.2003 endgültig beglichen wurden. Hier die Details der ersten Zahlung:

Potentielle Manuelle Zahlung, erfasst mit Transaktion FB01

Dies ist die erste Zahlung. Sie wurde manuell mittels Transaktionscode FB01 erfasst, und somit nicht über den automatischen Zahllauf (üblicherweise Transaktion F110). Im Vergleich dazu hier die Detailbetrachtung der finalen Ausgleichsbuchung:

Zahlung über automatischen Zahllauf mit T-Code F110

Dies ist die zweite Zahlung, die über den Zahllauf erfolgt ist. Erst diese Zahlung in Höhe von 9.000,00 Euro gleicht in Summe die vier vorherigen Vorgänge (3x Rechnung abzüglich 1x manuelle Zahlung) aus.

Derartige Zusammenhänge wären in der Anzeige ohne Gruppierung nur sehr schwer zu erkennen. Wenn Sie den Menüpunkt bisher noch nicht kannten, wird er sich sicher bei Ihren SAP® Analysen als nützlich erweisen.

Übrigens ist das hier kurz gestreifte Thema der „Manuellen Ausgangszahlung“ ein sehr spannendes! Bei Gelegenheit werde ich es in unserem Blog etwas näher beleuchten.

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