07.07.2014

Down­load­for­mate aus SAP (SE16)

Im heutigen Beitrag werde ich Ihnen die Downloadmöglichkeiten aus SAP aufzeigen und dabei die verschiedenen Formate beschreiben. Dabei werden auch die Nachteile des Zugriffs und Downloads mit der Transaktion „SE16 – Data Browser“ geschildert.

Ein­stieg in die Trans­aktion „SE16 – Date Brow­ser“

Nach dem Öffnen der Transaktion werden Sie in dem Fenster aufgefordert, einen Tabellennamen (z.B. BSAK – ausgeglichene kreditorische Posten) einzutragen, welchen Sie mit der Eingabetaste bestätigen können.

Im Folgefenster können Sie, abhängig von der gewählten Tabelle, Filterkriterien erfassen und somit die herunterzuladende Datensatzmenge verringern. Dies kann, je nach Größe der Tabelle, sehr wichtig sein. Wobei Filter auf nicht sortierte (nicht indizierte) SAP Felder die Zugriffszeit enorm erhöhen und dadurch die Wahrscheinlichkeit eines „Time Outs“ steigt.

Zwingend beachten müssen Sie in diesem Fenster, dass die Anzahl der Spalten und Zeilen in der Tabellenausgabe standardmäßig eingeschränkt sind. Das Betrachten von Tabellen direkt im SAP ist mit sehr hoher Systembelastung verbunden und wird daher vorab von SAP begrenzt, wobei Sie die Beschränkung aufheben können. Um nun die gesamte Tabelle betrachten und herunterladen zu können, müssen Sie den Wert in „Breite der Ausgabeliste“ auf 9999 setzen und „Maximale Trefferzahl“ entfernen.

Nun werden alle Einträge (Datensätze) dieser Tabelle angezeigt (32.116), wobei in der Zeile „Angezeigte Felder: …“ bereits eine in diesem Fenster nicht zu überwindende Einschränkung zu erwähnen ist. Es werden lediglich 73 von 179 Spalten angezeigt. Man kann zwar durch das Umstellen von Feldbezeichner auf Feldname einige Spalten zusätzlich anzeigen, jedoch wird man in sehr breiten Tabellen, wie auch die BSAK, nie alle Felder angezeigt bekommen. Die Anzeige ist in der Breite auf 1024 (0-1023) Zeichen beschränkt.

Nach diesen kurzen Erläuterungen sind wir am eigentlichen Aspekt dieses Beitrages angelangt – welche Datenformate können heruntergeladen werden. Über „Bearbeiten – Download“ oder Rechtsklick in der Tabelle „Download“ können Sie den Assistenten öffnen.

  • unkonvertiert
    Diese Bezeichnung lässt nicht direkt Rückschlüsse auf das letztendliche Format schließen. Hierbei handelt es sich um die Erstellung einer einfachen Textdatei (.txt). Der Vorteil dabei ist, dass die herunterzuladenden Daten eins zu eins, ohne Dateninterpretation (unkonvertiert), aus SAP in ein Textfile geschrieben werden.
  • Tabellenkalkulation
    Das Zielformat dieser Bezeichnung ist wenig überraschend, ein Excel File (.xls) und schreibt die SAP Spalten in einzelne Excel Spalten. Bietet sich für eine schnelle Bearbeitung an, jedoch ist die Anzahl von Datensätzen in Excel limitiert und die Formatierungen (Zahlen, Datum usw.) können von Excel auch falsch interpretiert werden. Dies führt nicht selten zu Nachteilen für die Weiterverarbeitung.
  • Rich Text Format
    Diese Exportfunktion erstellt eine .rtf Datei, welche zu den eigentlichen Daten auch noch Formatierungsanweisungen für Textverarbeitungsprogrammen enthält. Die sehr lange Wartezeit, bis zur Erstellung des Exportes in diesem Format, ist ein großer Nachteil und auch die Weiterverarbeitung wird nur in speziellen Fällen benötigt.
  • HTML Format
    Die Daten werden exportiert und zum Öffnen auf Webbrowsern (z. B. Internet Explorer) optimiert. Dabei werden die eigentlichen Daten auch mit Darstellungsformatierungen versehen.
  • In die Zwischenablage
    Mit dieser Option kopieren Sie alle Datensätze in die Zwischenablage und kann Beispielsweise in einem Textfile oder Excel File manuell rein kopiert werden.

Fazit

Die SAP Transaktion „SE16“ kann als Hilfsmittel angesehen werden, sollte jedoch nicht als Hauptextraktionswerkzeug im Einsatz sein. Klare Nachteile sind der unvollständiger Download der Tabellenbreite (über 1024 Zeichen), die Time Outs (SAP Abbruch durch Anmeldezeitüberschreitung ohne Ergebnis) und die enorme Belastung der SAP System Performance. Zudem muss pro Tabelle der Download manuell aufgerufen werden und erzeugt somit unnötige Leerlaufzeiten. Abschließend kann man sagen, dass zur Datenanalyse ein vernünftiges Datenextraktionstool gehört und dazu die „SE16“ nicht gezählt werden kann.

Viele Grüße
Florian Popan

P.S. Für Fragen oder Kommentare können Sie sich gerne unter info@dab-gmbh.de an mich wenden.


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